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活用事例

“手帳代わりにグループウェアでスケジュール管理”を...

利用している主な機能

スケジュール、設備予約、その他各自で必要な機能を利用

スケジュール管理が要

当事務所には21名の弁護士が所属しているのですが、裁判やクライアントとの打ち合わせ等、事務所の内外を問わず分刻みで活動する各弁護士のスケジュールを管理する事務員にとって、グループウェアで全弁護士の予定を一元管理出来るのは非常に便利です。また、1つの案件を複数の弁護士で担当することも多く、グループウェアは弁護士間のスケジュール共有にも有効です。
また、使いこなしているある弁護士は、手帳のようにグループウェアのスケジュールを利用しているようです。外出先で携帯電話やPDAからスケジュールの閲覧や登録が出来ますので、急な予定変更にも直ちに対応できます。

スケジュールのこんなところが便利!

スケジュールのこんなところが便利!裁判は通常一定間隔で開かれていきますので、同一事件の裁判のスケジュールを登録する場合など、同タイトルの案件(予定)を複数の日程に登録する場合は、スケジュールをコピーして簡単に登録出来るので便利です。(“複写して新規作成”の機能を利用)

設備予約の利用

当事務所は同じビルの中で2フロアに分かれていることもあり、グループウェアを利用して会議室等の共有設備を管理できるのは便利です。最近は、会議室以外にも、共用のデジタルカメラやパソコンも登録して、使用状況を一元的に管理できるようにしました。

出先から確認出来ることがポイント

今後は「ウェブメール」や「伝言・所在」も積極的に使っていければと思っています。
事務所内にいなければ確認出来なかったメールも、「ウェブメール」を利用すれば、外出先や自宅からインターネット接続可能なパソコンやモバイル環境を利用してメールの送受信が出来るので、便利になるでしょう。
また、現在外出中の弁護士宛にかかってきた電話は、緊急案件以外は伝言メモを机の上に置いておくという方法をとっているため、基本的に弁護士は帰所時に初めて電話の存在を知ることになるのですが、「伝言・所在」と通知メール機能を利用すれば、電話があったことをリアルタイムに弁護士に知らせることが出来るため、情報伝達のタイムラグを省くことが出来ます。

小沢・秋山法律事務所様
所在地 東京都港区虎ノ門1丁目1番21号 新虎ノ門実業会館7階
創立 昭和49年4月
在籍人数 弁護士21名、弁理士1名、事務員17名、提携税理士1名
取扱分野 企業法務(企業経営から生ずる法律問題全般、株主総会関係)、金融法務(銀行法、信託法、担保法、倒産法等)、M&A、債権・不動産証券化、金融商品取引法、独占禁止法、商標法、民事執行法、割賦販売法、ITに関連する法務、その他一般民事全般(個人に係わる法律問題、相続関係等)

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