ワークフロー

稟議書類やレポート提出物など、あらかじめ設定された決裁者に対して、決裁処理(決裁・承認・確認など)を段階的に依頼できる機能がワークフローです。
依頼中の申請案件に対し、「いつ内容がチェックされたか」「どこまで依頼が進んだか」なども一目でわかります。
また決裁者は自分が対応しなければならない申請が今後何件到着予定なのか、一覧画面で常に把握することができます。

決裁者は承認依頼のあった申請に対して「承認」あるいは「否認」の処理をすることができ、その理由をコメント欄に付記することもできます。
また、差戻し処理の場合には、申請者もしくは自分の前の決裁者に対して処理の差戻しを要求することもできます。

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ワークフローの確認依頼を表示する(基本画面)


自分が申請経路に含まれる申請を一覧に表示します。

ワークフローの一覧は以下のように分類されます。
・未承認一覧




申請の詳細を確認する


未承認一覧の申請の表題のリンクを押すと、申請の詳細画面が表示されます。
申請の内容の確認、決裁処理を行うことができます。





決裁処理をする


自分が決裁処理を行う段階になると、申請の詳細画面に決裁処理を行うためのコメント入力エリアとボタンが表示されます。





作成した申請の一覧を表示する


一覧の表示切替の作成分を選択すると、自分が作成した申請の一覧が表示されます。




申請を新規作成する


[申請の作成]ボタンを押すと、作成画面が表示されます。




すべての入力が完了したあとで、[作成内容の確認]ボタンを押すと確認画面が表示されます。
[下書き保存]ボタンを押すと、下書きとして保存されます。(申請先には申請されません)
下書き保存した申請は、申請の下書き一覧から変更できます。
※「申請書」を選択して下書き保存した場合、下書き保存時ではなく、変更画面を表示したときの申請書の「連番」、「申請完了時の保存フォルダ」の設定に従って表示されます。


申請時に書式、申請経路を作成する


[内容の編集]ボタンを押すと、申請書の書式、申請経路を作成・変更する画面が表示されます。




・申請経路編集表示
※申請経路の変更を許可されていない申請書の場合、申請経路は変更できません。



[OK]ボタンを押すと、設定した書式・申請経路を申請に反映します。


申請の作成内容を確認する


[作成内容の確認]ボタンを押すと、申請内容の確認画面が表示されます。




すべての入力内容を確認したあとで、[作成]ボタンを押すと申請されます。


作成した申請の詳細を確認する


申請一覧の申請の表題のリンクを押すと、申請の詳細画面が表示されます。
申請の内容、決裁状況の確認ができます。




・再申請している場合

過去の申請内容と決裁履歴を確認するリンクが表示されます。


再申請する


決裁処理で申請が申請者まで差戻された場合、申請の詳細画面に[再申請]ボタンが表示されます。
[再申請]ボタンを押すと、再申請画面が表示されます。
決裁者に指摘された箇所など、申請を修正して再申請を行ってください。



申請の重要度、完了通知メールの送信有無、申請内容、添付ファイル、申請完了時の保存フォルダを変更することができます。
※表題、連番、申請組織は変更できません。
※組織に所属していない場合、申請組織は表示されません。
※システム管理者の設定により、申請完了時の文書管理登録を行わない場合、申請完了時の保存フォルダ項目は表示されません。
※システム管理者の設定や、選択した申請書の設定により、申請時の保存フォルダ変更が許可されていない場合、保存先のフォルダを変更することはできません。

[作成内容の確認]ボタンを押すと、確認画面が表示されます。


申請を削除する


申請一覧画面、申請の詳細画面の[削除]ボタンをクリックすると削除確認ウィンドウが表示されます。
削除確認ウィンドウの[はい]ボタンを押すと、該当の申請が削除されます。削除された申請は復活できません。十分ご注意ください。


申請を検索する


画面左のメニューを開いた状態にすると表示されるオプションに検索機能があります。
申請書、決裁状況、キーワード、申請者、重要度、作成日などの条件を入力して申請を探すことができます。





申請経路を作成する


申請を作成する際に、決裁処理を行う申請経路を作成することができます。
申請の作成画面の[内容の編集]ボタンを押すと、申請書の書式、申請経路作成画面が表示されます。
申請経路タブを押すと、申請経路を作成する画面に切り替わります。




・申請経路部品を追加する



・申請経路部品群から新たに申請経路を追加する


申請経路部品の左側にあるグリップ上でマウスボタンを押したままにし、マウスを中央のスペースに移動させると、追加できる場所に灰色の枠が表示されます。
その場所でマウスボタンを離すと、申請経路部品が配置されます。
※申請経路部品群から移動してきて配置した場合、その部品の設定ウィンドウが自動で表示されます。
※配置後に設定ウィンドウを開く場合は、各部品のボタン、またはリンクを押してください。


申請経路にユーザーを設定する


ユーザーを経路に追加すると、設定ウィンドウから承認者とタイトルを決めることができます。





申請経路に組織を設定する


組織を経路に追加すると、設定ウィンドウから承認組織、承認者、承認条件、およびタイトルを決めることができます。





申請経路にロールを設定する


ロールを申請経路に追加すると、設定ウィンドウから承認ロール、承認条件、およびタイトルを決めることができます。





申請経路に承認グループを設定する


承認グループを申請経路に追加すると、設定ウィンドウから承認グループ名、承認者、承認条件、およびタイトルを決めることができます。





申請経路に所属組織階層を設定する


所属組織階層を申請経路に追加すると、設定ウィンドウから組織階層、承認者、承認条件、およびタイトルを決めることができます。

所属組織階層は、申請者の所属組織を基準に経路としての組織を自動で決定することができる部品です。
例えば、申請者が以下のような階層の組織に所属していた場合

●営業部
営業第一グループ(ここに所属している)
営業第二グループ
営業第三グループ
組織階層で1階層に設定されている所属組織階層が申請経路にある場合、「営業部」が経路に設定されます。





経路に分岐条件を設定する


分岐条件に追加すると、設定ウィンドウから分岐条件を決めることができます。
申請書の書式に入力された内容から分岐条件を設定します。
※分岐条件は申請書管理の申請書設定のみ設定可能です。




・分岐条件設定ウィンドウ


分岐条件は申請書の書式に記述されている入力項目を使用して設定することができます。
入力項目のタイプごとに設定できる条件が変わります。



[OK]ボタンを押して、設定を完了してください。


申請経路の経路種別を設定する


申請経路部品のタイトルのリンクを押すと、経路種別設定ウィンドウが表示されます。
経路種別設定では経路の表示名称と、決裁時の押印画像を設定します。




[OK]ボタンを押して、設定を完了してください。


申請経路の承認条件を設定する


承認条件では、承認者、承認条件、差戻し先を設定できます。

・申請経路(組織)の承認条件ウィンドウ



・申請経路(ロール、承認グループ)の承認条件ウィンドウ



・申請経路(所属組織階層)の承認条件ウィンドウ



[OK]ボタンを押して、設定を完了してください。


申請経路上の申請者の扱いを設定する


[申請者の扱い]のリンクを押すと、申請者の扱いを設定するウィンドウが表示されます。
申請経路に申請者が含まれる場合の申請者の扱いを設定します。




[OK]ボタンを押して、設定を完了してください。