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ビジネスでスケジュールを共有、
そのメリットと実現方法

column

2019年10月30日

組織では、従業員同士のスケジュールが共有できるとビジネスはスムーズに進み、よりチームワークを発揮しやすくなります。スケジュール共有を実現するITツールに、カレンダーアプリやグループウェアのスケジュール機能があります。今回は両者それぞれのメリットを、わかりやすく比較してみました。

組織で従業員のスケジュールを共有するメリットとは?

企業内で、共有すれば仕事がスムーズに進む「情報」の筆頭はスケジュールです。メール、SNS時代になったとはいえ、企業には電話がかかってきます。それらは自分宛と限らず、別の人に取り次ぐケースも多いです。

その従業員が席に居れば、取り次げばよいのですが、問題は不在の場合です。何も情報がなければ「ただいま席におりません」となり、何時に戻るかと尋ねられても「わかりません」と答えるしかありません。

しかし、ITツールでスケジュールを共有しておけば、外出中、会議などで一時的に離席、休暇中などの状況が一目でわかり、その内容に応じた対応が可能です。

会議をセッティングする場合も、従業員のスケジュールが不明では、1人ひとり確認して回るしかなく、会議をはじめるまでに時間がかかってしまいます。これは、時間の無駄以外の何物でもありません。しかし、あらかじめスケジュールを共有しておけば、確認して回らなくても従業員の空き時間がわかり、迅速かつ容易に会議の時間を組み入れることができます。

図1:組織でスケジュール共有するメリット

図1:組織でスケジュール共有するメリット

また最近は、育児や介護、病気などが理由で、フルタイムで働けない従業員が増えています。そんな従業員たちの状況が共有できれば、本人にいちいち確認しなくても、フォローしやすくなり、チームワークが高められます。

さらに、スケジュール共有によって、部下から上司への活動報告と、上司による部下の活動把握が効率化できます。日報作成・チェックという習慣も重要ですが、日報を待たなくても活動の概略がつかめるため、タイミングを逃さずに上司が指示を出したり、上司に指示を仰いだりすることができます。

加えて、企業では部門の壁を超えたプロジェクトが立ち上がることがあります。ここでも、ITツールを活用すれば、メンバーのスケジュール管理・把握を容易に行えます。

はじめの一歩としてのスケジュール共有ツール

では、スケジュール共有が可能なITツールには、どのようなものがあるでしょうか。身近なものでは、無料で利用できるカレンダーアプリ。「Googleカレンダー」やスマホアプリの「TimeTree」「urecy(ウレシイ)」などです。

スケジュール共有の方法はさまざまです。1人のユーザーがカレンダーを作成し、それを他のユーザーと共有して、自分のスケジュールを知らせたり、複数ユーザー間で内容を編集できるものもあれば、共有を前提とした1つのカレンダーを用意し、そこへ複数人が書き込んでいくというタイプもあります。SNS的な機能を持つものもあり、リアルタイムのコミュニケーションに強いのが特徴です。

しかし、アプリによっては、スケジュールを共有できる人数に上限が設定されているものや、チーム全員が入力できないものもあります。そのため、カレンダーアプリでのスケジュール共有は、“少人数の間で「いつ」「どこで」「何をする」といった行動情報だけを共有できればいい”という限定条件がついてしまいます。

情報共有以上のことを実現できるグループウェア

もう1つの選択肢は、グループウェアのスケジュール機能を使うことです。もともとグループウェアは、企業内のさまざまな情報の共有・活用のためのツールで、スケジュール機能は最もよく利用されるアプリケーションです。これを活用すれば、個人のスケジュールはもちろん、グループ全員のスケジュールを共有できます。多くのメンバーが参加する会議であっても、簡単に空き時間を検索・調整可能です。

しかも、このスケジュールは会議室予約機能やファイル管理機能といった他の機能と連携できるため、会議室を同時に予約したり、会議資料をアップロードしてあらかじめ目を通しておいてもらうことができます。1つのツールで作業が完結できるので、業務の効率化が図れます。

また、情報を閲覧するだけでなく、会議招待への回答や申請書の承認行為がスマートフォンやタブレットでも行え、外出の多い営業担当者やテレワーク実践者も、空き時間にタイムリーに反応することができます。

図2:カレンダーアプリvs グループウェア スケジュール機能

図2:カレンダーアプリvs グループウェア スケジュール機能

J-MOTTOなら、アクセス権設定で“見せない”ことも可能

「もっと、安く」「もっと、手軽に」「もっと、簡単に」をサービスコンセプトにしたグループウェア「J-MOTTO」なら、アクセス権の設定により、情報の共有・非公開が簡単に行えます。たとえば、個人のプライベートなスケジュールや経営トップのシークレット商談といった予定は他の従業員に見せない「シークレット登録」がその1つです。

また、部門や役職などに応じて閲覧・変更などの権限を設定することもできます。これにより、経営層のスケジュールはアルバイトには見せない、秘書が役員のスケジュールを代理で変更・削除する、といったことができます。きめ細かく情報コントロールをしながら、共有するべき情報はしっかり共有するといった使い分けが、「J-MOTTO」なら可能です。

まとめ:企業に必要なスケジュール共有機能

このように、少人数のチームメンバー間で「いつ」「どこで」「何をする」といった情報だけが共有できれば良い、というのであれば、カレンダーアプリでも十分でしょう。しかし、それでビジネスが回り、業務の効率化が図れるでしょうか。

組織において、情報は共有するだけでなく、上司と部下、同僚の間で、行動もシンクロさせる必要があります。従業員全員のスケジュールを共有・調整して、1つのゴールに向かって行動することをめざすのであれば、グループウェアに軍配が上がるでしょう。

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