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グループウェアで業務効率化!
導入企業の意外な“使える活用法”を解説

column

2019年11月27日

組織の効率的な協業や1人ひとりの労働生産性向上のために、グループウェアの上手な活用が求められています。今回は、グループウェア製品「J-MOTTO」を導入された企業での意外な使い方、J-MOTTO担当者も想定していなかった3つの活用法をご紹介します。

そもそもグループウェアとは?

グループウェアは、組織で働く人々、あるいはともに働く人々が効率的に協業し、それによって成果を上げることを支援するソフトウェアです。情報の伝達や共有、発信のためのさまざまな機能を有しており、対面や電話などでコミュニケーションするのと同等、あるいはそれ以上に迅速かつ正確に業務を進めることが可能です。

働き方改革が叫ばれ、人材不足が深刻になる今日、1人ひとりの労働生産性を向上するためにも、グループウェアを上手に活用することが組織運営成功のためのキーポイントとなっています。

導入企業に見るグループウェアの意外な活用方法

活用事例1:ユーザーを部門や会社名で登録している企業

ユーザーが“人”ではないというケースがあります。一見、奇妙な感じがしますが、実は結構行われている利用法だそうです。

あるアパレル企業では、ユーザー名を「本部」と「〇〇(ブランド名)△△店(出店地)」と店舗名で登録し、双方向での情報交換にJ-MOTTOを活用しています。本部から発信されるのは、主にお知らせ系の情報。「新シーズンの販促物が完成した」「次のセール期間が決定した」といった内容で、アンケート調査を店舗に依頼することもあります。一方、店舗からは申請系の情報が発信されます。新しいスタッフのユニフォームや、足りなくなった備品などを発注するのにワークフロー機能を使っています。

図1:あるアパレル企業での部門間コミュニケーションの例

図1:あるアパレル企業での部門間コミュニケーションの例

ある建設企業では、ゼネラルコントラクターから請負事業者へ最新情報を伝達するために J-MOTTOが使われています。大きく2つのパターンがあり、ゼネラルコントラクターがいつも発注する請負事業者に対して情報発信するケースもあれば、プロジェクトが立ち上がるたびに新しくグループウェアの環境を用意して、プロジェクトが完了したらグループウェアの契約を終了するというケースもあります。

オンプレミスでグループウェアを導入すれば、その後ずっと管理作業がつきまといますが、J-MOTTOはクラウドサービスなので、必要な時だけ使って、不要になったらサービスの利用を終了できます。

そのほか、会議室やプロジェクターなどの“モノ”を対象とする設備予約機能を使い、“人”のスケジュールを管理しているケースもあります。たとえば美容室で、“人”というのは美容師です。設備予約機能を利用すれば、ある時間に対して必ず1つの予約しか入らないので、美容師の予約重複が避けられます。来店する顧客に迷惑をかけるダブルブッキング(予約の重複)を、グループウェアの仕組みで発生させないユニークな事例です。

活用事例2:組織内の組織やプロジェクトチームで活用する企業

組織の中に別の組織があり、メンバーが同じ建物にいるとは限らない時、クラウド型のグループウェアは活躍します。

人材派遣業企業では、2つのJ-MOTTOを使い分けています。1つはツアー添乗員向け。世界を飛び回っている添乗員同士の情報交換が目的です。海外旅行事情は刻一刻と状況が変化するため、最前線で仕事をしている彼らの間で、直接、最新の情報を交換し合うのが一番効率的で迅速だからです。また、添乗員は年齢層が幅広く、所有しているデバイスもさまざまなのですが、J-MOTTOはスマホにもフィーチャーフォンにも対応するので、採用されました。

図2:最前線で仕事をしている添乗員同士で最新情報を交換

図2:最前線で仕事をしている添乗員同士で最新情報を交換

人材派遣業での別の利用ケースは、事務職系の派遣スタッフに本社から、スタッフへの情報伝達に使われています。

労働組合や大学の学部やゼミなどでも、J-MOTTOは便利に使われています。ある大学の理学部では、実験室や実験器具の管理に設備予約機能を利用。予約可能な期間を設定し、特定のグループに実験室や器具を独占されないように工夫しています。

活用事例3:あえて機能を絞って利用している企業

25種類もの機能が利用できるJ-MOTTOですが、あえて使う機能を絞りこみ、その機能だけを徹底的に活用する企業もあります。

あるホテルが利用しているのは、スケジュール管理と設備予約機能です。スケジュール管理は社員の勤怠管理用、設備予約は宴会場の予約管理用に使用されています。世の中には、ホテル業界向けに専用の設備予約システムもあるのですが、管理の容易さとコストパフォーマンスを重視して、こちらのホテルはJ-MOTTOを選ばれました。ホテルによっては、宴会場の室数が数十を越えますが、J-MOTTOは設定できる設備数に制限がないことも、選定の大きな理由の1つでした。

また、貸会議室ビジネスを展開されているある企業は、J-MOTTOの設備予約機能を利用するとともに、desknet's Sync機能を使ってGoogleカレンダーと連携。これを、会議室の予約状況を知りたい見込み顧客に公開しています。

ワークフロー機能を、ピンポイントで利用されているケースもあります。ある病院の病理/生理検査室では、検査結果を上長に報告するために J-MOTTOを活用しています。

まとめ:グループウェア選びのポイント

いかがでしょうか。ほんの一例でしたが、J-MOTTO導入企業での知恵ある活用方法をご紹介しました。

グループウェアは業務の効率化やコミュニケーションの活性化を支援するもので、一度導入したら徹底的に活用されることをお薦めします。そのためにも、事前に時間をかけて検討すること、また、自社が必要とするグループウェアの機能が何か、をしっかり確認しておくことが重要です。さらに、どんなユーザーでも操作が簡単にできるかどうかという点も、ぜひ、チェックしてください。J-MOTTOは無料のトライアル期間を設けています。実際に試した上で導入を判断いただけます。

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