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経営者必見！仕事がサクサク進むスケジュール管理ツール選び
スケジュール管理だけでは不十分
業務の効率化に必要な「管理機能」とは？
貴社で社員のスケジュールをスマートに管理するには、スケジュール管理ツールの導入が必要です。
だからと言って機能だけでツールを選ぶと、雑なスケジュール管理や使用頻度自体の低下を招く恐れも・・・。
スケジュール管理ツールで陥りやすい落とし穴
- パソコンでしか入力できず、スケジュールの入力がおろそかになっている
- 社員のスケジュールが古い状態のままだったり、入力漏れが増えている
- 社員が勝手にスマホアプリでスケジュールを管理し、会社で把握できない
- 会社のツールと個人のGoogleカレンダーの二重管理で業務が煩雑に
こうした問題をグループウェアのスケジュール管理で解決！
メールやスケジュール管理、ToDoなど、業務に利用するツールがバラバラでは、スケジュール管理本来の目的である業務の効率化が図れません。
その点、複数の機能を備えたグループウェアなら1つのポータル画面で各機能を利用でき、機能連携によって営業の生産性UPや事務業務の負荷の大幅な軽減などの効果が得られます。では、約4,000社の企業に利用されているASP・クラウド型グループウェアJ-MOTTOのスケジュール管理の“使える3つのポイント”をご紹介します。
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PC・スマホ・タブレットで、いつでも・どこでもスケジュールを管理
インターネットにつながれば、いつでも・どこでもスケジュールの確認ができます。J-MOTTOに登録されたスケジュールは、PC、スマホ、タブレットからご利用可能。外出が多い営業の業務効率は向上、上司も簡単に部下の行動予定を見ることができます。利用に特別なソフトウェアをインストールする必要はなく、追加料金も不要です。
〔利用できるグループウェア機能〕
- スマホ・タブレット：Webメール、スケジュール、文書管理、各種申請など14機能
Googleカレンダーとの連携で仕事とプライベートの予定管理を効率化
仕事の予定は会社のスケジュール管理ツール、プライベートはGoogleカレンダー、といった面倒な使い分けの問題も解消されます。J-MOTTOはGoogleカレンダーの内容をJ-MOTTOのスケジュール機能に取り組むことができます。今までのように、仕事と個人の予定を別々の画面で確認する必要はありません。また、Googleカレンダーの予定はJ-MOTTOの「個人スケジュール」のみに登録されるため、社員は気兼ねなく利用することができます。
スケジュールと交通費精算の連携で営業や経理の負担を軽減
営業のスケジュールの大半を占めている「顧客訪問」に必ず付いてくるのが交通費の精算です。過去のスケジュールを見ながら、経路・運賃検索サービスで1つ1つの運賃を調べ、交通費精算の帳票やポータルサービスに入力。この毎月繰り返される作業は営業活動の足を引っ張るだけでなく、経理にとっても大きな負担でした。こうした面倒で非効率な作業もJ-MOTTOが解決します。
交通費精算の申請・承認・経理業務の負担を軽減
J-MOTTOのスケジュール機能と交通費精算の機能（有償オプション）の連携で、スケジュールの登録時に「経路」と「交通費」を検索・登録できます。さらに、毎月の締日に集計したデータをJ-MOTTOのワークフロー機能を使って申請することも、CSVファイルに出力し、経理部門での精算に活用することもできます。
(1)スケジュール登録と同時に交通費を登録
登録画面の「交通費・経費」をクリックすると、その予定の交通費・経費登録用のウインドウを表示。
(2)目的地までの経路を検索
出発地・到着地を指定し、目的地までの経路を検索。出発・到着時間、ICカードの利用有無、指定席・グリーン席などの指定が可能。
(3)経路・運賃を登録
利用経路を選べば、その運賃をスケジュールにひも付けて交通費として記録。あらかじめ通勤定期の経路を登録しておけば、定期区間運賃を自動的に控除した交通費を算出。
(4)交通費の申請
メニューの「ワークフロー」をクリックすれば、管理者があらかじめ設定した申請書に交通費や科目名が含まれるCSVファイルが自動で添付され、ワークフローに沿って申請されます。
■J-MOTTO交通費・経費精算機能（有償オプション）
J-MOTTOのスケジュールとジョルダンの「乗換案内Biz」との連携による交通費・経費精算機能。ICカード運賃・切符運賃の切り替えや、通勤定期区間の運賃は自動的に控除されます。また、タクシー代やお土産代などの諸経費も「領収書」の画像データと合わせて管理できます。
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J-MOTTO スケジュール機能の活用事例
工事現場や拠点など、社外に居る社員の行動予定を「スケジュール」で把握
●製造業 T社 様（90名ユーザー）
勤務場所が、社内や複数の工事現場と多拠点に分かれているため、「スケジュール」で社員の行動予定を把握しています。日々の売上日報は「回覧・レポート」で報告、共有。「インフォメーション」は日々の工事情報や現場の状況、お客様の情報を掲示しています。現場にいる社員が多いため、基本的に携帯電話で活用しています。外にいてもすぐに新着情報を確認でき、対応することができるのでとても便利です。
手帳代わりにグループウェアでスケジュール管理、急な予定変更にも迅速に対応
●小沢・秋山法律事務所（40ユーザー）
裁判やクライアントとの打ち合わせなど、事務所の内外を問わず、分刻みで活動する21名の弁護士それぞれのスケジュールを管理する事務員にとって、グループウェアで全弁護士の予定を一元管理できるのが非常に便利。弁護士間のスケジュール共有にも活用しています。ある弁護士は手帳代わりにスケジュールを利用し、外出先から携帯電話やPDAでスケジュールの閲覧・登録し、急な予定変更にも迅速に対応しています。
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グループウェア J-MOTO 3つの特徴
ユーザー220円（税込）～、低価格で利用できるグループウェア
基本料金は20ユーザー・300MBまで月額4,400円（税込）。1ユーザー当たり220円。
J-MOTTOならグループウェア「desknet’s NEO」を低価格でご利用いただけます。ASP・クラウドサービスなので、自社でサーバーやソフトウェアを用意する必要はなく、初期費用は一切かかりません。ご契約も1ヶ月単位で見直していただけ、「グループウェアをまず使ってみたい」というお客様にピッタリです。
基本料金だけで“仕事に使える26機能”の利用が可能
J-MOTTOは、462万以上のユーザー（2022年１月現在）が利用する「desknet's NEO」の優れた機能を低価格で利用できます。スケジュール管理だけでなく、Webメール、ワークフロー、回覧・レポート・文書管理など 26種類の機能を基本料金で ご利用いただけます。
約4,000社が利用する信頼のグループウェアのASP・クラウドサービス
ASP・クラウドサービスのグループウェアを提供し続けて20年。 約4,000社、14万ユーザーのお客様のご利用いただいています。 長年の経験と培ったノウハウを活かし、サービスの充実に努め、サーバーの運用環境やセキュリティ対策を万全に整え、ご利用企業にご負担をかけることなく、安心してご利用いただけます。また、フリーダイヤルのコールセンターでは専門のスタッフが、ご利用企業1人1人のお問い合わせにお応えします。
J-MOTTO ご入会後、 最大3ヶ月間 まで無料
J-MOTTOにご入会後、最大3ヶ月間を無料期間としています。この期間に「本格的に導入をするかどうか」をゆっくりご検討ください。
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