無料が魅力のグループウェア。
導入前に確認しておきたい注意ポイントとは？

グループウェアはチームの情報共有を支援するITソリューション

ビジネスの成功には、チームワークが重要です。部門や課、プロジェクトの複数メンバーがうまく協調・協業することで、大きな成果を出すことができます。ここで肝心なのがチーム内の情報共有で、グループウェアはこれを支援するITシステムです。働く仲間の情報や仕事の状況を1つのシステム上で統合管理し、それらを公開・共有することで共創を生み出すとともに、協調・協業を加速させる効果があります。代表的な機能には、Webメールやスケジュール管理、設備予約などがありますが、その対象範囲はグループウェアによって異なります。

コストをかけずに試せる無料のグループウェアもある

最近は無料のグループウェアも数多く提供されており、「まずはコストをかけず使ってみたい」という時、気軽に利用できます。ここでは、４つの無料グループウェアを紹介します。

無料のグループウェア 導入のメリット・デメリット

無料グループウェアのメリットは、何といってもコストがかからないことです。固定経費を少しでも抑えたい組織にとっては、これは大きな魅力です。

しかし、無料であるがゆえに、ユーザー数、機能、容量などで上限が設けられている場合が多く、不便さをがまんして利用することになるかもしれません。組織や事業の成長・拡大に伴い、利用規模を広げたい時は、有料サービスに移行や、有料プランへアップグレードする必要があります。無料で使い続けるのは難しい、と考えた方がよさそうです。

また、無料版はサービス提供の中止・中断などを利用規約で免責としているケースが多く、突然利用できなくなっても、メーカーを責めることはできません。直近では、サイボウズLiveが2019年４月にサービス提供を終了。200万を超えるユーザーが代替サービスの選定・導入に追われました。

さらに、サポート対応も期待できません。何かトラブルが発生しても、すべて自分たちで解決することが求められます。ITに精通したスタッフがいない組織では、これはかなり高いハードルになります。

図１：無料のグループウェア 導入のメリット・デメリット

無料のグループウェア 導入前の注意ポイント

無料のグループウェアを利用する際は、次の点に注意しておくとよいでしょう。

• 今後の組織の成長性やグループウェアの活用度
  もし、ビジネスの成長や将来的にグループウェア活用が見込まれるのであれば、あらかじめ拡張性の高いサービスを選択しておいた方が賢明です。「組織や事業が大きくなった時に考えればいい」と考えていると、結局、割高なサービスを選ばざるを得なくなったり、「協調・協業効率を高めたいからグループウェアを使う」はずなのに、ユーザーが不便さをがまんしながら利用することになります。
• トラブル発生時、サービス提供中止時の対応体制
  サポートや問い合わせ対応は期待できないため、自社で対応体制を確立しておく必要があります。この点をおざなりにしておくと、いざトラブルが発生した時にタイムリーに解決できず、業務の中断・停滞を招いてしまうこともあります。また、突然サービス提供が中止されることもありえるので、そうした事態に備えたバックアッププランを立てておく必要もあります。
• セキュリティ対策の確認
  無料のサービスだからセキュリティが甘い、というわけではありません。しかし、その詳細についてはブラックボックスになりがちです。「まあ大丈夫だろう」で済まさず、ベンダーの情報サイトや利用規約のすみずみまで目を通すなど、利用者側で事前防衛を図っておきましょう。

図２：導入前に確認しておきたい注意ポイント

まとめ：低価格のグループウェアも視野に入れて検討を

無料ながら充実したサービスを提供するグループウェアは魅力的です。しかし、そこには無料であるがゆえのデメリットが存在します。そのリスクを回避しながら、安心して利用できる低コストのグループウェアサービスもあります。

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