デスクネッツネオにログイン！基本的な使い方をチェック
初期設定のやり方を機能別に解説
デスクネッツネオを導入したら、最初に各機能で基本的な設定作業を済ませる流れになります。
アクセス権の設定方法
アクセス権を設定するには、画面の右斜め上に置かれた歯車のアイコンを使います。たとえばスケジュール機能でも、アクセス権を設定しないと登録した情報がユーザー全員に公開されてしまいます。
プロジェクトメンバーや進捗状況など公開できない予定も多いはずです。歯車のアイコンをクリックして「各ユーザーのアクセス権設定」に進み、「参照・追加・変更・削除」の各項目を設定しましょう。
使用シーンに応じて許可する範囲を自在に決められます。当然グループのメンバーが多い場合、1人1人設定していくのは手間になるため、同じ設定内容のユーザーには「複写して追加」機能が便利です。
設備予約機能の登録方法
設備予約の機能も搭載されているので、スケジュール機能と連動して使うと、予定の入力と同時に使う設備の予約も済ませられます。
会議室などよく使う施設はあらかじめ登録できますが、施設の写真や説明など詳細情報も添えられます。
共有アカウントの設定方法
個人アカウントとは別に、1つのメールアカウントを複数メンバーで共有できます。アカウントを共有することで休みや不在時に代わりに対応して貰えたりメール内容をチェックできたりします。
設定は管理者側から操作するので、ウェブメール画面を開いたら右上の歯車アイコンをクリックしてください。
「システム管理」から「共有アカウント利用設定」を選びます。アカウント設定後は、各メンバーが署名やフィルタ設定など各種設定について操作可能です。
顧客のやり取りなど、たとえメンバーが辞めたり部署が変わったりしても、大事な情報を引き続くことができます。
こんなときはどうするの？
デスクネッツネオは直感的に操作できる扱いやすいグループウェアです。一度使い方のコツを覚えたら、スムーズに操作できるでしょう。
スライドメニューに切り替えたい
スライドメニューに切り替えてシンプルなトップ画面にしたい時は、ポータル画面右上のユーザー名をクリックし、「メニュー基本設定」に飛びます。
あとは「スライドメニュー」をクリックして選び、「変更」ボタンで切り替えるだけです。そのまま固定したい時は画面右上の「←」をクリック、固定を解除したいときは「×」をクリックすれば元の状態に戻せます。
使いやすいようメニューの表示方法を調整することで、より効率的に作業を進めることができます。
テキスト表示にしたい
メニューの切り替えにも柔軟に対応しています。パレットメニューにすべてのアプリケーションを表示できますが、表示は基本的にアイコンのみです。
使い始めの時期はアイコンと機能名が一致しないこともあるかもしれません。アイコンの横に文字情報を表示したい時は、画面左側から「テキスト表示に切り替え」のボタンをクリックしましょう。
「アイコン表示に切り替え」をクリックすればテキスト部分が隠され、アイコンオンリーの画面に戻せます。
ユーザーを追加したい
ユーザーを追加する時は、デスクネッツネオの公式サイトの「クラウド版お客さまサポート」ページにアクセスし、手続きを行います。
ページ中段に「クラウド版サポートサイト」のボタンがあるので、サービス利用約款を確認した上でクリックしましょう。
サブドメイン、メールアドレス、パスワードを入力してログインし、ユーザー契約数の変更手続きを自分で処理できます。
便利機能とおすすめ活用術
＜スケジュール機能＞アイコンを追加してみよう
スケジュールアイコンは追加できます。続々と新作が加わっているので、公式サイトのダウンロード専用のページをチェックしてみてください。
在宅勤務やテレワーク、進捗表示のアイコンなど、すぐに使えるデザインが盛りだくさんです。
また、desknet’s NEOでは定期的に新しいアイコンが追加されており、公式サイトのダウンロード専用ページから最新のアイコンをチェック＆追加可能です。特に、在宅勤務やテレワーク、進捗状況を示すアイコンなど、リモートワーク時代に対応したデザインが続々と登場しています。
例えば、以下のような便利で使いやすいアイコンが沢山あります。
■ 在宅勤務アイコン → 出社していなくても勤務中であることを周囲に知らせる
■ 進捗管理アイコン → タスクの進行状況を可視化し、チーム内で共有
■ オフィス勤務アイコン → 出社中かどうかを瞬時に識別
＜伝言・所在機能＞スマホで閲覧するには？
伝言・所在機能はアプリ経由でスマホからも利用可能です。離席・外出中の社員とも音信不通になることがありません。
社内にいても情報伝達や居場所確認のためにしょっちゅう内線を繋がれると、作業がストップしてしまいます。スマホで通知メールの受け取りもできるため、電話や口頭で直接やり取りしなくても大丈夫です。
例えば、以下のような状況の時に非常に役立ちます。
■ 外出中の社員に急ぎの伝言を送りたい → スマホアプリから確認＆返信可能
■ 会議中の社員に連絡を取りたい → 在席状況がわかるので無駄な連絡を減らせる
■ 不在の同僚に後で見てもらいたい伝言がある → 通知メール機能で確実に確認できる
また、スマホに通知メールが届く設定も可能なため、PCが手元にない状況でもリアルタイムに伝言を確認できます。これにより、業務の抜け漏れや情報伝達の遅れを防ぎ、社内コミュニケーションをスムーズに進めることができます。
＜電子会議室＞新入社員に“履歴ごと”引き継ぎスムーズな情報共有を実現
desknet’s NEOの電子会議室は、バーチャル空間で議論や情報共有を行うための便利な機能です。時間や場所に縛られることなく、遠隔地の社員などのメンバーともスムーズに意見交換ができるため、リモートワークや拠点間連携にも最適です。
電子会議室では、テーマごとに専用のディスカッションスペースを確保でき、参加メンバーが意見を交わしながら最適な結論を導き出せます。特に大きなメリットとして、議論の過程や意思決定の履歴をそのまま保存できる点が挙げられます。「なぜこの結論に至ったのか」「どのような意見が交わされたのか」といった背景情報を含めて記録されるため、新入社員や新しいチームメンバーが後から参照し、スムーズに業務を引き継ぐことが可能です。
さらに、電子会議室ではユーザーの顔写真を表示する機能があり、文字だけのやり取りに比べて臨場感のあるコミュニケーションが実現できます。「誰がどの意見を出したのか」を直感的に把握しやすく、議論の流れを掴みやすい点も好評です。
また、会議の雰囲気を和らげるアイコンの活用や、重要なポイントを強調する装飾機能なども充実しており、バーチャル環境でも円滑な意思疎通が可能となるよう工夫されています。
desknet's NEOなら「使いにくい」と困らずに済む理由
使いやすい画面・操作性
グループウェアにおいて使いやすい製品とは、じっくり考えなくても直感的に操作できる画面・操作性のものです。
デスクネッツネオは画面のデザインや色分け、アイコンの多用などの対策で、ITツールに不慣れな方でも早い段階でスムーズに動かせます。
いくらデザインがハイセンスでも、必要なボタンを即座に見つけられないような配置の製品はNGです。
慣れるまでに長時間を費やすことになり、効率性を上げる本来の目的を果たせません。単純な作業は時短できる機能が多いのも注目ポイントです。
管理者も「使いやすい」と感じるフォロー体制
デスクネッツネオはマニュアルを読み込まなくても難なく基本操作をマスターできます。年齢やITレベルに関わらずすぐに使いこなせるでしょう。
管理者や導入担当者には、専用のマニュアルの他活用動画も用意されているので、教え方に自信がない方でも安心です。
アクセス権の設定なども主にプルダウンの選択やクリックなど簡単操作で済むので、快適に運用できます。他にもオンラインヘルプなどユーザーを束ねる側の人間へのフォロー体制が整っています。
安さを追求するならJ-MOTTOが狙い目
デスクネッツネオは高機能タイプにも関わらず使い勝手のよいグループウェアです。この機能性や操作性がほとんど変わらず利用料がもっと安い製品があったら･･･気になりませんか？
使い方も機能もほぼ同等
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOは、デスクネッツネオを開発したネオジャパン社とパートナー関係にあるため、使い方も機能もほぼ同等です。
全26機能が使い放題なので、機能性が著しく落ちるわけでもありません。数あるグループウェアの中でも、デスクネッツネオ、J-MOTTOは搭載機能の性能、種類の多さはトップクラスです。
J-MOTTOは低価格を追求するために容量を少しコンパクトにしていますが、足りなくなったらリーズナブルな価格で容量の追加も可能です。
コストは1人200円！最安値で導入できる
デスクネッツネオの機能性をベースにしたリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOは、月々の使用料が1人あたり200円です。
機能数の多さやセキュリティレベルの高さを考えると、最安値に入るはずです。クラウドサービスはランニングコストがかかるため、機能や安全性を落とさず毎月の使用料が安い製品を選ぶことが重要になります。
いくら安くてもセキュリティ面に不安が残る無料ツールは、他社からの信頼も左右することになるため、国際規格のISO27001など安全性が客観的に証明されている企業のサービスをご検討ください。
