インターネット環境があれば複数拠点で即利用出来る
J-MOTTOグループウェアを採用して、５年近くたちます。当社は日本全国に直営店を展開しておりますが、グループウェアを利用する前は、まだ、店舗テナントの通信環境もまちまちで、本社と店舗との連絡手段はファックスがメインでした。徐々にインターネット環境も整い、メールの送受信が出来るようになり、「それではグループウェアも使ってみようか」という話が持ち上がりました。システム構築の必要もなく、必要な機能が備わっていて低価格で運用出来るということで、検討を始めてすぐにJ-MOTTOに決めました。
本社と店舗との情報共有にグループウェア
元々アナログなやり取りが多かったため、操作面への不安もありました。しかし、グループウェアの利用目的が明確だったことから、社内にもスムーズに受け入れられました。
現在は約250名のユーザーを登録しており、全社員にIDを付与しています。さらに店舗ごとにも1つのIDを発行し、運用しています。
本社・店舗間では主に「インフォメーション」「回覧板」「レポート提出」「文書管理」を利用しています。
「インフォメーション」では全社通達や店舗向けの定期連絡を掲載しています。「回覧板」は、特定ブランドの複数店舗へ一斉にお知らせを配信し、各店舗からの回答を集める際に活用しています。
また、「レポート提出」では販売報告用のフォームを作成し、各店舗から本社へ報告を送ってもらっています。メールのように個別のやり取りになりがちな情報も、グループウェア上で一元管理できるため、情報の見落としが少なくなりました。
特に「文書管理」は利用頻度の高い機能です。ブランドごとに閲覧権限を設定したフォルダを作成し、商品の画像や社内向けカタログなどを保管しています。入れ替わりの多い商品情報も、常に最新の状態で共有できます。
大容量のデータをメールで受け渡しする必要がなく、データ管理も効率化されました。そのため社内では「画像のやり取りは文書管理」とルール化して運用しています。
機能の使い分けが可能
店舗には「スケジュール」の機能を非公開設定にして、本社では「スケジュール」も利用しています。J-MOTTOグループウェアでは、ユーザーの所属グループごとに利用できる機能を決めることが出来るので、便利だと思います。
※掲載内容は取材時のものです。
