J-MOTTOワークフロー
1ユーザー220円/月（税込）！簡単操作で、スピーディな申請・承認業務を実現！
累計45,000社以上の導入実績を誇るJ-MOTTOが開発したワークフローシステム
ワークフローは、稟議申請や社内手続きを、ITを用いて簡単に効率化するツールです。
J-MOTTOワークフロー 4つの特徴
POINT 01 使いやすさ、わかりやすさにこだわり、機能も充実！
グループウェアのワークフロー機能をさらに強化。もちろんJ-MOTTOグループウェアともシングルサインオンでお使いお使いいただけます。
POINT 02 クラウドだから簡単導入！
サーバーを運用したり、ソフトをインストールする必要がなく、お申し込み当日からご利用いただけます。
POINT 03 スマートフォンに対応！
J-MOTTOワークフローは、スマートフォンに対応しております。
POINT 04 1人あたり月220円(税込)から利用可能！
2ヶ月の無料お試し利用もできます。
機能紹介
J-MOTTOワークフローでは、これまでのJ-MOTTOグループウェア内のワークフロー機能を強化した、さらに使いやすいサービスをご提供いたします。 もちろんJ-MOTTOグループウェアとシングルサインオンでお使いいただけます。
申請機能
申請書テンプレート
申請書は貴社のご要望に合わせて自由に作成することができます。また、すぐにご活用いただけるひな型もご用意しております。
申請書テンプレート・承認フローの自動選択
申請書を新規作成する際、申請書名を選択すれば、申請書式も承認フローも自動的に選択されます。
ユーザーは申請書作成時に毎回承認者、ルートを選択する必要がありません。
過去申請書の参照で再申請・コピーが簡単
過去の申請書を様々な条件で検索することができます。
また、再申請やコピーの機能を利用し、過去の申請書をもとに申請を行なうこともできます。
承認機能
申請書の種類ごとに承認フローを設定
運用管理者が申請書の種類毎に承認フローの初期値が設定できるので、ユーザーは申請書の作成時に毎回承認フローを指定する必要がありません。一方、必要に応じて申請者が自身で承認フローを選択し、申請することもできます。
承認フロー設定がフレキシブルにできる
「金額が○円以上の場合は部長承認、○円未満の場合は課長承認」というような条件を、フローを選択して申請書に設定することができます。
不在設定
承認者が出張や長期休暇などで不在となる期間に、申請が滞らないように対応するための設定項目です。代理承認者となったユーザーは、本来の承認者に代わって、承認/否決/差し戻しのいずれかの処理を行なうことができます。
また、運用管理者が、不在となる本人の代わりに不在設定をすることができます。
承認印を自由に設定
社内統一の印鑑画像をスキャンして取り込み、ワークフローの承認印として使うことができます。 特に設定をしない場合は、デイト印のように日付、承認者の名前が表示されます。
メール通知とTOP画面での処理待ち一覧で、承認漏れ防止
確認漏れや承認漏れを防止するため、ログイン後のTOP画面が処理待ち一覧となっています。
検索機能
様々な条件で検索可能
申請番号、申請者、申請日、申請者、件名、申請書などの条件で検索することができます。
申請書をPDFで一括印刷
検索結果から印刷したい申請書をチェックして、一括でPDF出力・印刷することができます。PDF出力時のレイアウトは左図のようになります。
申請書をCSVファイルで一括ダウンロード
申請された申請書を検索して、CSVファイル形式で一括出力することができます。
申請書の種類ごとの連番設定
申請書番号、決裁番号を、申請書毎にそれぞれに連番設定することができます。
スマートフォン対応
J-MOTTOワークフローは、スマートフォンに対応しております。
スマートフォン対応機能
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処理待ち一覧
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申請書作成～承認
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申請書検索
画面イメージ
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処理待ち一覧
インターネット環境があれば、社外や在宅勤務中でも申請・承認が可能。場所に縛られない柔軟な働き方をサポートします。
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申請書作成～承認
過去の申請データを一元管理し、検索・再利用を効率化。履歴確認や申請内容の分析が容易になり、業務改善につながります。
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申請書検索
承認履歴が自動で記録され、プロセスの可視化と監査対応を強化できます。コンプライアンス遵守やリスク管理にも効果を発揮します。
J-MOTTOワークフロー導入で実現する6つのメリット
01
申請をもっと簡単に
申請ルートを自動判定することで、都度の選択作業を削減。誰でもスムーズに申請でき、承認スピードを大幅に向上させます。
02
ペーパーレスでエコ＆効率化
紙の申請書や押印をデジタル化し、印刷・保管コストを削減。業務効率の向上とともに、環境配慮型のワークスタイルを実現します。
03
コスト削減と運用負荷の軽減
導入・運用コストを抑えながら、紙・郵送・人件費などの間接コストを削減。スモールスタートにも対応できる柔軟な運用が可能です。
04
テレワークでもスムーズに承認
インターネット環境があれば、社外や在宅勤務中でも申請・承認が可能。場所に縛られない柔軟な働き方をサポートします。
05
情報の見直しで業務を最適化
過去の申請データを一元管理し、検索・再利用を効率化。履歴確認や申請内容の分析が容易になり、業務改善につながります。
06
内部統制の強化と透明化
承認履歴が自動で記録され、プロセスの可視化と監査対応を強化できます。コンプライアンス遵守やリスク管理にも効果を発揮します。
ワークフローシステムの業務活用例
紙やメールでの申請・承認業務が多い企業では、情報の抜け漏れや承認の遅れが発生しやすく、担当者の負担が大きくなりがちです。そこで注目されているのが、ワークフローシステムによる業務プロセスの電子化。ここでは、実際に企業で多く導入されている「業務・部署別の活用例」を紹介します。
①総務部門：備品申請・社内届出のデジタル化
最も導入効果が高いのが、総務の定型申請業務。「備品購入申請」「出張旅費精算」「住所変更届」「社内報告書」など、紙やメールでやり取りしていた業務をワークフロー化することで、承認のスピードアップと申請状況の可視化が可能になります。承認ルートをあらかじめ設定しておけば、担当者不在時でも自動的に代理承認へ回るため、業務の停滞を防げます。結果として、「誰がどこで止まっているか」を追う手間もなくなります。
②人事部門：入退社手続きや勤怠関連の一元管理
人事では、「入社手続き」「雇用契約更新」「退職届」「育休・産休申請」「在宅勤務申請」など、部署をまたぐやり取りが多いのが特徴です。ワークフローを活用すれば、必要な書類を自動で関連部署（総務・経理・情報システムなど）へ通知でき、情報共有の抜け漏れを防止できます。また、勤怠管理システムとの連携により、有給申請や残業申請も一元管理できるようになり、人事担当者の確認作業を大幅に削減できます。
③経理部門：経費精算・支払処理のスピードアップ
経理では、特に「経費精算」「請求書処理」「支払依頼」などの業務で効果を発揮します。ワークフロー化により、金額条件による自動承認ルート設定や、領収書の添付漏れチェックなどを自動化できます。また、承認履歴がすべてログに残るため、内部統制や監査対応にも有効。月末・月初に集中しがちな経費処理の負荷を分散でき、経理部門全体の処理スピードが平均20～30％向上した事例もあります。
④営業部門：見積・契約プロセスのスムーズ化
営業では、「見積書承認」「契約稟議」「値引き承認」など、スピードが命のプロセスでワークフローが力を発揮します。紙やメール承認だと、上長不在で案件が止まることもありますが、システム化すればスマホからでも承認が可能。営業現場にとっては「すぐ承認される＝すぐ提案できる」ことが顧客満足にも直結します。さらに、見積書や契約書の最新版をクラウド上で共有できるため、営業・法務・経理間の連携ロスを削減できます。
⑤情報システム部門：アカウント申請・機器管理の効率化
情報システム部門では、社員の入退社に伴う「アカウント発行申請」「PC貸与申請」などが多く、手動での管理は煩雑になりがちです。ワークフローを導入することで、申請・承認・完了通知までを自動化し、作業漏れや二重対応を防ぎます。また、社内ヘルプデスク対応もチケット制ワークフローにすることで、対応状況の可視化と属人化の防止が可能です。
⑥管理職・経営層：意思決定の迅速化と見える化
ワークフローシステムの導入効果は、現場だけでなく経営層にも及びます。全ての申請・承認履歴がデータ化されることで、「どの部門にどれだけの稟議が集中しているか」「承認にかかる平均時間」などを定量的に分析できます。これにより、組織全体の意思決定スピードを改善し、業務プロセスを定期的に最適化できます。
グループウェアのワークフロー機能の違い・比較
J-MOTTOワークフローは、グループウェア累計導入実績45,000社以上を誇るJ-MOTTOが、これまで運用実績とご利用者の方々からのご要望をもとに独自開発したワークフローサービスです。J-MOTTOグループウェアの基本機能に「ワークフロー機能」がございますが、より高度な機能、運用を求めるお客様を対象にオプションサービスとして提供しております。
| 実装機能 | グループウェア ワークフロー |
J-MOTTO ワークフロー |
備考 |
|---|---|---|---|
| 申請経路の事前登録 | ○ | ○ | 申請時の承認フローを設定することができます。 |
| 申請作成時の 承認フロー自動設定 |
○ | ○ | 申請書とフローを紐づけて設定することができるため、申請書作成時は書式名を選択するだけで、雛形、フローが呼び出されます。 |
| 申請書式の雛形の作成 | ○ | ○ | 書式のパーツをドラッグ＆ドロップして、レイアウトを決めることができます。 |
| 申請書式雛形のサンプル集 | ○ | ◎ | グループウェアは、グループウェア開発元ネオジャパン社のサイト上より、書式サンプルをダウンロードしたものをインポートして利用できます。 (サンプル約60種類) J-MOTTOワークフローは、予め用意されたサンプルを選択するだけで利用開始できます。 (サンプル約50種類) |
| 申請書の CSV一括ダウンロード |
△ | ○ | 選択した申請書を一括してCSVファイルに落とすことができます。また条件指定をしてダウンロードすることも可能です。グループウェアではダウンロードデータに承認履歴を含みませんが、J-MOTTOワークフローでは承認履歴やコメントも出力可能です。 |
| 申請書の共有・展開 | △ | ◎ | 申請経路外のユーザーにも閲覧権限を付与し、申請内容を共有することができます。グループウェアでは、申請経路外のユーザーへ共有するためには文書管理機能へ連携する必要があります。 |
| 申請書の代理作成 | × | ○ | 申請者の代わりに申請書を作成することができます。代理作成者が作成した申請書を申請者に送信し、申請者自身が申請を行います。 |
| 不在時の承認委任設定 | ○ | ◎ | グループウェアでは申請者自身が不在時の設定をするしかありませんが、J-MOTTOワークフローでは、システム管理者が承認者に代わって不在設定ができます。 |
| 自動承認設定 | ○ | ○ | 不在時の承認ルールとして自動承認の選択ができます。 |
| 管理者による代理承認 (強制承認) |
× | ○ | 管理者権限で代理承認ができます。 |
| 申請番号の採番・連番設定 | ○ | ○ | 申請書毎の自動採番設定ができます。 |
| 決裁番号の採番・連番設定 | × | ○ | 申請番号とは別に決裁番号を採番、設定することができます。 |
| 申請書の転送 | × | ○ | 判断のつかない申請内容に関して、承認ルート以外の任意のユーザーに確認や相談を行うことができます。 |
| 条件付決裁 | × | ○ | 最終承認者（決裁者）のところで決裁の表示部分が条件付決裁と表示されます。 |
| 承認印のカスタマイズ | × | ○ | 既定の印章以外に1種類設定できます。 |
| 申請受取時の通知メール | ○ | ○ | 承認依頼を受けた際には、申請者にメールが送信されます。 |
| 申請完了時の通知メール | △ | ◎ | グループウェアは申請者にのみ通知されますが、J-MOTTOワークフローでは、申請者以外にもメール通知できます。 |
| 申請中の申請内容編集 | △ | ○ | グループウェアは申請者に差し戻し時のみ編集可能ですが、J-MOTTOワークフローでは申請中でも編集できます。 |
| スマートフォン版対応 | △ | ◎ | グループウェアは申請書の承認のみ可能ですが、J-MOTTOワークフローでは申請書の作成・承認・差し戻し・検索ができます。 |
| データ容量 | △ | ◎ | グループウェアの料金体系はデータ基本容量300MB・追加容量50MB単位（月650円）ですが、J-MOTTOワークフローでは基本容量1GB・追加容量500MB単位（月1,000円）でご利用いただけます。 |
どちらが向いている？企業規模・ワークフロー数での選び方
グループウェア標準のワークフロー機能が向いているケース
J-MOTTOワークフローは、グループウェア導入実績4,000社のJ-MOTTOが、これまで運用実績とご利用者の方々からのご要望をもとに独自開発したワークフローサービスです。J-MOTTOグループウェアの基本機能に「ワークフロー機能」がございますが、より高度な機能、運用を求めるお客様を対象にオプションサービスとして提供しております。
オプションサービスのJ-MOTTOワークフローが向いているケース
拠点や部署が多く、同じ申請でも経路パターンが複数存在する企業では、J-MOTTOワークフローのような専用サービスが適しています。 スマホから申請・承認を完結させたい現場が多い、代理承認や条件付き決裁が必要、監査や経理向けにCSV出力や承認履歴をしっかり残したい、といったニーズがある場合は、標準機能だけでは運用に限界が出ることがあります。 また、情報システム部門が全社のワークフローを統制したい中堅企業以上では、柔軟性と管理機能の両方を備えたJ-MOTTOワークフローの利用を検討するとよいでしょう。
ワークフロー機能に関するよくあるご質問
ご利用料金
| 月払い | ||
|---|---|---|
| 初期費用 | 無料（単独利用の場合：33,000円(税込)） | |
| 基本料金 | ユーザー数 10ユーザーまで |
2,000円 2,200円(税込) |
| ディスク容量 1GBまで | ||
| 超過料金 | 10ユーザー毎 |
2,000円 2,200円(税込) |
| 500MB毎（ディスク容量の追加のみ） |
1,000円 1,100円(税込) |
|
※1GBは1,000MB換算となります。 ※J-MOTTOワークフローのお支払いは「月払い」のみとなります。 ※ディスク容量は、J-MOTTOワークフロー単体の利用容量です（グループウェアの容量と合算はできません）。 ※課金対象となる利用ユーザー数はこちら、ディスク容量は会員情報管理からご確認ください。 ※基本料金・超過料金ともに翌月請求となります。 ※単独利用の場合、最低利用期間は無料期間終了後12ヶ月です。 ※最大2ヶ月お試し無料
お申込み方法
既にJ-MOTTOをご利用のお客様
オプションサービスのお申し込みは、会員情報管理よりお手続きいただけます。詳細はこちらをご覧ください。
J-MOTTOワークフローの単独利用をご希望のお客様
以下よりお申込みください。（※グループウェア、その他オプションサービスはご利用できません。）
※グループウェア・その他オプションサービスはご利用できません。
注意事項
※無料期間は申込の翌月末までです。 ※J-MOTTOワークフロー単独利用の場合、最低利用期間は無料期間終了後12ヶ月です。
