業務効率化ツールを導入しない限り、つねに時間に追われる生活から逃れることはできません。ITツールを使えば大半の作業を自動化し、時間的余裕を生み出すことが可能です。ところが、業務効率化ツールの選び方を間違えてしまうと思わぬ事態に陥ることも･･･。業務効率化どころか、企業の評判が下がったり予算が圧迫されたりする恐れもあります。
今回は業務効率化ツールの選び方で失敗しないよう、代表的なツールと注意点についてお話したいと思います。
仕事効率化ツールを目的別に解説
＜連絡手段の効率化ツール＞
- ビジネスチャットツール
場所や時間にとらわれず、1対1やメンバー同士でメッセージや資料を送信できます。
会話形式でリアルタイムにやり取りできるので、対応スピードの速さが魅力です。スタンプを押すだけで即座にリアクションをとることも可能です。
- 社内掲示板ツール
社員全体に情報を伝達できるツールです。既読チェック機能やコメント機能、メッセージ機能で反応を可視化できる製品も少なくありません。
- 社内SNS
社内専用のビジネス用SNSツールです。チャット機能やファイル共有機能など、連絡や情報共有のための機能が搭載されています。
＜調整の手間を省く効率化ツール＞
- スケジュール管理ツール
従業員1人1人の予定を把握できるツール。居場所や予定を個別に確認しなくても、ひと目でそれぞれの動きが分かるようになっています。
- 日程調整ツール
会議や打ち合わせの日程を自動調整してくれるツールです。主催者から日程調整用のURLを送られてきた参加者は、都合のよい日程を選択するだけで日程の候補日、確定日が共有されます。
設備予約ツールと連携し、より効率的に業務を進めることも可能。
＜会議・打ち合わせの効率化ツール＞
- オンライン会議ツール
インターネットを利用し、オンライン上で会議や打ち合わせを開催するためのツールです。テレビ会議のように据え置き型の専用端末を用いる必要がなく、ネット環境があれば開催できます。
声＋映像の他、声だけのやり取りも可能で、チャット機能やファイル共有機能で資料を共有できる製品も便利です。
会議の議事録のために録音、録画できる製品も多く、のちにオンデマンド資料として保存することも。会社の説明会や面接、接客など色々な方法で活用できます。
- 設備予約ツール
会議室や社用車をオンライン予約できるツールです。空き枠も画面ですぐに分かるので、いちいち問い合わせる手間がありません。
＜業務自動化ツール＞
- PRAツール
手作業を自動化するためのツールで、自動化ロボットと呼ばれることもあります。ライバル会社の調査や分析、顧客情報の管理、データ入力など自動化できる業務は多岐に渡ります。
＜タスクを管理するためのツール＞
- タスク管理ツール
メンバーの課題や作業状況、個人のTODOリストの管理、プロジェクトの進捗状況を把握するためのツールです。仕事に優先順位をつけ、担当を割り振りしやすくなるメリットがあります。
＜ペーパーレス化ツール＞
- 文書管理ツール
情報をデジタル管理するためのツールです。文書をスキャンして電子化することで、特別な文書以外の紙は廃棄できます。
検索するときもキーワードを入力するだけですぐにヒットするため、必要な情報を取り出しやすくなります。
- 電子契約ツール
オンライン上で契約を締結するためのツールです。電子署名機能で、紙と押印が必要なくなります。
- ワークフローツール
申請、承認のプロセスをオンラインで済ませられるツールです。電子契約ツールと併用することで、決済業務を含む業務プロセスを一気に効率化できます。
- 経費精算ツール
交通費などの経費を申請、承認するためのツールで、領収書を1枚1枚手作業で処理せずに済みます。会計システムと連携させれば、入力作業もカット可能です。
業務効率化ツールを選ぶときの注意点
現システムとの兼ね合いもチェック
現システムと機能がかぶっていることもよくあるので、兼ね合いもチェックしましょう。連携性も製品によって差があるため、事前に確認する必要があります。
導入費用＋月々の維持費は予算内？
業務効率化ツールは製品によって導入費用や月々の維持費が高くつくこともあります。予算の範囲におさまるかどうか、長期スパンでお金のことも計算しておかなければなりません。
無料ツールは企業の評価ダウンのリスク
無料製品は有料製品に比べてセキュリティ対策が完璧ではないものが多く、情報漏えいなどのトラブルが勃発するリスクがあります。
セキュリティ対策に問題がなくても「無料ツールを使用している企業＝セキュリティ意識が低い企業」と他社からの評価が下がってしまうおそれもあります。
グループウェアが“最強の業務効率化ツール”と絶賛される理由
必要な機能が集約！単体ツール＜複合ツール
業務効率化ツールの中でもグループウェアは最強ツールと絶賛されています。必要な機能が複数搭載されている複合ツールのため、たった1製品で何役も果たせるからです。
使う側にも混乱が生じにくく、情報の一元管理に役立ちます。複数のツールを使い分けるとデータも分散してしまう上、費用もかさみがちです。
業務効率化のための活用テク
グループウェアは、自社の業務に合わせてカスタマイズできる製品も少なくありません。導入当初は基本的な機能で満足できても、事業の拡大に伴いカスタマイズが必要になる可能性もあります。
しかるべきタイミングで機能を拡張できる製品なら、途中で別の製品に乗り換えずに済むため安心です。
業務効率化機能があるグループウェアのおすすめはJ-MOTTO
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のグループウェアJ-MOTTOは「使いやすい業務効率化機能が揃っている」と評判です。
仮払精算もOK！1人220円（税込）で全26機能を使い放題
J-MOTTOは比較サイト主催の「ITトレンド年間ランキング」や「BOXIL SaaS AWARD」などのグループウェア部門でも、数多くの受賞歴がある実力派です。
搭載されている機能数が多く、業務効率化に即役立つ26機能を自由に使うことができます。しかも月々の費用は1人あたり220円（税込）という破格の安さです。
スケジュール管理や掲示板、設備予約機能など定番機能に加え、仮払精算機能などより便利な機能も標準装備されています。
活用の幅が広がるオプションサービスも充実
J-MOTTOはさらに活用の幅を広げられるよう、オプションサービスも豊富に揃えています。必要に応じてWeb勤怠やWeb給与明細などのオプションを追加し、機能を拡張することも可能です。
効率化を加速するモバイル対応
J-MOTTOはモバイル対応製品なので、パソコンはもちろんスマホ・タブレットでも問題なく使用できます。パソコンオンリーのツールでは、業務効率化の効果が半減してしまいかねません。
日報業務も、紙ベースよりエクセルの方が効率的とは言え、オフィスの中でしか提出・閲覧できないもどかしさがあります。
モバイル対応のJ-MOTTOを導入すれば、日報のためだけに帰社するわずらわしさからようやく解放されます。
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