スタートアップ企業の成功に、効率化ツールのグループウェアは欠かせません。スタートアップ企業の目的は、時間をかけずにビジネスを成長させることです。10年ぐらいの中長期的な視点で事業を拡大するベンチャー企業に対し、スタートアップ企業は3～7年以内の“超”短期間で結果を出すことを狙っています。
今回は会社を創業して間もないスタートアップ企業におすすめのグループウェア、選び方のコツについてお話します。
「スタートアップ企業にグループウェアは必須！」と言われる理由
スタートアップ企業の70％以上が5人以下で運用
スタートアップ企業の課題は、業務のムダを徹底的に省くことにあります。目標達成までの期限が差し迫っていることに加え、人手が足りないケースが大半を占めるからです。
東京商工会議所の調査でも、スタートアップ企業の70％以上が5人以下で運用していることが判明しました（2022年4月22日「創業・スタートアップ実態調査」単純集計結果より）。
しかも、ほとんどの会社には十分な資金がありません。時間も資金も限られている状況では、効率性を極めることが事業継続の分かれ道になります。
スタートアップ企業の60％はB to B
「スタートアップ企業にグループウェアは必須！」と言われる理由は、もう1つあります。
先ほどご紹介した東京商工会議所の調査では、スタートアップ企業のビジネスモデルは60％がB to B（企業間取引）というデータも発表されました。
企業、それも大企業の80～90％以上はすでにグループウェアが浸透しているので、導入していないとやり取りのスピードについていけないでしょう。
せっかく大企業と協業するチャンスが舞い込んでも、企業間の単純なやり取りでもたつきを見せるのは致命傷になりかねません。
感覚や時間軸のズレから期待値が大幅に下がり、協業先候補から真っ先に外されてしまいます。
グループウェアを導入したスタートアップ企業の活用例
【活用例1】チャット機能で創業メンバーのコミュニケーション問題を解決
グループウェアのチャット機能は取引企業とスムーズにやり取りするのに便利なだけではなく、メンバー同士のコミュニケーション強化にも役立ちます。
スタートアップ企業の創業直後は1人が背負う業務も多いため、気がつくと基本的な業務連絡も途絶えがちに･･･。
創業メンバーは最初こそ絆が強いものの、まさかのコミュニケーション不足によってうまくいかなくなるケースも珍しくありません。
グループウェアにはチャットなど意思疎通のための機能も少なくありません。孤独な気持ちに陥りがちなハードワークの真っ最中こそ、ちょっとしたメッセージや絵文字機能に癒されるものです。
【活用例2】スケジュール管理機能でプロジェクトとメンバーの行動を把握
創業直後は全員が多忙なので、誰がどこで何をしているのか分からないこともよくありますが、組織として効率よく動くためにもお互いの行動は把握しておく必要があります。
グループウェアのスケジュール管理機能を使えば、登録メンバーの居場所や予定がひとめでわかります。信頼しているメンバー同士でも、働き詰めになると「自分だけが忙しいのでは？」なんて疑心暗鬼になることも･･･。
スケジュール管理機能で1人1人の行動を把握できれば連絡がすぐに取れますし、自分以外のメンバーも頑張っていることもよく分かり励みになるメリットもあるはずです。
【活用例3】情報共有機能で“創業メンバーの退職”を阻止
スタートアップ企業が事業の拡大に成功したとき、創業メンバーから退職したいと宣告されるパターンもありがちです。創業メンバーの脱退は、精神的にも仕事の上でもダメージが大きくなります。
創業メンバーが途中退職する理由の多くは、情報共有の失敗です。近しい間柄に油断せず、業務と考えの“見える化”を徹底しましょう。
スタートアップ企業がグループウェアの選び方で気をつけたいこと
スタートアップ企業の資本金は70％以上が1千万円以下
スタートアップ企業の70％以上が1千万円以下の資本金でやりくりしています（2022年4月22日「創業・スタートアップ実態調査」単純集計結果より）。
予算が潤沢にあるわけではないため、初期費用やランニングコストの問題に敏感になりましょう。ただし、フリー製品はセキュリティ体制に問題があるところも多いため、法人仕様の安全対策を施した有料製品がおすすめです。
無料トライアルで代表以外も使い勝手を確認
グループウェアはユーザー全員が「使いやすい」と感じる操作性が重要です。とくに製品を選ぶ決定権がある代表がIT人材も兼ねていると、機能の高さを求めて操作のむずかしい製品を選んでしまうことも。
順調に事業が拡大すれば社員も増えるので、全体のレベルを想定しながら使い勝手のよさをチェックしてください。
クラウド型はスタートアップ企業向けの利用形態
スタートアップ企業に向いている利用形態はクラウド型です。インターネット環境があれば利用できるため、スピード感がスタートアップ企業に向いています。
サーバーの運用をすべて契約会社にお任せできるので、メンテナンスやアップデートの必要もありません。契約後は設置工事が完了するまで待つこともなく、すぐに使用可能です。
オンプレミス型はカスタマイズ性の高さが魅力になるものの、サーバーの設置、運用の手間があります。専用の人材を確保しなければならないため、人手不足に拍車をかける事態になりかねません。
スタートアップ企業におすすめツールはJ-MOTTO
グループウェアの中でも、とくにスタートアップ企業に役立つ条件がそろっているのがリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。
初期費用0円！導入費用を最小限にセーブ
J-MOTTOはクラウド型なので、工事費用などの初期費用がかかりません。契約後も1人あたり月々165円（税込）で全26機能も使い放題なので、維持費も最小限におさえられます。
小規模スタートに対応！ユーザー追加も即OK
小規模スタートにも対応できる製品で、基本料金で20ユーザーまで登録可能です。
ユーザー数が増えても10ユーザー毎に1,320円（税込）が追加されるシステムで、事前申し込みも必要ありません（ユーザー追加時はディスク容量も50MB追加）。
ユーザーの削除もブラウザ上で手軽に操作できるので、不要な超過料金の発生を防げます。10ユーザー以下のライトプランもあるので、スタートアップ企業でもっとも多い5人以下の運用体制にも向いています。
サポート窓口が頼りになる
J-MOTTOはサポートの手厚さで定評があります。スタートアップ企業は少人数での運用が多いとは言え、メンバー全員が同じレベルのIT知識・技術があるとは限りません。
J-MOTTOならユーザー全員がサポートセンターを利用できるシステムなので安心です。
会社のリソースを守るセキュリティ体制
J-MOTTOはISO27001、ISO9001など安全性を証明する認証を多く取得しています。スタートアップ企業は、企業イメージを守り他社から信用されるためにも、フリー製品には手を出さない方が安心です。
「セキュリティ体制に甘い会社」というイメージがつきかねません。実際に大企業は、事業連携先から情報が漏れないようセキュリティ体制も重視して協業先を選びます。
J-MOTTOは管理者がユーザーの利用状況をブラウザ上で把握し、アクセス制限も細かくかけることができます。ログイン履歴もチェックできるので、退職者の不正アクセスの防止にも役立ちます。
スタートアップ企業はメンバーの引き抜きも多く、会社の重要な情報にアクセスできる上層部が退職することも少なくありません。
情報は会社のリソースの中でもとくに重要な資源になるので、セキュリティ体制は軽視できません。
急成長を狙える拡張性の高さ
J-MOTTOは拡張性の面でも優秀なので、急成長を狙うスタートアップ企業にぴったりです。
1人あたり月々165円（税込）の低価格で始められますが、自社仕様にアレンジしやすいアプリケーションも多く、有料の拡張サービスも揃っています。会社の成長に合わせ、長期スパンで頼りになるグループウェアです。
