情報共有システム(ASP)は必要？まだ早い？
仕事でよくある“ムダの連鎖”を即座に食い止めるためにも、1日でもはやく業務効率化ツールを導入したいものです。
公共工事にも採用！業務効率化ツールの決定版
情報共有システム(ASP)の注目度があらためて上昇しているのは、公共工事にも積極的に採用された影響です。建築業界では工事の進行がコストに直結するため、情報共有のスピード感が重視されます。
ところが、実際の現場ではデジタル化できない作業が大半を占めるため、DX化の遅れが目立っていました。
そこで国土交通省は生産性の向上を目指すため、本腰を入れて情報共有システム(ASP)の導入・活用を推進したわけです。
その結果、土木工事の受発注者間のやり取りが簡潔・スムーズになり、働き方改革が急ピッチで進みました。この変化を目の当たりにして、導入を決めた企業も多かったようです。
情報共有システムを使わないリスク
情報共有システムをまだ導入していない職場では、あらゆるところにリスクが潜んでいる状況です。口頭や紙ベースで仕事を進めると、業務の停滞・遅延が日常茶飯事になります。
書類提出、押印の度に、足を動かして移動するのは大変な労力がかかる上、紛失や計算ミスも多発しがちです。トータルの移動・待機時間を計算してみたら、とんでもない時間になることは間違いありません。
緊急時に現場の担当者をつかまえることができず、通達の遅れによって、さらなるトラブルに発展する可能性もあります。
もちろん直接顔を合わせることも重要ですが、業務の大半をデジタル化しない限り、現場レベルの“働きやすさ”は望めません。生産性の向上は遠のく一方です。
【時短・効率化機能】情報共有システム(ASP)の効果的な活用法
情報共有システム(ASP)には時短・効率化のための機能が色々搭載されています。
対面不要！打ち合わせ・日程調整できる機能が便利
掲示板機能やスケジュール管理機能を活用すれば、打ち合わせ・日程調整のためのやり取りをウェブ上で済ますことが可能です。
基本的に2者間通信になる電話・メールでのやり取りとは異なり、ウェブ上で複数人数が一度にコミュニケーションを取れます。
会話の流れが履歴に残るため、「言った言わない」の揉め事になることもなく、途中からでもスムーズに参加できます。
簡単に日程を調整できるスケジュール管理機能は、いつ・誰が・どこで・何をしているのか、ひと目で把握するのにも役立ちます。
タスクの漏れを防止し、進捗状況に応じて優先順位をつけ、効率よくプロジェクトを進められます。
移動・調整時間を大幅カット！書類をWEBで提出
ウェブ上で書類の発議・回覧・決裁を完了できるため、移動や調整の時間・紙やインクのコスト代が激減します。
書類を持って社内を探し回ったり、電車や車で移動したりすることもなくなります。修正依頼のやり取りもデスク上で済ませられるために、不毛な待機時間を強いられることもありません。
時短効果はもちろん、精神的なストレスを減らす意味でも、導入する価値のあるシステムです。
“書類がどこで止まっているか”も見える化
ワークフロー機能を使用してウェブ上で書類をやり取りすると、書類が止まってしまっても、どこで止まっているのか、申請状況をリアルタイムで把握できます。
業務プロセスを見える化することで効率性や透明性を上げると同時に、クオリティを統一する効果もあります。
「いつも同じ人のところで滞っている」、「このプロセスで停滞しやすい」と、原因も可視化されるため、決裁スピードを上げるための対策を立てやすくなります。
図面もOK！大容量ファイルを迅速・安全に共有
大容量ファイルを共有できるので、容量を気にせずデータのやり取りをスムーズにできます。
書類をメールに添付して送付するやり方だと、図面のような大容量ファイルを送る際、追加料金が発生したり、送付エラーになってしまったりする課題がありました。
その結果、書類や資料を手渡ししたり、郵送したりすることもあったはずです。情報共有システム(ASP)経由でやり取りした方が、迅速・安全に情報を共有できることは言うまでもありません。
情報共有システム(ASP)の比較ポイント
情報共有システム(ASP)の魅力がクローズアップされるようになり、様々な製品が出回るようになりました。最低限おさえておきたい比較ポイントをピックアップします。
費用が高すぎるシステムの問題点
情報共有システム(ASP)を導入すれば、業務効率化に加え、コスト削減効果も期待できます。離れた拠点間の移動が多いほど、交通費・宿泊費も大幅に減らせます。
紙ベースでのやり取りが必要最小限で済むので、年間の紙代・インク代・プリンター／コピー機ユース代の節約効果も計り知れません。
こういった、せっかくのコスト削減効果が半減しかねないため、初期導入費用や月々の維持費が高すぎる製品はおすすめできません。
業務によっては、意外と使わない機能もあるので、自社業務に直結する機能を過不足なく搭載した製品を選びましょう。必要に応じてオプション機能を付け足しできる仕組みの製品もおすすめです。
複数種類のデバイスで使える
パソコンはもちろん、タブレットやスマホなど、複数種類のデバイスで使えることも、契約する大事な比較ポイントです。
また、他社とのやり取りが多い業務なら、外部のサービスと連携できるかどうか、互換性も見逃せないポイントになります。
ユーザーの多いグーグルカレンダーやGメールなど、既存のスケジューラーと同期できる製品ならより快適に使えるため、チェック項目の1つに加えてください。
セキュリティ環境の整備
セキュリティ環境の整備も軽視できません。情報共有システム(ASP)を通じたやり取りは、情報が漏れにくくなることもメリットの1つです。
書類のように紛失、盗難のリスクが低く、メンバー同士、セキュアーな環境で情報を管理できます。ただし、サイバー攻撃や誤操作によって情報が漏えいする可能性もあります。
不正アクセスやウイルス感染、フィッシング、ランサムウェアなど、ネット環境特有の被害に遭わないよう、多角的な視点で安全な環境を整備しているか、チェックしましょう。
全26機能｜ASP型グループウェア【J-MOTTO】がおすすめ
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のASP型グループウェア「J-MOTTO」は、低コスト・高機能の理想的な情報共有システムです。
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1ユーザー220円(税込)の低コストシステム
実は、J-MOTTOは460万以上のユーザー数を記録している大人気グループウェア、デスクネッツネオ(desknet’s NEO)のコンパクト版のため、低予算で高機能のシステムを使えます。
コンパクト版といっても、全部で26機能も搭載されているので、ほとんどの業務に問題なく対応できます。
プラスアルファの機能が必要な時は有料オプションで追加できるため、使い勝手の良さも魅力です。最安値を追求したい企業、実績のあるサービスを利用したい企業にも、満足度の高い契約になるでしょう。
出先から操作できる！マルチデバイスに対応
J-MOTTOはクラウド型グループウェアのため、パソコン・タブレット・スマホ･･･とマルチデバイスに対応しています。
出先からも操作できるので、社外にいるときも緊急の連絡、最新情報を取りこぼすことがありません。トラブル時もスピーディに対応できる環境を整えられます。
さらに、外部サービスのGoogleカレンダー・Microsoft365・SAMLとも連携可能なため、1つのIDで複数の外部サービスに認証されます。「ID管理が楽」と評判になっています。
情報漏えいリスクを徹底回避
J-MOTTOがどの業界からも高く評価されている理由の1つに、ハイレベルなセキュリティ環境の整備を挙げられます。
サイバー攻撃はもちろん、自然災害などの脅威も含め、二重、三重の対策を実施しています。
プライバシーマークの他、国際規格のISO2000、ISO9001、ISO/IEC27001認証を取得していることからも、リスク回避への徹底的な姿勢が伝わるのではないでしょうか。
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