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グループウェア

ユーザ登録について(管理者のみ)

ユーザ登録はどのようにすればよいですか?

まず、J-MOTTOトップページ [会員情報管理]-[管理者メニュー]-[ユーザー登録]をクリックして登録してください。
なお、ユーザーIDは数字5桁であれば連番でなくても構いません。

ユーザ一覧のファイルがあるのですが、一括で登録できませんか?

あらかじめユーザー情報を準備いただき、CSVファイルでインポートすることができます。
J-MOTTOサイト上部の[会員情報管理]に進み、[管理者メニュー]-[会員・ユーザー管理]-[ユーザーインポート・エクスポート]の[インポート]にて準備していただいたファイルを選択して[登録内容確認]ボタンを押して取り込みます。

J-MOTTOグループウエアの[管理者設定]でユーザー登録しようとしましたが、できませんでした。なぜですか。

J-MOTTOグループウェアにユーザーを登録する場合は、まずJ-MOTTOサイト[会員情報管理]にてユーザーの登録を行ないます。

ユーザー登録したのですが、J-MOTTOグループウエアのユーザー一覧に名前が出てこないのはなぜですか。

J-MOTTOサイト上でユーザー登録した後、10~20分程度で名前、メールアドレスがグループウェアに反映されます。

会員情報管理からユーザーを登録する際に組織を設定したはずなのに、グループウェアの画面を見ると組織に所属されていません。なぜでしょうか?

会員情報管理からユーザー登録時にご登録頂いたユーザーの組織はグループウェアには反映されない仕様でございます。 お手数ですが、管理者設定 > ユーザー管理よりユーザーの所属組織のご設定をお願いいたします。

ユーザーを一括インポートした際に、各ユーザーにメールで通知されますか。

一括でインポートした場合には、通知メールは送信されません。

課金対象となるユーザー数はどこで確認したらよいでしょうか?

J-MOTTOサイトの[会員情報管理]-[ユーザー照会・変更・削除]画面で、上部の権限区分が「すべて」、利用ステータスが「利用可」となっている状態での左上に表示されている「表示中のユーザー○件」が現在の課金対象となっているユーザー数でございます。

ユーザ削除について(管理者のみ)

ユーザ削除の方法について

ユーザーをJ-MOTTOグループウェア上から削除したいのですがどうすればよいですか?

ユーザーを完全に削除する場合は、[J-MOTTOサイト上でのユーザー削除]と[J-MOTTOグループウェア上でのユーザー削除]をそれぞれ行っていただく必要がございます。

●J-MOTTOサイト上でのユーザー削除方法
J-MOTTOサイトの[会員情報管理]-[ユーザー照会・変更・削除]画面で、削除したいユーザーの[削除]ボタンをクリックしてください。

●J-MOTTOグループウエア上でのユーザー削除方法
グループウェアのポータル画面のメニューから[管理者設定]-[運用設定]-[ユーザー設定]-[ユーザー管理]にてユーザーを表示させ、削除したいユーザーにチェックを入れ、[削除]ボタンをクリックしてください。

[J-MOTTOサイト上でのユーザー削除]と[J-MOTTOグループウェア上でのユーザー削除]を一度の操作でまとめて削除することはできますか?

ユーザー削除はまとめて行うことはできません。J-MOTTOサイト上、グループウェア上それぞれで削除を行っていただく必要がございます。

[J-MOTTOサイト上でのユーザー削除]と[J-MOTTOグループウェア上でのユーザー削除]を行う場合、どちらか片方のみ削除して、片方のユーザーデータを残しておくことは可能ですか?

ユーザー削除は連動していないため、片方だけ削除せずに残しておくことは可能です。ただし、J-MOTTOサイト上でユーザー情報を残す場合は、料金請求対象の利用ユーザー数となりますのでご注意ください。

ユーザ削除後の取り扱いについて

J-MOTTOサイト上で誤ってユーザーを削除してしまったのですが、削除したユーザーIDを復旧することはできますか?

[会員情報管理]-[ユーザー照会・変更・削除]の画面で、[表示条件]を[削除済みユーザーも含めて表示する]と選択しますと、削除されたIDが表示されます。再利用したいIDの[削除ID再利用]をクリックすれば復活します。
※グループウェア上のデータを復旧するものではありませんので、ご注意ください。

グループウェア上でユーザーデータを誤って削除してしまった場合、データを復旧していただくことはできますか?

グループウェア上でユーザーを削除された場合、そのユーザーに登録されていたデータはすべてサーバー上から削除されてしまうため、データの復旧はできかねます。削除前に必要なデータがある場合はCSVファイルでダウンロードするなど、保管していただくことをお勧めいたします。

退職したユーザーが使用していたユーザーIDを、別のユーザーに割り当てて J-MOTTOグループウェアを使用したい場合はどうすればよいですか?

既存のユーザーが利用していたグループウェア上のデータを新規ユーザーが引き継いで利用する方法と、グループウェア上のデータは引き継がずデフォルトの状態(新規)から利用を開始する方法がございます。

●既存のデータを引き継ぐ場合

  1. J-MOTTOトップページ画面右上の、[会員情報管理]-[ユーザー照会・変更・削除]画面で、利用させたいユーザーIDのところの[変更]ボタンをクリックし、氏名等の情報を変更する。
  2. [会員情報管理]-[ユーザー照会・変更・削除]画面で、利用させたいユーザーの[パスワード変更]をクリックしパスワードを再設定する。
  3. グループウェアのポータル画面のメニューより [管理者設定]-[運用設定]-[ユーザー設定]-[ユーザー管理]を選択し、ユーザー一覧を表示させ、引継ぎ元となるユーザー名をクリックし、氏名等の情報を変更する。

●既存のデータを引き継がず、初期状態から利用する場合

  1. グループウェアのポータル画面のメニューより [管理者設定]-[運用設定]-[ユーザー設定]-[ユーザー管理]で、対象のユーザーにチェックを入れ、[登録ユーザーの削除]をクリック-[削除済み]フォルダ内の対象ユーザーの氏名をクリック-[データベースから削除]をクリックして、退職したユーザーを削除するしてください。
    ※この削除の時点で該当ユーザーのウェブメール・スケジュール・タイムカードなどの情報も削除されますので、ご注意ください。
  2. J-MOTTOトップページ画面右上の、[会員情報管理]-[ユーザー照会・変更・削除]画面で、退職したユーザーIDの[変更]ボタンをクリックし、氏名等の情報を変更する。
  3. [会員情報管理]-[ユーザー照会・変更・削除]画面で、ユーザーの[パスワード変更]をクリックし、パスワードを再設定する。
  4. ユーザー情報、パスワードを再設定したIDで、グループウェアへログインをする。
    ※初回ログイン時のパスワード変更画面が表示されますので、再度パスワードを設定する必要があります。
ユーザーを削除した場合、これまで登録していたデータはどうなるのでしょうか?

個人管理のデータは削除されますが、共有管理するデータは残ります。
共有管理・・・スケジュール/ウェブメール/回覧レポート/ワークフロー/文管管理/インフォメーション/伝言・所在/設備予約
個人管理・・・TODO/タイムカード/アドレス帳/キャビネット/メモパッド

管理者設定からユーザーを削除したのですが、もう一度開くとユーザー名が表示されて×のマークがついています。

ユーザー誤削除防止機能が追加されているため、ワンステップでユーザーが削除されない仕様となっております。
ユーザーを完全に削除する場合は、もう一度ユーザーを選択して頂き「データベースから削除」を行っていただく必要がございます。
なお、データを戻す場合は「削除を取り消す」でデータを復旧することが可能です。

使用停止中や削除済みとなっているユーザーのデータ容量は課金対象になりますか?

データはグループウェア上に残っておりますので、容量は課金対象に含まれます。

削除済みユーザーと使用停止中のユーザーは超過ユーザー数などの課金対象になりますか?

ユーザー数としてカウントされるのはJ-MOTTOサイトの[会員情報管理]の[ユーザー照会・変更・削除]で表示されるユーザー数となります。
[ユーザー照会・変更・削除]からユーザーを削除していない場合は課金対象となります。

使用停止中や削除済みとなっているユーザーはログインもできないのでしょうか?

ログインは出来かねております。

使用停止中というのはどういったときに使えばいいでしょうか?

使用停止中の場合、ログインは出来ませんがグループウェア上にそのユーザーのデータは残った状態となります。
そのため、例えばユーザーが長期休暇に入った場合など、グループウェア上には表示されませんが、データとして残っているため、復職した際にもデータを復活させてお使いいただくことが可能となります。

使用停止中や削除済みのユーザーのスケジュールなどの情報は表示されますか?

表示されません。

初期設定・管理者設定

グループウェアで利用しない機能をメニューから削除したいのですが?

[管理者設定]-[運用設定]- [メニュー設定]-[desknet's NEOメニュー設定]にて非表示にできます。

使用データ容量を確認することはできますか?

J-MOTTOサイトの[会員情報管理]において全体と個別の使用容量を確認することが可能です。
なお、画面上の[最新情報]ボタンをクリックすると、当日時点の最新情報に更新することができます。

グループウェアの[管理者設定]からご確認いただく事が出来ない仕様に変更となりましたので、ご了承ください。

管理者ユーザーであるはずなのに、グループウェア上で[管理者設定]が出て来ません。

J-MOTTOではJ-MOTTOサイトの管理者とグループウェアの管理者と2種類あります。
(1)J-MOTTO管理者・・・J-MOTTOサイトの[会員管理]-[管理者メニュー]に対する権限
(2)グループウェア管理者・・・グループウェア全般の管理者(メニューに[管理者設定]が表示されます)
初期管理者(00001)は両方の権限があらかじめ設定されていますが、新たに登録するユーザーにはどちらの権限もついておりません。J-MOTTO管理者を設定する際には、[会員管理]-[ユーザー登録]にて権限を付与します。グループウェアの管理者については、[管理者設定]-[運用設定]-[ユーザー設定]-[ユーザー管理]にてユーザーレベルを「システム管理者」に変更します。

システム管理者がグループウェアにログインしていますが、他のユーザーが登録した予定や各種データの参照・追加ができません。

グループウェア管理者(システム管理者)の権限がある場合でも、各種アクセス権限が設定されていないと、各機能のスタート画面でデータの参照・追加・変更・削除が行えません。各種機能の右上の歯車のマークにある[機能管理]メニューから、参照・追加・変更・削除が行えます。

ログイン時のパスワードと、グループウェア右上の[プロフィール]の項目にあるパスワードは同じものでしょうか。

[プロフィール]で設定するパスワードはモバイル用のパスワードです。モバイル用パスワードは、ical連携やiPhone用アプリJ-MOTTOカレンダー、フィーチャーフォン版を利用する際の設定に必要なパスワードです。
なお、ログインパスワードを変更する場合は、J-MOTTOサイト上の[会員情報管理]にて変更します。

組織設定で、初期設定の状態でサンプルで入っている[情報システム室]があります。登録したユーザーについて、どの組織にも所属させていない状態になっているはずなのですが、スケジュールを開くと[情報システム室]に属していることになっています。組織に所属させない設定にすることはできないのでしょうか?

新規登録したユーザーに対し、組織を設定していない場合は、管理者設定 > 運用設定 > 組織設定で、一番最初に表示されている組織に所属設定されるため、[情報システム室]に所属していることになってしまいます。

ユーザーを削除した場合、承認された申請や文書管理に入ってる文書は消えてしまいますか?

登録者や申請者などの名前の表記は変わりますが、残ります。

機能ごとに使用容量を制限する事は出来ますか?

「ウェブメール」、「メモパッド」、「キャビネット」は個別に制限することができます。画面右上の[歯車のマーク]-[機能管理]もしくは[システム管理]-容量設定メニューをご確認ください。
また、1回に添付するファイルサイズ制限を設定することもできます。[管理者設定]-[基本設定]-[添付ファイルサイズ設定]より、それぞれの機能の設定が可能です。

誰がグループウェアの管理者かを調べることはできますか?

グループウェアの利用者名簿やスケジュールなどのメニューで、ユーザー名をクリックいただくと、[プロフィール]の画面が出てきます。上から2項目目の[ユーザーレベル]が[システム管理者]となっているユーザーがグループウェアの管理者権限を持っております。

機能全般

グループウェアのカスタマイズは可能ですか?

グループウェアの機能として、表示するメニューを制限したり、画面デザインを変更したりすることは可能です。
残念ながら、仕様変更などのカスタマイズには対応しておりません。

データバックアップについて教えてください。

グループウェアのデータバックアップにつきましては、毎日行っておりますが、お客様個別にデータを提供することは行っておりませんので、重要なデータ等はお客様にて同一のデータ等をバックアップとして保存されることをお勧めします。

グループウェア上に登録したデータの保存期間は設定できますか?

[管理者設定]-[基本設定]-[データの保存期間設定]にて機能ごとに設定ができます。なお、各機能の期限設定の初期設定値はすべて無期限となっております。

「ロール」とは何ですか?

「部長」や「派遣社員」「経理担当」など、組織の構成では網羅できない人の役割をグループ化したものです。

例)

  • 管理者ロール
  • 各部の部長、課長等をまとめたロール
  • 正社員、派遣社員、アルバイト等をまとめたロール
  • 派遣社員やアルバイトを除いた全ユーザーロール
  • 総務担当や経理担当などの担当ロール

※「ロール」は、システム管理者権限を持ったユーザーのみ設定が可能で、[管理者設定]-[運用設定]-[ロール設定]で設定ができます。登録したロールは以下の機能で使用することができます。

  • ワークフロー機能の申請経路設定
  • スケジュール機能、文書管理等の各種アクセス権設定
  • インフォメーション機能の閲覧先の設定
  • 各機能の機能管理者の設定
グループウェアに他のシステムからシングルサインオン等を行う事は出来ますか。

対応しておりません。

機能やユーザーごとに使用容量を制限できますか。

ウェブメール・キャビネット・メモパッドにつきましては、ユーザー毎の使用容量制限を設定することができます。
それ以外の機能につきましては、容量制限はございませんが、データの保存期間を設定することが可能です。
※管理者にて[管理者設定]を開き、右上のスパナアイコンより[基本設定]-[データの保存期間設定]にて設定してください。1ヶ月単位で、最大36カ月または無制限の期間を設定できます。

回覧レポートやワークフロー等で利用する書式はありますか。

グループウェア開発元の株式会社ネオジャパンのサイトにてワークフロー、回覧レポート、アンケートのサンプル書式が公開されており、無償でご利用いただけます。それぞれダウンロードして頂き、各機能にて書式をインポートしてください。また、インポート後に、書式を編集することもできます。
[サンプル書式ダウンロード]
https://www.j-motto.co.jp/00000000/faq/man-groupware/

ユーザーを削除した際に同時に削除されるデータはありますか。

ユーザーを削除した際に同時に削除されるデータは、個人管理のデータであり、共有管理するデータは削除されずに残ります。削除されるデータは以下の通りです。
●スケジュール機能
・予定データ及び設定情報 ※削除対象のユーザーが他ユーザーに登録した予定は削除されません。
●ウェブメール機能
・メールデータ及び設定情報
●ToDo機能
・タスクデータ及び設定情報
●タイムカード機能
・打刻データ
●アドレス帳
・個人アドレス帳データ
●キャビネット機能
・フォルダ及び登録データ
●メモパッド機能
・メモデータ

文書管理、インフォメーション等の共有管理されるデータにつきましては削除されずに残り、データの登録者名等が「xxxxx(削除されました)」と表示されます。 また、ユーザーを削除した場合は、ユーザーの復旧や同時に削除されたデータの復旧は行えません。

システム管理者以外に、ユーザー管理だけを行う権限を付与することはできますか。

一部の機能、設定に限定して管理者権限を持つ、機能管理者を設定することができ、機能管理者としての権限を許可されたユーザーであればシステム管理者でなくてもユーザー管理は可能です。

各機能のデータの保存期間を設定できますか。

各機能のデータの保存期間を設定することは可能です。設定は、1ヶ月単位で1ヶ月〜36ヶ月または無期限で設定が可能です。
※ユーザー個別には設定できず、全ユーザーが対象となります。

登録・変更画面や設定画面で入力後に保存ボタンをクリックせずに移動すると確認ダイアログが表示されます。

入力欄や設定欄があって[保存]または[OK]ボタンをクリックしないと、以下のダイアログが表示されます。
「入力されたデータは保存されていません。このページから他のページに移動しますか?
続行する場合は[はい]をクリックし、現在のページから他のページに移動しない場合は[いいえ]をクリックしてください。

付箋を新規作成する際、どこで作成できますか。

付箋は「メモパッド」の機能を利用していますので、「メモパッド」を利用できる状態(メニュー表示状態)でないと単独で作成することはできません。
「メモパッド」が利用可能な場合、画面右の付箋の一番下に鉛筆マーク付きの付箋が表示され、そこから新規作成が可能です。

ログアウトするにはどうしたらいいですか?

ログインする際はJ-MOTTOサイトを検索していただき、サイト上部にある「ログアウト」よりログアウトしていただきます。

GW上の右上のお名前>ログアウトからは、ログアウトができませんのでご注意ください。

会員ID、ユーザーIDを入力しログインボタンを押すと、真っ白な画面になり画面が切り替わらない。

IEの場合、SSLの設定に原因がある可能性がございます。IEの[ツール(T)]-[インターネットオプション(O)]-[詳細設定]にて以下の設定変更をお試しください。
・セキュリティの項目で「SSL2.0を使用する」「SSL3.0を使用する」にチェックが入っている
⇒すべてチェックを外し、「TLS1.0を使用する」「TLS2.0を使用」「TLS3.0を使用」にすべてチェックを入れて、適用ボタンを押す。

一般ユーザーは自分でパスワードを変更することはできますか?

一般ユーザーの方でもご自身でパスワードを変更することは可能です。[会員情報管理]からログインをして、一般ユーザーメニュー > パスワード変更から変更できます。

ポータル

「個人月間」もしくは「伝言所在(所在一覧)」を追加したら、「組織が削除されました」もしくは「該当データが存在しません」と表示されます。

「伝言所在(所在一覧)」追加時に個人グループを表示するよう設定し、その後に個人グループを削除した可能性があります。一旦、「伝言所在(所在一覧)」をポータルから外し、再設定してください。

画面最上部にある「検索」について、検索条件を設定できませんか。

各機能の画面左側のスライドメニュー内の検索で設定されている初期検索条件がそのまま利用されるため、自由に変更はできません。

ログイン直後もしくはグループウェア表示時に付箋を自動表示できますか。

ログイン直後等に自動表示させる設定はございません。

ポータル画面に会社のロゴを表示させることはできますか?

独自に会社ロゴを設定していただくことはできかねます。

新規でユーザーを作成し、初めてグループウェアにログインした際、ポータル画面の初期表示が[共有タブ]ではなく[個人タブ]の画面になってしまいます。

ご利用のブラウザにグループウェア画面のキャッシュ情報や閲覧履歴が全く無い場合、このような事象が起こることがございます。何度か共有タブへ切り替えることにより解消されます。

スケジュール

各種設定・変更

スケジュールのユーザーの並び順を変更したいのですが、並び順の変更はできますか?

はい。[管理者設定]-[設定]-[運用設定]-[ユーザー設定]-[ユーザー管理]より変更ができます。
左側の組織一覧上より、「すべてのユーザー」または、並び順を変更したい「組織」を選択し、組織内に登録されているユーザーをドラッグ&ドロップでお好きな位置に移動させることができます。または、該当ユーザーの左側にあるチェックボックスを選択して左上部にある「表示順変更」をクリックし、移動させたい場所を選択します。

特定のユーザーのスケジュールを見せないように設定できますか?

スケジュールではアクセス権設定を行なうことができ、特定のユーザーのスケジュールを見せなくすることが可能です。設定は、個人側で設定するか、管理者側で設定していただくようになります。

スケジュールのアクセス権設定で、複数ユーザーのアクセス権を一括設定することができますか?

管理者ユーザーによって複数のユーザーのアクセス権を一括で設定することができます。

スケジュールの登録時に使用するアイコンを追加・編集できますか?

スケジュール登録時のアイコンを追加・編集・削除することが可能です。なお、スケジュールアイコンはグループウェア開発元の株式会社ネオジャパンのサイトにてアイコンファイルが公開されております。使用されたいものをダウンロードし、登録してご利用いただくこともできます。
[スケジュールアイコンダウンロード]
http://www.desknets.com/users/icon/

スケジュールの予定の項目を作成する際に、予定の色をあらかじめ設定しておくことはできますか?

「予定項目設定」で予定の色をあらかじめ設定することが可能です。

desknet's NEO V3.5にバージョンアップ以降可能となりました。

スケジュールの登録画面に表示される、「オプション」の内容を編集したいのですが?

オプションにつきましては、編集、削除ができません。

データの容量が多くなってしまった為、スケジュールの保存期間を初期設定値の「無制限」ではなく期限を設定しようとしていますが、「終了日からの経過日数で削除されます」とはどういう意味ですか?

保存期限の設定を行なった当日から遡って、選択した期間(1ヶ月~36ヶ月)のスケジュールが削除されます。

祝日の設定

祝日の設定はどのようにすればよいでしょうか。

管理者設定>設定>運用設定>祝日・休日設定>祝日設定にてご登録いただけます。

祝日の設定をしたいのですが、第●月曜日などの設定はできますか?

第●月曜日という指定はできかねます。

スケジュールで不定期に月のうち何日か土曜が休みなのですが、休みの日だけ曜日の文字表示の色を青から赤に変える事はできませんか?

[管理者設定] - [システム管理] - [運用設定] - [祝日・休日設定] - [祝日設定] から休みを1件ずつ登録して頂ければ、曜日の文字の色が赤で表示されます。

来年の予定を入れようとしたら、祝日のはずの日が祝日になってないところがあります。なぜでしょうか?

日付が決まってる祝日は、初期設定の状態で繰り返しの表示に設定されてますが、日付が変わる祝日に関しては年末に来年度分の祝日をJ-MOTTOの方で表示設定をしているためです。

外部連携

Googleカレンダーに登録している予定をグループウェアスケジュールに反映できますか?

はい、反映出来ます。
ご利用いただくにあたり、まず管理者様での設定が必要になります。
「Google クライアントID」と「クライアントシークレット」を取得し、グループウェアに設定。
詳細はこちらをご覧下さい。

Googleカレンダー連携_管理者マニュアル(PDF:1.1MB)

その後、一般ユーザーでの設定を行います。

Googleカレンダー連携_ユーザーマニュアル(PDF:387KB)

Google連携を利用しようと思って設定しましたが、承認に失敗しましたとエラー401が表示されてできません。

「エラー401」はクライアントID、クライアントシークレットが誤って取得されているか、登録して頂くURLに誤りがある場合に表示されるエラーです。
またIEからGoogle Developers Consoleを開くとクライアントシークレットには{{ctrl.client.clientSecret}} と表示されてしまいますが、こちらは正しくないものなので、お手数ですがGoogle Chromeから開いて確認して頂き、再度設定し直して下さい。

グループウェアスケジュールに登録している予定をiPhoneカレンダー(iCalendar)へ反映できますか?

はい、反映出来ます。
設定方法はこちら(PDF:1.9MB)

iCal連携の設定を、過去分12か月、未来分12ヶ月で設定したのですが、過去分は反映されたのに、翌月の予定が反映されません。どうしてでしょうか。

設定の期間が長くなると、その読み込みに時間がかかり、なかなか反映されない場合がございますので、期間を短めに設定していただければと思います。(例:過去2か月、未来3か月など)

  • 過去未来合わせて3か月程度をおすすめします。
iCal連携でURLを設定しましたが、連携されません。登録したモバイル用パスワードに【&】、【#】を使っていますが、そのせいですか?

パスワードに【&】【#】はパスワードとして認識されない為、利用出来ません。利用できる記号は-、_、.、!、*、'、(、)です。

不具合・その他

管理者権限がついていますが、他のユーザーのスケジュールの変更はできませんか?

システム管理者の権限をお持ちのユーザー様であれば、[設定]>[機能管理]>[スケジュール管理]よりみなさまの予定を変更することができます。

スケジュールの[組織週間]の画面で、組織選択項目が、「組織選択」というボタンが表示されている場合と、プルダウン表示になっている場合があります。 「組織選択」というボタンを表示させるにはどうしたらよいでしょうか?

表示グループを設定している場合、プルダウン表示となるため、その設定を解除していただく必要がございます。
画面右上の歯車マーク-[設定]-[個人設定]-[基本設定]-[表示グループ設定]に進みますと、現在設定されているグループが表示されます。グループ名にカーソルを合わせると、グループ名の前に×マークが表示されますので、×マークをクリックすると設定が解除されます。なお、設定されているグループを全て解除すると、「該当するデータはありません。」と表示されますので、最期に[変更]ボタンを押して頂きますと、スケジュールの画面に戻り、組織選択のボタンが表示されます。

過去のスケジュールを変更したいのですが、「変更できません。」と表示されます。

設備を一緒に登録している際に出るエラーです。画面右上の歯車マーク-[システム管理]-[設定状況]-[過去の予約の変更・削除]にて「許可する」と選択しますと解消されます。

スケジュールに登録した内容を印刷したいのですが、カレンダー形式で印刷する方法はありますか?

カレンダー形式での印刷は、スケジュールカレンダーの各ユーザー氏名の下「31」というカレンダーマークをクリックし、月間カレンダーを表示させます。
右上に「印刷」のアイコンと文字が表示されますので、そちらをクリックしますと、印刷プレビュー画面に遷移し、カレンダー形式で印刷できます。

自分以外のユーザーが登録したスケジュールを検索する方法はないでしょうか。

サブウィンドウの予定の検索から検索していただく事が可能でございます。

desknet's NEO V3.5にバージョンアップ以降可能となりました。

ポータル画面の上にある検索からだと1ヶ月しか検索出来ないのですが、それより前の予定を検索することはできませんか?

画面左側にサブウィンドウを表示させると、期間など、キーワードを設定して検索する事が可能です。サブウィンドウの表示は、スケジュールを表示させ、左メニューの一番上の図形をクリックすると表示されます。

代表組織を設定しているにもかかわらず、スケジュールの最初の画面には別の組織が反映されます。

スケジュール>個人設定>表示グループ設定 の設定内容を確認ください。ここでは表示したい組織とその順番を決めることができます。

スケジュールを登録する際に「閲覧先」の設定をしたのですが、閲覧先に入っていない管理者が予定を見れてしまいます。管理者でも見れないようにできませんか?

[システム管理]>[共通設定]>[シークレット予定の登録]から全員参照不可へチェックを入れて頂く事で管理者でも閲覧が出来なくなります。

スケジュールの登録先に複数のユーザーを設定し、通知メールを送るとプロフィールのチェックとメールアドレスの登録をして下さいとエラーメッセージが出るのですが?

登録先に含まれているユーザーの中に通知メールを受取る先のメールアドレスの登録と通知メールが届く先の選択のチェックが入っていないユーザーがいる場合に
表示されるメッセージとなっています。登録先に含まれているユーザーのメールアドレスの登録及び、通知メールの受け取り先の選択がされているか確認し、登録をお願いします。

予定登録画面でオプションの項目にあったシークレット(鍵マーク)が無くなりました。

desknet's NEO V3.5にバージョンアップ以降、閲覧先の「すべてのユーザー」の項目に変更となりました。
従来のシークレット設定に加え、選択したユーザーにのみ閲覧を許可する設定が可能です。

設備予約

重複した予約ができる場合があります。

時間を無指定(未決定)にすると重複のチェックがされません。終日予約する場合は、予約作成時に「終日」のチェックを入れるか、0時〜24時と指定してください。
なお、旧グループウェアの設備予約で日付のみなっている予約は、データ移行時に終日扱いでは移行されません。特に、日付のみの予約を終日扱いで(0〜24時とみなして)運用しているお客様につきましては、移行後は「終日」のチェックを入れるか、正確に予約時間をご入力下さい。

設備の並び順を変更したいのですが、できなくなっています。

設備予約>機能管理>設備情報設定で組織選択を【すべて】にした場合のみ、並び替えすることができます。

回覧・レポート

[回覧・レポート受取時の確認手段]でメールにチェックを入れているのですが、メールが届きません。

メールを受け取るには、画面右上のお名前の表示をクリック>[プロフィール]より、メールアドレスの登録と、メールアドレスの左横のチェックボックスのチェックが必要です。
また、携帯のアドレスをご登録の場合は、チェックが入っていても、成りすましメールと判断され、受信できていない可能性があります。各携帯キャリアによって設定が異なりますので、ご確認をお願いします。

登録先に組織が選択できません。

ユーザー単位での設定となっているため、組織の選択はできません。

サンプル書式をインポートしたら書式が崩れています。

インポート時に種別を[リッチテキスト]と[書式部品]から選択する必要があります。
書式をご確認の上、選択してください。

回覧・レポート作成時に[回覧・レポートは登録出来ましたが、通知メールの送信で以下のエラーが発生しました。通知先のユーザーにメールアドレスが設定されていません。]と表示されます。

通知先の中のどなたかに通知メールを受け取るメールアドレスの設定が出来ていない場合に表示されるエラーです。受け取る方ご本人の画面のプロフィールから、通知メールを受け取るアドレスを入力し、通知メールのチェックボックスへチェック入れてください。

コメントを入れましたが、通知が届きません。

コメントを[編集]から入力されると通知がされませんので、[コメント登録]から入力してください。

回覧レポートにExcelなどで作成した図などを張り付けることはできますか?

回覧レポート作成画面上部の[添付ファイル]より添付することはできますが、本文はテキストのみの表示となるため本文中には貼り付けができません。

回覧・レポートを閲覧させたいが、作成はさせたくない場合の設定はできますか?

回覧・レポートは全ユーザーが作成できるメニューであり、制限をかけることはできません。

回覧・レポートをまとめてダウンロードできますか?

1件ずつであればダウンロードできますが、一括ダウンロードはできません。

回覧・レポートの削除はできますか?

(一般ユーザーの場合)
作成分のフォルダから削除が可能です。
対象の回覧レポートにチェック>[ゴミ箱へ移動]をクリック>ゴミ箱を開き、対象の回覧レポートにチェック>削除をクリックすると削除されます。
※確認済みのフォルダから同様に[削除]の操作をした場合、データ自体が削除されるわけではなく、削除をしたユーザーの画面で非表示という状態になります。

(管理者ユーザーの場合)
右上の歯車のマークをクリック>[機能管理]>[回覧・レポート管理]>対象の回覧・レポートのチェックボックスにチェック>[削除]をクリックすると削除されます。

書式のインポートはできますか?

(一般ユーザーの場合)
右上の歯車のマーク>[個人設定]>[書式設定]>[書式のインポート]からインポートができます。
※インポートされた方個人のみで利用できるようになります。

(管理者ユーザーの場合)
右上の歯車のマーク>回覧・レポート機能管理>書式設定>書式のインポートから、リッチテキストもしくはCSV形式のファイルでインポートすることが可能です。
インポートされた書式は全ユーザーで利用可能です。

インポート用の書式はどこにありますか?

J-MOTTOサイト>FAQ・マニュアル>サンプル書式ダウンロード>回覧・レポート機能のサンプル書式よりダウンロードできます。

[回覧・レポートの作成]から新規作成した書式を共有できますか?

できません。共有の書式は[回覧・レポート]>[機能管理]>[表題・書式設定]から作成できます。
(管理権限が必要です。)

回覧・レポートを受け取った際にメールで通知されるようにできますか?

右上の歯車のマーク>[個人設定]>[回覧・レポート受け取り時の確認手段]> [メール]のチェックボックスにチェックを入れるとメール通知されます。

完了した回覧・レポートを完了ではない状態に戻すことはできますか?

完了したものは戻すことができません。再作成をお願いいたします。

回覧・レポート作成の際に1MBのファイルを添付した場合、10人に送信すると容量は10MBとして計測されますか?

1通の回覧・レポートを各自で表示させるため、容量は増えず、1MBとして計測されます。

受け取った回覧・レポートに添付を付けて返信することはできますか?
また、容量はどうなりますか?

[コメント登録]>[添付ファイル選択]より添付することができます。
ただし、返信分の添付も容量として計測されますのでご注意ください。

一定期間を過ぎたら削除されるように設定できますか?

[管理者設定]>[基本設定]>[データの保存期間設定]>回覧レポートの欄で期間を設定できます。
(管理権限が必要です。)

確認を促す方法はありますか?

右上の歯車のマーク>[システム管理]>[共通設定]>[確認を促す警告]を[表示する]に設定すると、締切日までの残り日数が入力した日数を切った時点で[猶予]の日数が赤く表示され、警告を表示します。

スマートフォン版から回覧・レポートの作成はできますか?

スマートフォン版からは、作成済みのデータの閲覧のみ可能です。スマートフォンから作成を行いたい場合は、PC版にログインしてご利用ください。

各回覧の容量を一覧で確認することはできませんか?

できません。容量を確認する場合は1件ずつ開いていただく必要があります。

作成者の欄に、削除したユーザーが表示されています。これを非表示にすることは可能でしょうか?

できません。削除したユーザー名を表示させたくない場合は、再作成をお願いします。

回覧の回答結果の集計はできますか?

1件ずつのダウンロードとなるため集計はできません。

締切日の変更はできますか?

完了前であれば締切日を編集後、再送信ができます。完了分は変更ができないため再作成となります。

ウェブメール

ウェブメールで送受信したメールをエクスポートしたいのですが。

メール一覧にて対象のメールを選択し、右クリックで“ダウンロード”をクリックしていただくことで、メールをダウンロードすることができます。1メール/1ファイル(.eml)形式となり、zipに圧縮してダウンロードを行います。
※メールのダウンロード機能をご利用いただくには、システム管理者がダウンロードの許可する必要があります。

1ユーザーに対し複数のメールアカウントを登録することはできますか?

1ユーザーに複数のアカウントを設定することができます。
※登録数に制限はございませんが、アカウントを多く登録しますと、レスポンス遅延の原因となりますのでご注意ください。

他製品のメールデータをウェブメールに取り込むことはできますか?

メールのインポート機能は無く、他社製品や他のメーラーで保存しているメールを取り込むことは出来ません。

メールを作成する際にアドレス帳や利用者名簿から特定の部署に対して一括で宛先に設定することはできますか?

メールの宛先にグループを一括選択することは可能です。メール作成画面の宛先選択時に組織名やグループ名を右クリックして選択すると、グループのメンバーを一括で宛先に指定することができます。

ウェブメール機能にてどのタイミングでメールを受信しますか?

ウェブメール機能は以下操作のタイミングでメールを受信します。

  • ウェブメール画面を開いたタイミング
  • ウェブメール画面にて[受信]ボタンを押下し受信操作を行ったタイミング
  • ウェブメール画面にて[F5]などブラウザの更新を行ったタイミング
ウェブメール機能でGmailアカウントを利用したメールの送受信ができません。

以下の内容のご確認、実施をお願いいたします。

(1) アカウント設定の以下の項目が正しいかご確認ください。
[受信メールサーバー(POP)]
●メールサーバー情報
サーバー名:pop.gmail.com
ポート番号:995
通信の保護:SSL/TLS
●ユーザーID
(登録されておりますgmailアカウントを設定)
●パスワード
(登録されておりますgmailアカウントのパスワードを設定)

[送信メールサーバー(SMTP)] ●メールサーバー情報
サーバー名:smtp.gmail.com
ポート番号:465
通信の保護:SSL/TLS
●送信時の認証
SMTP認証
認証方式:LOGIN
●SMTP認証の設定
ユーザーID:(登録されておりますgmailアカウントを設定)
パスワード:(登録されておりますgmailアカウントのパスワードを設定)

(2)Gmail側でアカウントをロックしている可能性がございます。

PCブラウザよりGmailにログイン後、以下URLにアクセスしアカウントロック解除を実施してください。
※Google社のページにジャンプいたします。
※Google アカウントへのログインが必要となります。
https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha

アカウントロック解除後に、ウェブメールのアカウント設定画面で「OK」ボタンを押下してアカウント情報を更新した後に、改善するかご確認ください。

GmailやOffice365、Yahoo!メールといったメールを利用していますが、ウェブメールでPOP3による送受信設定する場合の注意点はありますか?

メールサーバに蓄積されていたメールを既読未読や保存フォルダに関係なく、全てウェブメールが取り込んでしまうケースがあります。
その結果としてウェブメールの容量が数GB〜数十GB以上に肥大化する場合があり、容量超過による高額のご請求が発生したり、サーバ負荷による他のお客様への影響が発生することがあります。
なお、メールの大量受信等により、ウェブメールでの受信処理が終わらない、サーバーの容量や性能を超える場合など、グループウェアサービスの提供継続に支障が出るといった状況を弊社が確認した場合、該当のお客様からのメールに関する接続を強制的に切断したり、グループウェア機能の動作をリセットすることがありますのであらかじめご了承ください。

ウェブメール機能は「POP3」というメールソフトで一般的な規格が利用されております。
サーバを直接閲覧してメールデータを表示する「IMAP4」をご利用の場合は「ウェブメールIMAP」の機能をご利用ください。

ウェブメールをまとめて削除やダウンロードはできますか?

メールを選択し、shiftキーを押しながらカーソルキー、またはマウスで選択>右クリック>削除、または、ダウンロードができます。

Ctrl+Aですべてのメールを一括で選択が可能です。

アカウント設定の部分がグレーアウトしており(クリックできなくなっており)アカウントの追加ができません。

ユーザー毎のアカウント設定が「許可しない」となっている場合、グレーアウトになり、ユーザー毎のアカウント設定ができません。設定を行なう場合は、GWのシステム管理者の方にご相談いただき、GW内のウェブメールの設定>システム設定>共通設定の「ユーザー毎のアカウント設定」を「許可する」と設定を変更していただくようお願いいたします。

ウェブメールIMAP

「ウェブメール」と「ウェブメールIMAP」の機能の違いを教えてください。

ウェブメール」…POPサーバーとなり、メールデータはグループウェア上のディスク使用量として蓄積されます。
ウェブメールIMAP」…グループウェア上にデータは蓄積せず、メールサーバー(IMAP)上にデータが蓄積され、メールサーバーを参照するものとなります。

バージョンアップ後、「ウェブメールIMAP」機能が表示されません。

パレットメニューやポータルのメニューコンテンツには「ウェブメールIMAP」は自動で追加されませんので、ご利用いただく場合は管理者にて使用する設定を行っていただく必要がございます。

「管理者設定 > 運用設定 > メニュー設定 > desknet's NEOメニュー設定」から「ウェブメールIMAP」を選択し、「メニュー情報の変更」の「使用有無」を「使用する」に変更してください。

IMAPサーバーを共有アカウントとして設定できませんか?

共有アカウントとしての設定は出来かねますが、IMAPはメールサーバーにあるメールを読む機能であるため、各ユーザーでIMAPのメールアカウントを受信できるよう設定して頂くことで、設定された皆様で同一のメールを見て頂くことが可能です。

IMAPサーバのメールサーバとしてGmailを登録したが、ウェブメール画面受信時に以下の警告メッセージが表示される。
警告メッセージ画像

グーグル側のセキュリティが高い可能性があります。
グーグルアカウントでログイン後、ログインとセキュリティ画面にて、「安全性の低いアプリの許可:無効」を有効に変更してください。

警告メッセージ画像:ログイン情報が間違っているか、メールサーバーが停止している可能性があります。しばらく待ってやり直すか、アカウント設定をご確認ください。それでも問題が解消しない場合は、システム管理者に連絡してください。

アカウントを設定しましたが、以下の警告メッセージが表示されます。
警告メッセージ画像

管理者でメールサーバー設定内でご設定いただいたフォルダ名が誤っている可能性があります。
メールサーバー設定内のルートフォルダ、送信トレイフォルダ名などをIMAPサーバーに設定されているものと同じもので設定して頂く必要がございます。

弊社ホスティングBサービスをご契約いただいているお客様は以下の設定になります。
ルートフォルダ:INBOX、送信トレイフォルダ名:Sent、ゴミ箱フォルダ名:Trash、下書きフォルダ名:Drafts
そのほかのお客様はご契約のホスティング業者様にお問い合わせくださいませ。

管理者が設定しているものとは違うドメインを設定できないのでしょうか?

メールサーバーの設定は管理者で1つのみ設定できる仕様となっております。
そのためユーザが別のドメインのものを設定することは出来かねております。

ワークフロー

申請書式・申請経路、各種設定

テンプレート書式作成のマニュアルはありますか?

ユーザーズマニュアル>すべての画面で共通の機能>書式設定になります。

申請書のサンプル書式をダウンロードして設定ができるようですが、どのようにしたらよいですか?

グループウェア開発元のサイト(https://www.desknets.com/neo/users/format/workflow/)よりダウンロードができます。利用したい書式をダウンドードしたのち、ワークフローの機能を開き、画面右上の歯車マークをクリックし、[申請書管理] - [書式のインポート]より設定ができます。

ワークフローの経路設定の所属組織階層において階層の数え方を教えてください。

「ルート」の直下の組織を第1階層と数え、階層が深くなるごとに上から第2階層、第3階層…と数えます。
以下、組織の階層イメージをご参考ください。
組織の階層イメージ

完了通知メールを送信するをデフォルトで設定する事は出来ますか?

申請書毎に設定する事が可能です。[申請管理]>[申請書(表題・組織・経路)設定]から申請書を選択し、完了通知メールを[送信する]に変更し登録して頂くことで、
その申請書を利用した場合は完了通知メールが送信される様になります。

申請書の書式や経路の管理ができても、承認された申請書については見せたくないユーザーがいます。そのような設定はできますか?

可能です。機能管理 > 申請書・経路管理者設定からご設定頂くことで、設定されたユーザーは申請書の書式や経路の管理のみができるようになります。

申請書の設定画面で申請完了時の保存フォルダを選ぼうとしているのですが、表示されないフォルダがあります。

文書管理のフォルダのアクセス権で参照権限がないものは管理者の権限でも設定できません。お手数をおかけしますが、参照権限を付けて改めて設定をお願いします。

申請書の印刷をした時に、A4サイズ1ページに収まるように設定はできませんか。

印刷のレイアウト設定はできません。お手数ですが、お使いのブラウザの設定で縮小して印刷して頂くようお願いいたします。

個人で作成した申請書を全員に共有することはできますか?

管理者の方でワークフロー>申請書管理>申請書(表題・組織・経路)設定から作成し直す必要があります。
書式はCSV形式でインポート、エクスポートできますので、作成した方が個人設定>申請設定>書式のエクスポートから対象の書式をエクスポートし、その書式を管理者が申請書管理>書式のインポートからインポートすると共有の書式として利用することが可能です。

サンプルをインポートした後、編集できますか?

ワークフロー>申請書管理>申請書設定から編集ができます。

現在申請中の申請書を変更することはできますか?

できかねます。その場合は再度申請し直す必要があります。

社内にいない期間があるのですが、その間に来た申請を代わりの人に委任したり自動で承認したりできますか?

それぞれワークフロー>個人設定>不在処理設定で設定できます。
1.他のユーザーに承認を依頼する場合
不在処理を「承認を他のユーザーに委任する」に設定し、期間と委任ユーザーを設定する
2.自動承認する場合
不在処理を「自動承認する」に設定し、期間を設定する

過去の申請書データを削除したいのですが、どこからできますか?

管理者でログインし、ワークフロー>機能管理>申請書管理から対象のデータを選択して削除できます。
また申請完了時の文書管理登録を「行う」にしている場合は、別途文書管理に保存されたデータも削除する必要があります。

申請書を文書管理フォルダに保存する設定にした場合、容量はワークフロー、文書管理それぞれで加算されますか?

ワークフロー、文書管理それぞれに保存されます。添付ファイルがついている場合はその容量もそれぞれ加算されますのでご注意ください。

完了した申請書をダウンロードした際に、添付ファイルも同時にダウンロードすることはできますか?

できかねます。申請書のダウンロードはCSV形式となるため、添付ファイルは別途ダウンロードの必要があります。

完了した申請書の添付ファイルのみ削除することはできますか?

できかねます。削除する場合は申請書ごと削除する必要があります。

申請書の経路の最後に申請者を自動で加えるという設定はありますか?

ございません。申請を上げる際に手動で設定する必要があります。

承認が滞った際、承認者に警告を促すことはできますか?

ワークフロー>システム管理から決裁作業を促す警告表示を設定することが可能です。
決裁作業を促す警告表示は「行う」「行わない」で指定でき、「行う」とした場合、承認者が申請を受け取ってから指定した日数が経過すると警告が表示されます。

管理者が、承認が滞っている申請書を確認することはできますか?

ワークフロー>システム管理から滞留している申請の警告表示を設定することで可能です。
決裁作業を促す警告表示は「行う」「行わない」で指定でき、「行う」とした場合、次の承認者へ申請が届いてから管理者が指定した日数が経過すると、機能管理>申請管理一覧で経過した申請が警告表示になります。

申請経路の分岐条件にはどのような活用方法がありますか?

設定した金額、選択された部署・目的などによって経路を切り替えたいときに活用できます。

申請書を設定する際にこの金額以上は社長決裁、それ以外は部長決裁という経路は作れますか?

申請書式に数字、経路に分岐条件という経路部品を設定してもらうことで可能です。
例:100万円以上は社長決裁、100万円未満は部長決裁とした場合の設定

申請経路の所属組織階層は数字の大きい方と少ない方のどちらが親組織になりますか?

数字の少ない方が親組織です。

申請書の経路を、所属組織階層を3階層で設定しました。自分の組織と親組織で2階層しかない場合、この書式は利用できませんか?

利用可能です。その場合3階層目はスキップされ2階層目からの申請となります。

申請・承認手続について、その他

ワークフローで書式の中で数字の入力をしているのですが、カンマ入力はできますか。

入力は出来かねますが、数字の部品を「3桁区切り」に設定していただく事で、カンマ区切りで表示することは可能です。

desknet's NEO V3.5にバージョンアップ以降可能となりました。

申請者が申請した内容を承認者が編集したり、添付ファイルを付けて承認を回すことはできますか?

承認時にコメントを登録して頂く事は可能ですが、申請内容そのものを編集することは出来ません。なお、オプションサービスのJ-MOTTOワークフローでは、申請書ごとに編集の権限を設定をして頂くことができ、承認時の編集や添付が可能となります。

最終決裁のユーザーを削除した場合、申請を強制完了させることはできますか。

管理者の権限で機能管理>申請管理から申請書の強制完了が可能でございます。

desknet's NEO V3.5にバージョンアップ以降可能となりました。

承認者が退職してしまい、申請中の申請書が途中で滞ってしまいました。退職したユーザーを飛ばして先に進めることはできますか?

退職したユーザーを飛ばして進めるということは出来かねますが、管理者にて「申請者に差戻し」、「強制完了」が可能です。
正規の経路で承認される場合は一度申請者に差戻し、申請者が退職したユーザーを外して、再度申請する必要がございます。

作成分(完了)に入っているデータを削除しようとしても、削除できませんと表示されます。

作成分(完了)では、申請取消をした申請書のみ削除できます。承認された申請書をを申請者で削除することはできません。
※管理者権限で申請管理より削除することは可能です。

申請書を作成する時、経路の変更をしようと思っても出来ないのですが、どうしたら変更出来ますか?

画面右上の歯車マークをクリックし、申請書管理>申請書[表題・書式・経路)設定で変更したい申請書を選択し、申請経路の変更を許可するにすると変更可能になります。

差し戻しになった申請書を送りなおす場合、経路の変更はできますか?

経路の変更はできかねます。申請書式の設定は可能です。
また再申請ではなく、複写して作成する場合は経路の変更も可能ですが、その場合は否認されて差し戻しになった申請書のデータを引き継ぐことはできかねます。

ワークフローで承認依頼があった時にメールで通知することはできますか。

ワークフロー>個人設定>申請受取時の確認手段から「メール」にチェックを入れてください。さらに画面右上のお名前>プロフィールの中でメールアドレスにチェックを入れたものに通知が届きます。

申請書を保存したいのですが、できますか?

文書管理への保存、もしくはCSVデータでの保存が可能です。
1.文書管理に保存する場合
申請書(表題・書式・経路)設定>対象の申請書を選択>申請完了時の保存フォルダを選択いただくと、文書管理のフォルダを選択できます。
2.データで保存する場合
機能管理>申請書管理>申請書にチェック>[ダウンロード]ボタンからCSVで出力できます。

自分が申請した申請書はどこで確認できますか?

画面左上のプルダウンを作成分(申請中/完了)に切り替えていただくと確認できます。

伝言所在

メールの通知設定をしましたが、携帯にメールが届きません。

通知メールは、迷惑メールや、なりすましメールと判断してしまう可能性があるため、受け取り側の携帯電話の受信設定で、ホワイトリスト設定をしていただく必要があります。

文書管理

ルート直下にフォルダを作成したいのですが、どのような操作で作成できますか。

文書管理>設定>機能管理>文書管理より作成ができます。左上部にある「フォルダ」という文字の下に「+」マークがあり、そちらをクリックしていただくとフォルダの作成の画面に移ります。フォルダの作成画面の「作成位置」を「ルートに作成する」と選択し、 作成をしていただきますと、ルート直下にフォルダを作成することができます。

「編集中」と表示されている文書を編集したいのですが、できません。どうしたら編集ができますか。

「編集中」と表示されているものは、他のユーザーが編集中の文書になり、編集前のデータを閲覧できるようになっています。編集中の文書をクリックすると、「作業状態:編集中(作業者:ユーザーの名前)」と表示されますので、編集中の方が一度該当ファイルを開いて変更すると、「編集中」が解除になり、編集が可能になります。また、システム管理者の方は、文書管理>設定>機能管理>文書管理より該当ファイルを開き、「保存内容の破棄」をして頂きますと、強制的に編集前の状態に戻すことができ、編集が可能になります。

「保存内容の破棄」を行った場合、編集中のデータが編集をされる前のデータに戻ってしまいますので、ご注意ください。

文書管理で他の人がファイルの編集を行い、保存しなおしたのですが、編集前の状態に戻すことはできますか?

管理者の権限もしくは文書に変更の権限がある場合は可能です。
システム管理者の場合は文書管理の画面から画面右上の歯車のマークをクリックし、[機能管理] - [文書管理]をクリックした画面、変更の権限がある場合は文書管理を開いた直後の画面から、文書名の一覧画面で最終更新日時が表示され、更新した履歴のあるものは青い文字で表示されクリックできる状態になっています。クリックして頂くと更新履歴が表示されるので、戻したい履歴を選択して頂き、ロールバックをクリックして頂くことで編集前の状態に戻ります。

親フォルダはどのように作成すればよいですか?

親フォルダは管理者のみ作成が可能です。
設定>機能管理>文書管理>右端のフォルダの【+】より作成が可能です。作成の際に、作成位置を【ルートに作成する】を選択すると新規フォルダが作成できます。

フォルダ内の文書の並び替えは出来ますか?

【文書名】、【所有者】、【最終更新日】であればソートを行う事は出来ます。

文書管理の容量が実際に保存されている合計数より多いようです。

文書管理機能ではロールバック機能があるため、文書の変更などをした場合、修正前のデータを保存しておき、ロールバックで修正前に戻すことができる機能がついています。
そのため容量としてもロールバック分の改訂前の容量も使用ディスク容量として反映されます。

文書管理にアップロードしたエクセルファイルを編集したいのですが、直接編集は可能ですか?

文書管理でのファイルの直接編集はできません。編集をされる場合は一旦ダウンロードをしていただき改めてアップロードしていただく必要があります。
なお、オプションサービス「ファイル共有」サービスであればオンライン上で直接編集も可能です。
「ファイル共有」サービスの詳細はこちら

交通費・経費精算(ジョルダン連携)

申込みはどこからできますか?

J-MOTTOサイトの[会員情報管理]の中の[オプションサービス申込・管理]の[交通費・経費精算申込・変更]からお申し込みいただけます。

1ユーザー100円とありますが、一部のユーザーのみ使用することは可能ですか?

一部のユーザーのみ利用することは出来かねております。
ご利用される場合はグループウェアの登録ユーザー数と同数でのご利用となります。

利用ユーザー数の課金はどうやって起算されているのでしょうか?

J-MOTTOサイトの[会員情報管理]の[ユーザー照会・変更・削除]で表示されるユーザー数が課金対象となります。

課金はユーザー数×100円となり、ユーザー数の切り上げ等はございません。

どの時点でのユーザー数で課金されるのでしょうか?

前月分の最大ユーザー数×100円が当月利用分として請求となります。
例えば、9月の利用分として請求となるのは8月の最大ユーザー数が9月利用分として9月請求となります。

年払いで契約をしていますが、ジョルダン連携の料金も年払いにすることはできませんか?

毎月ユーザー数に応じて料金が変動するため、年払いでのお支払いは出来かねております。

ワークフローと連動すると書式の中に自動で金額が入ってくるのでしょうか?

いいえ、ワークフローと連動した場合は日時、科目名、金額などが記載されたCSVファイルが添付として付きますが、申請書式の中の金額などが入るわけではございません。

仮払精算のように「支払済」などにすることはできないのでしょうか?

申し訳ございませんが、出来かねております。

アンケート

受付中のアンケートの締切日を変更して完了を押した所、アンケートが完了済に入ってしまいました。

締切日は日にちを変更して、[OK]をクリックすると変更されます。変更後に[完了]ボタンを押してしまうとアンケートは完了します。

アンケートの作成ができるユーザーを制限することはできますか?

ユーザーを制限することはできかね、誰でも作成可能となってしまいます。

ネオツイ

ネオツイとはどのような機能でしょうか?

ユーザーへの通知・メッセージを、どの画面からもすぐに確認することができる機能です。
通知・メッセージは3つの種類(お知らせ、つぶやき、ダイレクトメッセージ)に分けて表示します。

お知らせ:各機能からの新着の通知を確認できる機能です。
つぶやき:desknet’sNEO利用者全員が投稿、閲覧できる短文メッセージ機能です。
ダイレクトメッセージ:desknet’sNEO利用者間で直接メッセージのやり取りできる機能です。

ネオツイの「つぶやき」や「ダイレクトメッセージ」の機能を非表示にできますか?

つぶやきやダイレクトメッセージの機能を非表示にすることは可能です。
※ネオツイの「お知らせ」は非表示にはできません。

ネオツイに表示されるお知らせ情報はどのようなタイミングで更新されますか?

ネオツイのお知らせ情報の更新間隔は、ネオツイ>システム管理>共通設定画面にある、「お知らせデータの再取得」項目にて設定します。

ここで、例えば“10分間隔”と設定した場合、desknet’sNEOのどこかの画面を表示し、10分間何も操作をしない(※)場合、最新の情報に更新されます。
※「何も操作をしない」状態とは、画面内でマウスを動かさずクリックもしない状態です。マウスを動かしたりクリックしたりすると、そこから再度10分間経過する必要があります。

ダイレクトメッセージはどのような機能ですか?

グループウェアに登録されているユーザーと、1対1のメッセージのやりとりのできる機能です。1対複数名、グループのメッセージのやりとりはできません。
※メールサーバの用意は必要ありません。

ダイレクトメッセージの内容はシステム管理者や機能管理者が他のユーザーのやり取りの内容を確認することはできますか?

ダイレクトメッセージの内容は管理者権限を与えられているユーザーであっても、他ユーザー同士のやり取りの内容を確認することはできません。

ダイレクトメッセージを送る際に利用可能なスタンプは、通常のつぶやきでも使えますか?

スタンプ機能はダイレクトメッセージのみでの利用になります。

ダイレクトメッセージを複数のユーザーにまとめて送ることはできますか?

ダイレクトメッセージは1ユーザーに対してしか送ることはできません。

ダイレクトメッセージを複数人に送った場合、送信受信の履歴をまとめて1画面で見ることはできますか?

ダイレクトメッセージの送信履歴はまとめて見ることができません。受信したダイレクトメッセージは受け取った人数分の履歴がダイレクトメッセージの一覧画面に表示されます。

ダイレクトメッセージで利用可能なスタンプに新たなスタンプを追加することはできますか?

新規スタンプの追加はできかねます。既存のスタンプの削除のみ可能です。
削除は、システム管理者でログインし、ネオツイ機能を表示した際の左側の歯車アイコンを押下後、[機能管理]-[スタンプ管理]より行えます。

短縮URL機能を使ってURLを短縮しても、かえって長くなってしまいます。

J-MOTTOの仕様により、短縮URLは「https://(該当ID).j-motto.co.jp/cgi-bin/(会員ID)/z.cgi?+12文字の英数字」となります。そのため、短縮しようとするURLが短い場合、短縮後のURLの方が本来のURLよりも長くなってしまう場合がございます。そのため64文字以下のURLは短縮しないことをお勧めいたします。

インフォメーション

インフォメーションの新規作成・編集・削除はどこからできますか?

インフォメーション機能の右上の歯車アイコンを押下後、「インフォメーションの編集」を開き、[インフォメーションの作成]ボタンから新規に作成することができます。管理者設定によって、作成権限を付与されていない場合は、作成ボタンを押下した際に「作成権限があるカテゴリーが1つもない為、インフォメーションを作成・変更する事はできません」と警告メッセージが表示されます。

※編集・削除・複写して新規作成も[インフォメーションの編集]より行えます。

インフォメーション作成時に、パソコンの中に保存してある画像を添付ファイルとしてではなく、本文中に挿入したいです。どのようにすればできますか。

インフォメーション作成画面のテキスト入力欄の右上の[ファイル挿入]>[ファイルをアップロード]から本文中への画像の挿入が可能でございます。

desknet's NEO V3.5にバージョンアップ以降可能となりました。

未来に表示されるように作成したものでも、ユーザーがプルダウンで[表示:表示開始前]を選択した場合は見られるようになりますか?

作成者・管理者でなければ、閲覧先に含まれていても、表示開始前のインフォメーションは閲覧できません。

カテゴリーはどこから作成できますか?

インフォメーション>機能管理>インフォメーション管理>
画面左のカテゴリーの項目の「+」から新規カテゴリーが作成できます。
(管理権限が必要です。)
※作成位置とはカテゴリーを作成する場所を表します。
・第一階層に作成する・・・上位にカテゴリーを作らない場合
・選択中のカテゴリー以下に作成する・・・選択しているカテゴリーに下位カテゴリーを作る場合

カテゴリーのアクセス権はどこから変更できますか?

インフォメーション>機能管理>インフォメーション管理>
アクセス権を変更したいカテゴリーにマウスのカーソルを合わせると表示される「▼」マークをクリック>[閲覧先とアクセス権の変更]から変更できます。
(管理権限が必要です。)

アクセス権はどのような単位で指定できますか?

ユーザー、組織、ロール単位で設定が可能です。

アクセス権にはどんな種類がありますか?

参照、追加、変更、削除です。
参照・・・そのカテゴリーに追加されたインフォメーションを見ることができる。
追加・・・そのカテゴリーに新規のインフォメーションを追加できる。
変更・・・そのカテゴリーに追加されている既存のインフォメーションを変更できる。
削除・・・そのカテゴリーに追加されたインフォメーションを削除できる。

掲示したインフォメーションを誰が見たか確認できますか?

できかねます。

一度閲覧したインフォメーションを未読に戻すことはできますか?

インフォメーションの一覧の画面で未読に戻したいタイトルにチェックを入れ、未読ボタンをクリックすると未読状態に戻すことができます。

ポータル画面に表示しているインフォメーションに、既読にしたものも表示できますか?

ポータル画面>右上の歯車のマークをクリック>ポータル設定>既読インフォメーションの表示を[表示する]に変更すると表示されます。
(管理権限が必要です。)

インフォメーションを作成できないように設定できますか?

カテゴリー作成時にアクセス権の設定で[閲覧]のみにしたユーザーは作成ができなくなります。

過去のインフォメーションのデータをダウンロードできますか?

データのダウンロードはできないため、1件ずつ印刷いただくようになります。

古いインフォメーションを自動で削除できますか?

管理者設定>右上のスパナのマーク>基本設定>データの保存期間設定から保存期間を設定すると、終了日からの経過日数で自動で削除されます。
(管理権限が必要です。)

安否確認

安否確認機能の「機能管理者」と「防災管理者」の違いは何ですか?

安否確認機能では、「機能管理者」と「防災管理者」を設定することができます。
■機能管理者
システム管理者と同等の権限を持ち、安否確認の全機能を操作することが可能。
・全組織を対象に安否確認メールの配信
・全ユーザーの緊急連絡先の管理
・防災管理者の設定
■防災管理者
・管理組織として設定された組織へのみ安否確認のメール配信
・対象組織のユーザーの緊急連絡先のみの管理
・災害情報(お知らせ、避難経路など)の管理

安否確認メールで送られてくる内容で、社内ネットワークと社外ネットワークの違いはなんですか?

「desknet's NEO」製品版の仕様として表示されておりますが、どちらも同様にアクセス可能です。

フィーチャーフォンでSSL通信がTLSに対応していない機種の場合、「https」のURLでログインはできかねております。

メールアドレスは複数登録する事は出来ないんですか?

メールアドレス登録の際に、アドレスとアドレスの間に半角の「,」を入力いただくことで複数のアドレスを登録することができます。

安否確認で一斉配信しましたが、安否確認の回答がない人に再送するにはどうすればいいですか?

安否確認>設定>安否確認管理画面の『未確認者へ再送信』をクリックしていただくと再送信ができます。なお、再送信は組織毎のみ送信ができます。

配信メールが4種類あるのですが、何が違うのでしょうか?

緊急連絡先設定確認通知メール・・・緊急連絡先の登録を依頼するメールで、プロフィールに登録されているメールアドレスに送信されます。
緊急連絡先通知メール・・・確認のため、緊急連絡先として登録されているメールアドレスに送信されます。
安否確認(防災訓練)メール・・・安否確認の訓練のためのメールです。
安否確認メール・・・実際の安否確認の際に使用するメールです。

来訪者管理

来訪者管理とはどのような機能でしょうか?

スケジュール機能と連動させて、来訪者名と案内する場所を事前登録、管理する機能です。
来訪者の情報をあらかじめ登録しておくことで、受付担当者が来訪予定を事前に把握することができ、応対担当者へスムーズに取り次ぐことができます。

来訪者管理を利用する場合、まず何を設定すればよいでしょうか?

来訪者との応対を行う応対場所の設定と、受付を行うユーザーを事前に登録していただく必要がございます。
来訪者管理機能の右上の歯車アイコンを押下後、「機能管理」の[応対場所設定]および[受付担当者設定]よりそれぞれ設定を行っていただきます。

来訪者の予定および来訪者名の登録はどこから行えますか?

来訪者の登録は、全てスケジュール機能から行います。予定を登録する際に、予定登録画面の上部にございます[来訪者]の項目より来訪者情報の登録が可能です。

タイムカード

間違えて休日に打刻してしまいました。消す方法はありませんか?

一度打刻してしまった時間を修正することは可能ですが、消すことはできません。

ユーザー毎の勤務体系の初期設定値(デフォルト設定)を教えてください。

通常勤務体系の初期設定値は、勤務時間:9時0分~18時0分、印字段変更時刻:4時0分、休憩時間:設定ない(すべて空欄)です。また、ユーザー勤務体系は初期状態で全てのユーザーに「通常勤務体系」が設定されております。

ユーザーに新しい勤務体系を設定した場合、いつから適用となりますか?

設定を行った翌日以降の打刻分から、適用となります。

勤務体系を10時から19時、休憩時間を420分で60分休憩と設定した場合、勤務体系通り9時間働いたら、就業時間の合計から60分引かれるのでしょうか。

はい。420分=7時間以上の勤務で勤務実績から60分引かれて計算されます。就業時間内の勤務時間が7時間未満の場合は、休憩時間は引かれませんのでご注意ください。

勤務体系を10時から19時、休憩時間を420分で60分休憩と設定し、12時から21時まで就業した場合、休憩時間として就業時間から60分引かれますか?

はい。この場合、勤務時間内7時間+残業2時間となるため、勤務時間は7時間以上となり、休憩時間が適用されます。

勤務体系を10時から19時、休憩時間を420分で60分休憩と設定し、13時から22時まで就業した場合、休憩時間として就業時間から60分引かれますか?

いいえ。休憩時間は、勤務体系内で設定されている時間分就業しない場合は差し引かれません。この場合、勤務時間内6時間+残業3時間となるため、勤務時間は7時間未満となり、休憩時間は適用されません。

タイムカード管理で前月の勤怠をチェックしていたら、未入力の箇所があるのに数値が0となっていました。

締日の退勤が押されていない場合、データの更新がかからない場合があります。 数値に変動がない場合は、タイムカード>システム管理>就業実績の再集計から更新していただくようお願いします。

打刻時間が10分単位になっています。打刻時間を1分ごとに変更することはできますか。

タイムカード>右上歯車マークの設定>システム管理>共通設定より「入力及び丸めの時間単位」を「1分単位」と設定をしていただくことができます。

遅刻の打刻時間は変更ができたのですが、遅刻という表記が消えません。遅刻の表記を消すことはできますか。

管理者の操作により対応できます。タイムカード右上歯車マークの設定>機能管理>本日の遅刻・早退者一覧より右側の承認覧にて、「遅刻としない」のボタンを押していただきますと、 「遅刻」の表記が消え、「承認済み」と変更されます。

欠勤事由のプルダウンは増やせますか?

申し訳ございませんが、増やすことはできません。選択肢に該当するものがないようでしたら、右側の欄へ直接テキスト入力をお願いします。

ユーザー削除した場合、過去のタイムカードの履歴は見れますか?

グループウェアから削除するとタイムカードに履歴が残らなくなってしまいます。

モバイル端末からのご利用について

スマートフォンでグループウェアは利用できますか?

スマートフォンからグループウェアをご利用の際は、パソコンでご利用いただく方法と同様に、ブラウザを立ち上げ、J-MOTTOのサイトにアクセスしていただきます。
サイトからログイン画面を表示する際に、スマートフォン版を開くか、PC版を開くか選択していただきます。
詳細は、こちらから

スマートフォン版で利用できる機能を教えてください。

スマートフォン版で使用可能な機能は下記の通りです。

  • スケジュール
  • ウェブメール
  • 伝言所在
  • ToDo
  • 設備予約
  • ワークフロー
  • 回覧レポート
  • インフォメーション
  • アドレス帳
  • メモパッド
  • キャビネット
  • 安否確認
  • ネオツイ

なお、スマートフォン用のインターフェースでは、PC版と同じ操作は行えませんので予めご了承ください。例)ファイルの添付や、インフォメーション・ワークフロー・回覧レポート等の作成など。

スマートフォン版で利用できる機能の表示を制限することはできますか。

A.可能でございます。グループウェアの[管理者設定]>[運用設定]>[モバイル設定]>[モバイルメニュー設定]より各メニューの使用する、使用しないの設定が可能です。

desknet's NEO V3.5にバージョンアップ以降可能となりました。

携帯電話(フィーチャーフォン)でグループウェアは利用できますか?

一部主要機能に対応しております。ご利用方法はこちらをご参照ください。

スマートフォン版ではなくPC版で見たいのですが、ログアウトをしてブラウザを閉じてもスマートフォン版になってしまいます。

ログアウトをした状態でも、携帯の内部にデータが残っているため、ログアウト>ブラウザを閉じる>履歴の削除を行ってからPC版でログインしてください。

スマートフォン版でスケジュールの登録をする際、設備を一緒に登録することはできますか?

可能でございます。予定の登録画面の中の利用設備から設備をお選びいただけます。

desknet's NEO V3.5にバージョンアップ以降可能となりました。

タブレットやスマートフォンから利用の際に簡単ログインのアプリを利用しています。各メニューから通知があった際に、LINEやメールのように、そのアイコンの右上に通知の数字が表示されますか?

グループウェアからの通知はアプリのアイコン上に表示されません。

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