しっかり比較せずワークフローシステムを導入すると、思わぬデメリットに直面するかもしれません。申請・承認プロセスを自動化できるワークフローシステムは便利な反面、選び方をまちがえるとマイナスの一面も･･･。
今回はワークフローシステムを選ぶときの注意点や比較ポイント、おすすめ製品について最新情報をまとめました。
ワークフローシステムを選ぶときの注意点
導入検討中なら無料で試せるツールが安心
ワークフローシステムを選ぶときは、無料で試せるツールだと安心です。とくに初めて導入するときは機能性以上に使いやすさも大切なポイントになります。
ほとんどの製品は最低契約期間があるため、導入後に合わないと思ってもすぐに乗り換えるわけにはいきません。
クラウド型ならイニシャルコストがかかりにくい
社内にITのエキスパートがいない限りオンプレミス型の契約はおすすめできません。会社の中に専用サーバーを設置するので工事費用などイニシャルコストが発生する上、契約後もずっと自社で運用する必要があります。
管理者を確保できない職場だと運用は厳しいでしょう。クラウド型ならイニシャルコストも低く、ほとんどの製品は0円で導入できます。契約後は一切管理せずに済むので、予算やIT人材不足の職場でも負担になりません。
企業に必要な機能は搭載されている？
ワークフローシステムに搭載されている機能は製品によって差があります。既存ツールと機能がかぶると、コストのムダになりかねません。自社の仕事の棚卸ろしを行った上で、足りない機能をピックアップしましょう。
ワークフローシステムの便利な電子化機能
申請機能
各種申請書をシステム上で申請する機能。住所変更届、休暇申請書、交通費の仮払い申請書など定番の申請書も決まったテンプレートが用意されています。
承認・決裁機能
申請された案件に対して承認・決裁手続きを済ませる機能。なにか問題があって承認できない場合も、保留・差し戻し・破棄・返却・取り戻し・委任などの項目を選択肢し、的確に処理できます。
稟議機能
物品購入や契約締結など、上層部から承認を得るために依頼する機能。フォーマットを利用できるので煩雑な稟議書作成の手間を省き、決裁までの時間削減効果を期待できます。
通知機能
承認を依頼する通知やメールを送付する機能で、放置された依頼に対して承認を促す役目もあります。期限が迫るタイミングでアラート通知を送信できる機能も便利
より高度な機能・運用を実現する「J-MOTTOワークフロー」
グループウェア一体型のワークフローシステムの中でも、とくにおすすめはリスモン・ビジネス・ポータルの「J-MOTTOワークフロー」です。
J-MOTTOワークフロー システムの詳細はこちら
1コイン以下で利用OK
J-MOTTOのワークフローサービスが人気を集めている理由の1つは、圧倒的なコスパの良さです。ワークフローシステムは申請・承認機能メインでも月々の維持費が数百円します。
高額な料金の製品もありますが、J-MOTTOなら利用料金が1人あたり165円（税込）と格安で、ワークフローシステムも220円（税込）の追加で利用可能です。
税込価格で合計385円とワンコイン以下で済む製品は中々ありません。
ITツールを1つにまとめられる
J-MOTTOは標準機能だけで26機能も備えています。ワークフローや仮払い精算機能など定番機能を網羅しているので、グループウェアの単独使用だけでも十分に足りるぐらいです。
さらにオプションを追加してより過不足ない設計にすれば、ITツールをすっきり1つにまとめられます。コスト面でも節約効果がある上、情報を一元化して管理しやすくなります。
標準機能のワークフローにない機能は？
J-MOTTOのワークフローサービスを申し込むと、標準装備されているワークフロー機能にはない機能を利用できます。
- スマホ対応範囲
標準機能では申請書の承認のみ可能ですが、ワークフローサービスのユーザーは申請書の差し戻しや検索作業もスマホで対応可能です。
- 申請書の一括ダウンロード機能
承認履歴・コメントを含む完璧な形で出力できます。
- 申請書の代理作成機能・代理承認機能
申請者の代わりに申請書を作成したり、承認したりするフォローが可能で、承認フローが滞ることがありません。
- 申請書の転送機能
判断がつかない申請内容に関して、承認ルート以外の任意のユーザーに相談・確認できます。
- 承認印の自由設定
規定の印章以外に1種類設定できます。社内統一の印鑑画像をスキャンした承認印、日付・承認者の名前が表示された日付印を使い分けることも可能です。
