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無料が魅力のグループウェア。
導入前に確認しておきたい注意ポイントとは?

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グループウェアとは?今さら聞けない基本から導入メリットまでを詳しく解説

2019年09月30日

「コストをかけず、ちょっと使ってみたい」という時に便利な無料のグループウェア。最近は、種類も増えてきました。実際、どんなサービスが提供されているのでしょうか。ここでは、4つの無料グループウェアを紹介。また、無料のグループウェアを導入する前に、確認しておきたい注意ポイントをまとめてみました。

グループウェアはチームの情報共有を支援するITソリューション

ビジネスの成功には、チームワークが重要です。部門や課、プロジェクトの複数メンバーがうまく協調・協業することで、大きな成果を出すことができます。ここで肝心なのがチーム内の情報共有で、グループウェアはこれを支援するITシステムです。働く仲間の情報や仕事の状況を1つのシステム上で統合管理し、それらを公開・共有することで共創を生み出すとともに、協調・協業を加速させる効果があります。代表的な機能には、Webメールやスケジュール管理、設備予約などがありますが、その対象範囲はグループウェアによって異なります。

コストをかけずに試せる無料のグループウェアもある

最近は無料のグループウェアも数多く提供されており、「まずはコストをかけず使ってみたい」という時、気軽に利用できます。ここでは、4つの無料グループウェアを紹介します。

GRIDY

国産のSaaS型グループウェアで、マイページ/スケジュール/設備予約/プロジェクト管理/メールなど23の機能を有しています。ユーザー数は無制限、利用できる全体のストレージ容量は最大1GBです。ユニークな点は、社内だけでなく社外のGRIDYユーザーと連携できることです。ただ、スマートフォンアプリは利用できず、利用したければ有料の上位サービスを契約する必要があります。また、無料版にはサポートがありません。

iQube

国産のSaaS型グループウェアで、スケジュール管理/タスク管理/メッセージ/社内Wiki/社内ソーシャルブックマーク/ファイル管理など10の機能を有しています。ユーザー数は10名までで、利用できる全体のストレージ容量は最大30MBです。モバイルでの利用は、スマートフォンのブラウザ経由で可能です。10名以上のユーザーやストレージ容量を追加したい場合は、有料プランに移行する必要があります。また、コンテンツ登録の上限があり、レポートや掲示板など個別機能それぞれに100個までとされています。無料版はサポートを受けられず、利用規約では「無料サービスの提供の停止・廃止」が免責事項と記載されています。

Zoho Connect

米国に本社を置くZoho Corp. のSaaS型グループウェアで、フィード/チャネル/フォーラム(掲示板)/チャットなど、コミュニケーションの活性化に便利な9つの機能を有しています。ユーザー数は無制限ですが、全体のストレージ容量は10GBまでで、作成できるグループ数は15までと制限があります。また、英語、中国語、フランス語など、日本語を含め19言語に対応しています。しかし、ストレージ容量を追加したい場合は、有料のエンタープライズプランに移行する必要があり、無料版には日本語のサポートがありません。また、海外製品にありがちな「突然のサービス終了」といったリスクもぬぐえません。

R-GROUP

国産のSaaS型グループウェアで、タイムライン/スケジュール/掲示板/メール/タイムカード/ステークホルダ/無料通話など12の機能を有しています。ユーザー数は無制限です。また、英語、中国語、フランス語など11言語に対応しています。モバイルアクセスは、スマートフォンアプリを通じて行えます。質問などの問い合わせは、ヘルプデスクサービス「顧客用ポータル」で行え、回答はメールで届きます。ただし、利用規約には「無償の電話、FAXなどによるサポートの義務は負わないものとします」と記されています。

無料のグループウェア 導入のメリット・デメリット

無料グループウェアのメリットは、何といってもコストがかからないことです。固定経費を少しでも抑えたい組織にとっては、これは大きな魅力です。

しかし、無料であるがゆえに、ユーザー数、機能、容量などで上限が設けられている場合が多く、不便さをがまんして利用することになるかもしれません。組織や事業の成長・拡大に伴い、利用規模を広げたい時は、有料サービスに移行や、有料プランへアップグレードする必要があります。無料で使い続けるのは難しい、と考えた方がよさそうです。

また、無料版はサービス提供の中止・中断などを利用規約で免責としているケースが多く、突然利用できなくなっても、メーカーを責めることはできません。直近では、サイボウズLiveが2019年4月にサービス提供を終了。200万を超えるユーザーが代替サービスの選定・導入に追われました。

さらに、サポート対応も期待できません。何かトラブルが発生しても、すべて自分たちで解決することが求められます。ITに精通したスタッフがいない組織では、これはかなり高いハードルになります。

図1:無料のグループウェア 導入のメリット・デメリット

図1:無料のグループウェア 導入のメリット・デメリット

無料のグループウェア 導入前の注意ポイント

無料のグループウェアを利用する際は、次の点に注意しておくとよいでしょう。

  • 今後の組織の成長性やグループウェアの活用度
    もし、ビジネスの成長や将来的にグループウェア活用が見込まれるのであれば、あらかじめ拡張性の高いサービスを選択しておいた方が賢明です。「組織や事業が大きくなった時に考えればいい」と考えていると、結局、割高なサービスを選ばざるを得なくなったり、「協調・協業効率を高めたいからグループウェアを使う」はずなのに、ユーザーが不便さをがまんしながら利用することになります。
  • トラブル発生時、サービス提供中止時の対応体制
    サポートや問い合わせ対応は期待できないため、自社で対応体制を確立しておく必要があります。この点をおざなりにしておくと、いざトラブルが発生した時にタイムリーに解決できず、業務の中断・停滞を招いてしまうこともあります。また、突然サービス提供が中止されることもありえるので、そうした事態に備えたバックアッププランを立てておく必要もあります。
  • セキュリティ対策の確認
    無料のサービスだからセキュリティが甘い、というわけではありません。しかし、その詳細についてはブラックボックスになりがちです。「まあ大丈夫だろう」で済まさず、ベンダーの情報サイトや利用規約のすみずみまで目を通すなど、利用者側で事前防衛を図っておきましょう。

図2:導入前に確認しておきたい注意ポイント

図2:導入前に確認しておきたい注意ポイント

まとめ:低価格のグループウェアも視野に入れて検討を

無料ながら充実したサービスを提供するグループウェアは魅力的です。しかし、そこには無料であるがゆえのデメリットが存在します。そのリスクを回避しながら、安心して利用できる低コストのグループウェアサービスもあります。

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