株式会社フォーラムジャパン 様

派遣添乗員との情報共有をいかに深めるか？

人材派遣業を営むフォーラムジャパンにとって、最大の企業価値は「派遣人材のスキル」にある。スキルを維持し、さらに向上するためには、会社側から派遣従業員に対して、スキルアップのための働きかけや情報提供を常に絶やさないことが大切だ。しかし同社 営業本部 統括マネージャー 合間正一氏によれば、かつてはこうした取り組みに課題を抱えていたという。

「添乗員にスキルを伸ばしてもらうためには、派遣先企業に関する情報や、渡航先に関する最新の現地情報などを提供することが助けとなります。しかし、会社から従業員に対して情報を発信する手段は、緊急、重要な場合を除き、月に１度発行するリーフレットしかありませんでした。これをWeb上で公開したり、紙に印刷して郵送したりしていたのですが、月１度では情報の鮮度が古くなってしまう上、派遣従業員がその内容にきちんと目を通したかどうかも確認できませんでした」（合間氏）

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合間正一氏

添乗員同士が個人的に情報を交換し合ったり、FacebookなどのSNSを通じて情報を共有したりといった取り組みは自発的に行われてはいたものの、その共有範囲は限定的で、スキルやノウハウが属人化してしまう傾向がどうしても避けられない状態だった。
そこで同社は2015年から、会社と派遣添乗員、あるいは添乗員同士で広く情報を共有できる新たな仕組みの導入を検討し始めた。さまざまな製品やサービスを比較する中で、最終的に同社が選んだのは、リスモン・ビジネス・ポータルが提供するクラウド型のグループウェア「J-MOTTO」だった。
J-MOTTOはユーザー数350万以上の導入実績（※）がある国産グループウェア「desknet's NEO」クラウドサービス版だ。オンプレミス版で評価が高い使い勝手の良さに加え、クラウドならではの導入のしやすさや「1ユーザー当たり月額150円から」というコストパフォーマンスの高さで注目を浴びている。

2017年１月時点のユーザー数

現場ユーザーからの高い評価もあり、国産グループウェアのクラウド版「J-MOTTO」を採用

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牧野志保氏

J-MOTTOを選んだ理由について、フォーラムジャパン 営業本部 マネージャー 牧野志保氏は次のように説明する。
「もともと本社ではdesknet's NEOを利用しており、その使い勝手の良さは現場ユーザーから高く評価されていました。管理側が運用に慣れていたこともあり、今回もそのクラウド版であるJ-MOTTOを導入するのが得策だと判断しました。また、１ユーザー当たり150円と安価な点も、非常に大きな魅力でした」

自社に必要な情報だけを活用できるよう、スタッフ自らカスタマイズ

こうして同社は2016年初頭、本社と派遣添乗員との間の情報共有基盤をJ-MOTTOで構築する方針を決定した。その導入は極めてスムーズに運び、合間氏、牧野氏とも戸惑った作業は何一つなかったという。J-MOTTOは「スケジュール」や「ウェブメール」「ワークフロー」「ポータル」などをはじめ、全部で25種類の機能を備えるが、同社はスマートフォンからでも使いやすくなるように、「インフォメーション」「電子会議室」「文書管理」「ネオツイ」（社内SNS）などの８つの必須機能に絞ってシンプルなポータル画面を設計した。

ポータル画面のトップには必須機能のアイコンとともに会社からの最新の連絡事項を掲載し、また他のタブ画面では派遣添乗員に対する「お知らせ」や「方面別インフォメーション」「マニュアル／タイムシート」といった情報を配置した。

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ちなみに、画面のデザインやカスタマイズは、J-MOTTOの導入や運用を担当する同社営業本部の従業員が全て行ったという。

「パーツをドラッグ＆ドロップで配置するだけで簡単に画面をデザインできますから、開発スキルを全く持たない私たちでも簡単にカスタマイズできました。こうした柔軟なカスタマイズ性を備えている点も製品選定時に重視したポイントでしたが、J-MOTTOはこの期待に見事に応えてくれました」（牧野氏）

最新の情報や連絡事項のタイムリーな共有が可能に

2016年２月、J-MOTTOの本格運用がスタートした。ユーザー数は、社外で働く派遣添乗員を中心に約600人。それまで月に1度、Webや紙でまとめて通知していた会社からの連絡事項を、J-MOTTOのポータルサイト上でリアルタイムに掲載するようにした。また「これは確実に目を通してもらいたい」という連絡事項は、受信者が開封したかどうかを確認できるネオツイのDM（ダイレクトメッセージ）や回覧・レポートの機能を使って個別に通知することにした。

新たな仕組みの導入によって、派遣添乗員に対する情報の伝達は以前と比べはるかにスムーズかつタイムリーになった。

「月１回まとめて情報をフィードバックするやり方では、どうしても情報の鮮度が落ちてしまいますが、J-MOTTOなら常に最新の情報を派遣添乗員に届けることができます。しかも、情報をJ-MOTTOに掲載する作業は、情報発信元の部署の担当者が直接行えますから、情報の鮮度を保つことができます。また、添乗員には情報の新着時だけでなく、都合の良いタイミングで再確認してもらえるようになりました。特に海外派遣中の添乗員には時差に影響されず確認してもらえるようになり効果的です。加えて、以前はリーフレットの郵送費や印刷費などのコストもかかっていましたが、これらが削減できたことも副次的なメリットです」（合間氏）

20歳から69歳の添乗員が使いこなす―充実したサポートのおかげで管理工数も極小化

会社と派遣従業員の間だけでなく、派遣従業員同士の情報共有もJ-MOTTO導入で活発になった。これを実現するために導入当初は、リーダー格のベテラン添乗員に積極的に情報発信してもらうよう指導も行った。

「初めは積極的に情報を発信する人とそうでない人がはっきり分かれていましたが、ベテランの添乗員に積極的に情報を発信してもらうよう促しました。その結果、徐々に添乗員同士の情報共有が進み、現在では仕事で接点がない添乗員同士の横のつながりが、J-MOTTOを通じて生まれるようになりました。『空港の一部が工事中で、移動ルートが以前と変わっているので注意』などの小さいながら重要な情報も共有されるようになり、添乗員の情報活用に大いに役立っています」（牧野氏）

なお、約600人のユーザーが一斉にJ-MOTTOを使い始めたため、導入初期には使い方に関する問い合わせが幾つか寄せられたという。添乗員の年齢は20歳から69歳と幅広く、ITリテラシーもバラバラだ。しかし牧野氏によれば、J-MOTTOの提供元であるリスモン・ビジネス・ポータルのサポート窓口を積極的に活用することで、ユーザーサポートの手間は最小限で済んでいるという。

「『ID／パスワードを忘れてしまった』といった問い合わせは、社内で対応するしかありませんが、それ以外の使い方についての問い合わせは全てリスモン・ビジネス・ポータルさんのサポート窓口が対応してくれますから、ユーザーにも直接そちらに問い合わせるよう案内しています。これによって管理工数は最小限で済んでいますし、適切にサポートしていただいた結果、現在では問い合わせ自体がほとんど発生していません」

一人一人のナレッジの共有がスキルアップ、企業価値の向上につながる

簡単かつ低コストで導入できたにもかかわらず、同社のJ-MOTTO環境は極めて安定して稼働しており、600人のユーザーの業務を日々支えている。添乗員の情報やナレッジの共有が、結果的に添乗員一人一人のスキルアップにつながり、企業価値の向上に寄与していると語る同社は、この実績を踏まえ、早くもJ-MOTTOの適用範囲を拡大することを検討している。

「現在は派遣添乗員を対象に運用していますが、これからは派遣事務員など他の職種の派遣従業員に対してもJ-MOTTOの仕組みを導入したいと考えています。やはり当社のような業態の企業にとって、派遣従業員に対するスキルアップやケアの施策はそのまま企業価値の向上に直結しますから、J-MOTTOのような情報共有の仕組みはビジネスを成長させていく上で極めて重用だと感じています」（合間氏）