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グループウェア導入に失敗しないためのポイントを5つのケースで解説!

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グループウェア導入に失敗しないためのポイントを5つのケースで解説!

2019年12月04日

グループウェアは組織の業務効率化に有効な手段ですが、導入イコール成功ではありません。押さえておくべきポイントをきちんと理解しておかないと、コストをかけて導入しても失敗に終わってしまいます。それでは、具体的にどのような点に気をつけるべきなのでしょうか。ここでは、失敗しないためのポイントをケース別に5つご紹介します。

グループウェアは事前の準備や導入後の運用次第で失敗する?

グループウェアは、組織内外での協業を大きく効率化するのに有効な手段です。しかし、万能なツールではありません。導入しさえすれば、それだけで組織がみちがえるように進化するわけではないのです。押さえておくべきポイントがいくつかあって、それらを過小評価して導入すると、「コストをかけたのに、結局、失敗に終わってしまった」ということになります。では、ありがちな失敗ケースをご紹介します。

失敗ケース1:目的を持たず、何となく導入してしまった

一番失敗しやすいのは、「何のためにグループウェアを導入し、どういう効果を得たいのか」という理由と目的を明確にしないまま、何となく導入してしまうケースです。クラウド型のグループウェアは簡単に使い始められることがメリットですが、そのために“何となく導入”になりやすいことも留意しておくべきでしょう。

また、社内で合意を得ることなく、いきなりトップダウン、あるいはIT部門が独断で導入してしまうというのも、その先の展開を難しくします。グループウェア製品の1つ、J-MOTTOは直感的に使える点が特長の1つですが、それでも社内に突然現れたとしたら、ユーザーはどう使っていいかわからず、今までどおりの方法で仕事を続けてしまいます。そうならないためには、グループウェアの豊富な機能(J-MOTTOなら基本機能25種類)のうち、「どの機能を使い、自社の業務を効率化するのか?」「その機能を、どう使うのか?」といったビジョンやゴールを描き、それを全社で共有し、定着させるプロセスを用意することが非常に重要です。

図1:ただ導入しただけでは、ユーザーはなかなか使ってくれません

図1:ただ導入しただけでは、ユーザーはなかなか使ってくれません

失敗ケース2:管理者が代わったら使われなくなってしまった

グループウェアの管理を、特定の人に頼り、任せているというのも、失敗につながる大きなリスクです。ITやグループウェアに詳しい人や熱心な人が管理者を務め、世話をしていた間は活発に使われていたのに、その人が人事異動などでいなくなってしまったとたん、利用がストップ!というケースも少なくありません。こうならないためには、グループウェア導入時、複数名の管理者を立てることをお薦めします。そして、管理者間でスキルやノウハウをこまめに共有し、誰かが抜けたとしても、エンドユーザーの利用が滞らないような体制を整備しておきましょう。

図2:熱心な管理者がたった1人だと人事異動を機に“使われない”ことに

図2:熱心な管理者がたった1人だと人事異動を機に“使われない”ことに

失敗ケース3:利用ルールを決めておらず、活用も定着もしなかった

利用と同時に、その組織ならではのルールを整備していくことも、失敗しないためのポイントの1つです。

たとえば、個人スケジュールは私用であっても、グループウェアのスケジュールに必ず記入し、記入されていない時間は空いている時間とみなし、「会議スケジュールを入れてもよい」というのがルールの一例です。スケジュール情報は、全員が利用してこそ有効に機能します。誰か1人でも、「自分は手帳があるから必要ない」などと言って使わないユーザーがいると、情報に抜け漏れがあるため、スケジュール全体が信用されず、他の人も利用しなくなるという悪循環に陥ります。

また、「1日1回は回覧・レポートを見るようにする」といったルールも考えられます。グループウェアは運用上の決まりによって、より有効に活用できるツールです。ルールを設け、それを全員で守ることで、チームの協業がスムーズに進むとともに、個人の業務負担も軽減されます。

失敗ケース4:従来のやり方に固執しすぎてしまった

企業には数多くの各種申請業務があり、それをワークフロー化したいという要望は高いです。J-MOTTOをはじめとするグループウェア製品の多くは、既存の紙の申請書やExcelやWordで作成された申請書を、いったんフォーム化し、ワークフローに載せる方法を採っています。

しかし、企業によっては、「従来のフォーマットは変えたくない」「この印鑑欄はなくせない」といった理由から、ExcelやWordの申請書をそのまま使いたいと主張されるケースがあります。

こうした企業は結局、ワークフロー化による業務効率という利便性をあきらめ、電子メールに申請書ファイルを添付して回覧するなど、従来の手法を続けることになります。ワークフローの本質的な強みを、十分に活かしきれなかった残念なケースです。

失敗ケース5:新しいコミュニケーションツールに期待しすぎた

最近はSNSがすっかり定着し、個人的なコミュニケーションの大半はSNSという人も増えています。そして、SNSの利便性を企業や組織でも活かしたいという声が聞かれるようになってきました。

J-MOTTOも、社内SNS的な機能「ネオツイ」を用意しています。社内全員に向け、短いメッセージを“つぶやき”として投稿・閲覧できたり、1対1でチャット感覚の短いメッセージをスタンプや絵文字を使ってダイレクトにメッセージを送ることが可能です。

しかし、この機能があるからといって、導入すれば社内コミュニケーションがすぐに活性化するわけではありません。既存のコミュニケーション手段以上に、ユーザーの習熟度や明確な運用ルールが必須です。

次々と、便利な新機能が登場する分野でもありますが、SNS機能に大きな期待を抱いてグループウェアを導入するのは、少しリスクがあると言えるかもしれません。

まとめ:失敗しないためには、どう活用するか?どう使ってもらうか?を明確に

ここでご説明したように、グループウェアの導入・活用を成功に導くには、事前にしっかりとしたビジョンやゴールを設定し、自社の情報共有における本質が何なのかを明確にしておくことが重要です。
また、導入してからも、ユーザーへの定着を図るため、継続的に活用の促進を進めることが必要です。

「そんなに手がかかるのか?」と思われるかもしれませんが、新しい道具を使いこなすには、利用する側の意識改革も必要です。肝心なことは、長期的な視野に立ったプランニングと実践の継続です。

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