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テレワーク推進
グループウェアが業務とコミュニケーションの活性化を支援

column

2020年6月10日

2020年4月7日、政府より緊急事態宣言が発令され、毎日の生活で可能な限り、社会的距離を取るよう要請されました。6月時点で解除されましたが、引き続き多くの企業が全社規模のテレワークを続けています。

テレワークは、オフィスに出勤せず、自宅や安全な環境を拠点として、PCなどを使ってネットワークを介して仕事を行うことを意味します。出社しないとなると、今までオフィスで行ってきた上司や部下、同僚との情報共有や情報交換、コミュニケーションはどうすればいいのでしょうか。オンライン会議アプリケーションやグループチャットツールが脚光を浴びていますが、それらより身近なコミュニケーションツールとして活用できるのは、実はグループウェアです。今回は、テレワークで真価を発揮するグループウェアのさまざまな機能をご紹介します。

テレワークを支援するグループウェアの機能を紹介

図1:全社テレワークだからこそグループウェアが真価を発揮

図1:全社テレワークだからこそグループウェアが真価を発揮

(1)コミュニケーション支援

顔を合わせないとなると、主要なコミュニケーション手段は電話、電子メールやグループチャットツールです。電話は肉声で感情まで伝えやすい一方、1対1が前提であるため同報性が低く、「言った・言わない」といった問題が起こりがちです。電子メールやグループチャットツールは多くのメンバーに正確な情報を伝達できますが、文章やファイルだけのやりとりになるため、複雑な内容を扱ったり、長期のプロジェクトで利用すると、情報の収集や整理が非常に煩雑になってしまいます。

ループウェアの中には、「伝言・所在」「安否確認」「スケジュール機能」といったコミュニケーション機能を持つものがあり、さまざまなシチュエーションにピンポイントで対応可能です。

たとえば「伝言・所在」は、メンバーの不在時に受けた伝言を作成したり、自分の不在時に作成された伝言を確認できる機能です。テレワーク時には、自分が顧客や取引先から受けた伝言を必要なメンバーに伝える際に利用できます。また、メール通知機能があり、重要な伝言はただちにメールでも発信でき、伝言確認ミスを防げます。

一方、「安否確認」は緊急連絡先を登録しておき、地震や台風などの自然災害やテロ、パンデミックなどの緊急時や災害発生時、地域や部署ごとに安否確認のメールを一斉配信できる機能です。メールを受信したメンバーは、携帯電話、PC、スマートフォンから自分の状況を報告できます。最近は同僚といえども、プライベートの住所や連絡先を知らないことが多く、このように緊急連絡先を明らかにしておくことは非常に重要です。今回のような状況のテレワーク時は、メンバーの体調を毎日確認し、それを報告するツールとしても活用可能です。

「スケジュール機能」は、文字通りスケジュールを登録するもので、グループウェアのスケジュールは自分のスケジュールだけでなくメンバーのスケジュールが一目でわかるようになっています。これによって、オンライン会議招集などの際も簡単に空き時間を検索・調整できます。また、邪魔されず集中して作業したい時は、“集中タイム”などと書き込むようにしておけば、メンバーが連絡を取るのを避けられ、顔の見えないテレワーク時でも、生産性高く業務を進められます。また、スケジュール機能はメールや伝言での通知、付箋機能などとも連携しているので、コミュニケーション効率を高められます。

(2)情報の共有・管理

テレワーク時に何より重要なことは、業務に必要な情報にスムーズにアクセスできることです。グループウェアでは、情報の保管先として「文書管理」機能が役立ちます。そもそもは規定集や契約書ひな形などの社内文書を保管・共有することを想定した機能ですが、業務に直結した文書をここに置けば、自宅にいながらでも、セキュアに業務を継続できます。

図2:社外からアクセスできない情報をセキュアにグループウェアへ

図2:社外からアクセスできない情報をセキュアにグループウェアへ

もちろん、フォルダやファイルに対してアクセス権を設定でき、特定の部署やメンバーのみで閲覧・編集するといったことも可能。ドラッグ&ドロップによるフォルダ整理機能やファイルの一括アップロード機能なども合わせて使えば、臨時の情報倉庫がすばやくできあがります。

また、今回のようなテレワークでは状況が刻々と変化しています。そのため、常に最新情報を共有できる体制を確立しておくことも肝要です。「回覧・レポート」は、複数人への情報回覧や報告書の提出をサポートする機能です。複数人に情報を回覧した際、誰が閲覧したことがわかり、未読の人には回覧内容を再送信できます。これにより、確実に伝えたい情報の周知徹底が図れます。

(3)承認・決裁

承認・決裁方法を確立しておくことも、スムーズなテレワークへの移行の大きなカギです。グループウェアの「ワークフロー」機能は、非対面の状況でも組織の意思決定を進めていくのに決定的な役割を果たします。各種届け出や申請書を作成できるばかりでなく、それら書類単位でアクセス権や経路の設定ができるため、業務遂行を妨げません。申請時にはメールとの連携で、承認者へより確かに通知することも可能です。

テレワーク時でも、周辺機器や資料購入なので出費が発生します。そんな時、「ワークフロー」機能で経費精算の申請書式を作成しておけば、出社せずして立替精算が行えるので便利です。

新規導入ならオンプレ型ではなくクラウド型がお薦め

全社テレワークに向けてこれからグループウェア導入を検討されるなら、クラウド型をお薦めします。なぜなら、オンプレミス型がサーバの調達に始まり、アプリケーションのインストール、詳細設定など、使い始めるまでに長い必要であるのに対して、クラウド型は極めて短期間で使用を開始できます。また、サーバを導入すれば運用管理が必要になります。これは煩雑というだけでなく、オフィスに出社できない状態でサーバ管理を行うというのも現実的ではありません。その点、クラウド型なら管理の必要はまったくなく、管理者不要でスタートでき、そのままずっと使い続けられます。

グループウェア導入時にはライセンス体系も要チェック

全社テレワークとなると、グループウェアも全社員で利用することになります。1人当たりのユーザーライセンスが安価に設定されていないと、一気にコストがはねあがってしまいます。緊急事態宣言下で、企業経営が大きなマイナスインパクトを受けている中、事業継続性とコストを秤にかけつつ、貴社にとって続けられる価格であるかどうかの判断は重要です。また、状況に合わせてユーザー数や利用機能を容易に増減できるかどうかについても、ぜひチェックしてください。

まとめ:ITと制度変革・意識変革で理想の働き方改革を実現

ここまで、全社規模でのテレワークで役立つグループウェアの機能をご紹介してきました。さらにITを活用してテレワークを高度化させるというのであれば、社内外で必要なファイルをやりとりできる「ファイル共有」、シンプルな操作で充実した管理が行える「Web勤怠」、複雑な承認経路にも対応する「ワークフロー」といったものを活用するといいでしょう。

ただし、テレワークを軌道に乗せるのはITの力だけではありません。人事制度や勤怠管理制度など、会社の仕組みそのものを見直す必要があり、働く人自身の行動や意識も変わらなければなりません。

ITと制度変革と意識変革、この3つがそろった時に初めて理想の働き方改革が実現します。今回のテレワークは、ある意味“外圧”によって強制的にもたらされたものですが、この数カ月間で“オフィスにいなくても仕事は進む”という生産性向上も経験しました。この先、事態が好転した時も、この経験は活かされます。一時しのぎではなく、今後も確実に定着するテレワークに向けたマインドチェンジが、今こそ必要で、グループウェア活用はその一助になります。

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