文書管理

文書ファイル、画像データなど、さまざまな情報をひとまとめにして、メンバー間で管理・共有をするための機能が文書管理です。
各種情報はフォルダ単位で分類することができ、それぞれ特定の部署やメンバーのみに閲覧させることができるなど、柔軟なアクセス権設定ができます。
情報が更新された履歴も時系列で管理することができ、過去の状態に戻すことや常に最新の情報に保つこともできます。

印刷ボタン

文書一覧を表示する


文書が分類されているフォルダと、フォルダに登録されている文書の一覧です。





文書を作成する


[文書の作成]ボタンを押すと、文書の作成画面が表示されます。
※文書には複数のファイルを添付しておくことができ、また文書単位でアクセス権を設定できます。




すべての入力が完了したら、[作成]ボタンを押してデータを保存してください。


文書を参照する


参照する文書の文書名のリンクを押すと、文書の詳細画面が表示されます。
詳細画面は作業状態によって表示される内容が異なります。

・作業状態が完了の文書



・作業状態が編集中の文書




文書の短縮URLを使用する


詳細画面の共有のリンクを押すと、文書の短縮URLを使用できます。
短縮URLは参照している画面やファイルのURLを短縮することで、ネオツイのつぶやきなど文字数制限がある投稿などにご利用頂けます。




発行した短縮URLは、ネオツイの短縮URL一覧からも確認することができます。
(詳しくは、ユーザーズマニュアルの ネオツイ をご覧ください。)


文書を変更する


詳細画面の[文書の変更]ボタンを押すと、変更画面が表示されます。
※文書に変更権限を持たないユーザーは変更できません。



作成画面で登録した内容を、すべて変更できます。
変更が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。

※登録日時は初回登録時の日付が記録され、変更できません。最終更新日時は添付ファイルを変更した最新の日時が記録されます。
※内容の変更を行うと改訂番号が採番され、変更前の情報が履歴として保存されます。(システム管理設定の改訂履歴によって設定された改訂分、履歴を保存することができます。)
※文書の履歴画面から過去の状態へ戻すことができます。(ロールバック機能)


文書を削除する


一覧画面、詳細画面、変更画面の[削除]ボタンを押すと削除確認ウィンドウが表示されます。
削除確認ウィンドウの[はい]ボタンを押すと、該当の文書が削除されます。削除された文書は復活できません。十分ご注意ください。
※文書に削除権限を持たないユーザーは削除できません。


文書の変更履歴を確認する


文書一覧の最終更新日時のリンクを押すと、履歴一覧画面が表示されます。
文書の履歴一覧では、これまでのファイルの変更履歴、ファイルの所有者、更新日時を確認することができます。
また、ロールバック機能で過去に変更した時点の文書の状態に簡単に戻すことができます。
※変更が一度もない場合、文書一覧の最終更新日時はリンク表示になりません。





過去の文書を参照する


履歴一覧の文書名のリンクを押すと、その時点の文書の詳細画面が表示されます。
また、ロールバック機能で表示中の文書の状態に戻すことができます。





フォルダを管理する


一覧のフォルダ一覧では、フォルダの作成、変更、削除、アクセス権の設定を行うことができます。




※フォルダ一覧では、ドラッグ&ドロップでフォルダの移動をすることができます。


アクセス権を設定する


文書、フォルダに対して柔軟なアクセス権を設定することができます。
各フォルダは基本的には作成者本人のみが関与できる保管スペースですが、アクセス権の設定を別途行うことによってそれぞれのフォルダに対して関与できる人を増減させることができます。

文書に対してアクセス権を設定する場合は、作成・変更画面のアクセス権設定ウィンドウから設定を行います。
フォルダに対してアクセス権を設定する場合は、フォルダ一覧のアクセス権設定ウィンドウから設定を行います。

※下位フォルダ、フォルダ内の文書のアクセス権のルールは上位フォルダに設定された条件からさらに対象者を絞り込む設定となります。




設定が完了したら、[OK]ボタンを押してデータを保存してください。

●フォルダのアクセス権設定の場合


権限は[参照]、[追加]、[変更]、[削除]、[通知メール]の5種類あります。
※参照権限が設定されていない場合、追加・変更・削除権限、通知メールを設定することはできません。参照権限を解除すると自動的にアクセス権設定対象一覧から解除されます。
※"Everyone(全ユーザー)"に通知メールを設定することはできません。
※フォルダの作成者の場合、アクセス権設定に関わらず追加、変更、削除することができます。

[OK]ボタンを押して、設定を完了してください。

・アクセス権変更確認について
アクセス権の変更を行うと、下位階層のフォルダ、文書に設定されているアクセス権の変更を確認するウィンドウが表示されます。


・変更しない。・・・下位階層のフォルダ、文書のアクセス権を変更しません。
・同じアクセス権で変更する。・・・下位階層のフォルダ、文書のアクセス権に対して、今回設定したアクセス権を反映します。
・新たに選択したユーザー・組織・ロールと権限を追加する。・・・下位階層のフォルダと文書に、今回追加したユーザー・組織・ロールとアクセス権を反映します。
・選択を解除したユーザー・組織・ロールと権限を削除する。・・・下位階層のフォルダと文書に、今回削除したユーザー・組織・ロールとアクセス権を反映します。

変更する場合は、変更方法を選択して[OK]ボタンを押してください。
※「通知メール」の権限は下位階層フォルダに反映されません。

●文書のアクセス権設定の場合


権限は[参照]、[変更]、[削除]の3種類あります。
※参照権限が設定されていない場合、変更・削除権限を設定することはできません。参照権限を解除すると自動的にアクセス権設定対象一覧から解除されます。
※文書の作成者の場合、アクセス権設定に関わらず変更、削除することができます。

[OK]ボタンを押して、設定を完了してください。

・ワークフロー機能から自動作成されるフォルダ

ワークフロー機能で「申請完了時の文書管理登録」を「行う」に設定している場合、最後の決裁者が承認した時点で文書管理機能に申請が保存されます。
その際、申請書に保存フォルダが指定されていない場合、「ワークフロー」というフォルダが自動作成されます。
作成者には(自動作成されました)と表示されます。
ワークフロー機能の申請完了時の文書管理登録については、システム管理マニュアルの ワークフロー>共通設定を行う をご覧ください。


文書を検索する


画面左のメニューを開いた状態にすると表示されるオプション機能に文書管理検索があります。
キーワード、対象フォルダ、更新日の条件を入力して文書を探すことができます。