DX時代の必須スキル！ペーパーレス化の新常識を徹底解説

DX推進をペーパーレス化から着手するメリット

DX推進のファーストステップとしてペーパーレス化に取り組むのがおすすめです。

紙業務を電子化するだけでも、現場レベルで働きやすさを実感できるようになります。DX推進にあたり、社員の協力も得やすくなるはずです。

ペーパーレス化で＜ヒト・モノ・時間＞のコストを削減

ペーパーレス化を進めると、業務プロセスのムダを省けます。

単純に紙代やインク代、郵送費、コピー機のリース代など“モノ”にかかるコストを減らすだけではなく、一連の作業にかかる“ヒト”の労力も減らせます。

書類の作成、修正、検索は手間がかかるため、時間的コストを減らせる効果も見逃せません。

深刻な人手不足に悩む会社ほど、ペーパーレス化が即効性のある解決策になります。

限られたリソースで最大限の成果を出している中小企業、スタートアップ企業に共通するのは、業務効率化ツールを駆使する戦略です。

“DX時代にマッチした企業”イメージも重要

ペーパーレス化を進めていないと、企業イメージにも悪い影響を与えます。「アナログなやり方の会社」のレッテルを貼られてしまうと、新規取引先や顧客の獲得も難しくなるでしょう。

そもそも、DX推進にあたり優秀なDX人材を確保しようと計画しても、デジタルネイティブ世代には「古臭そうな会社」とそっぽを向かれてしまいます。

新時代の若手に沿った採用戦略を実行するにも、ペーパーレス化は必須になります。

大量の紙を消費する企業は環境問題への意識が低い、とみなされるため、社会的評価も得られません。DX時代にマッチした企業イメージを構築するためにも、ペーパーレス化の促進は最優先課題です。

ツールの活用で＜打刻出社・ハンコ出社＞を解消

グループウェアなどペーパーレス化ツールを導入すれば、多様な働き方に対応できるようになります。打刻出社やハンコ出社など、効率の悪いやり方を変えられるチャンスです。

タイムカードの記録や押印のためだけに出社、帰社するアナログなやり方は、社員をムダに疲労させてしまいます。

ペーパーレス化を進めて快適なリモートワーク環境を整備すれば、新卒募集の際も、有能な人材を集めやすくなります。

子育てや介護といった事情にも寄り添えるので、社員の離職防止対策にもなります。「悪天候の日は出社しなくてOK」という方針も、DX時代に人材を確保する際の重要なアピールになります。

普段から業務効率化ツールを活用しフレキシブルに働ける環境が定着していれば、災害時もすばやく対応できます。非常事態が起きても、業務ストップによる大打撃を受ける事態を回避しやすくなります。

全社DXを早期に実現！ペーパーレス化の最新スキル

企業の競争力を上げるためにも全社DXが急がれますが、ペーパーレス化のやり方にも最新スキルが必要です。

業務の半端なデジタル化はNG

ペーパーレス化を進めるやり方が間違っていると、現場に混乱をまねきかねません。よくある失敗例が、デジタル化を部分的に進める方法です。

勤怠システムやワークフローシステムなど、新たなツールを中途半端に導入しても、ツールの乱立によって情報が分散することになります。

ツールを導入する度に操作方法を覚える労力がかかる割に、業務全体のプロセスがスムーズにいくとは限りません。

単純に紙を電子データに置き換えるのではなく、業務プロセスのムダを見直すプロセスが必要です。複数ツールでバラバラに管理された情報を整理して、一元的に管理できる体制を整えます。

導入するシステムは“一貫性”が重要

ペーパーレス化ツールは、複数機能を搭載したグループウェアのように、一貫性のあるシステムを選ぶことが重要です。情報もシステムも、一箇所で管理・運用した方が効率的かつ安全です。

運用するシステムが多いと情報が分散するため、連携を取るだけでも手間取ります。一元化されていれば、正確な情報をスムーズに照会できます。月々のランニングコストも、同じサービスを利用した方が安く済ませられます。

書類のリスクを周知する

DX推進によるペーパーレス化を成功させるには、説明会や研修など書類のリスクを周知するスキルも欠かせません。紙文化が根強く残る日本では、電子データに対して不安感を抱く社員も大勢います。

ややこしいことに、権限を持つ上層部が紙の書類に固執するケースも、よく見受けられます。

現場レベルでも「新しいツールを使いこなす自信がない」、「操作法を覚えるのが大変」と不満が出て、協力が得られないこともあります。

ただ一方的にDX推進を宣言するだけではなく、ペーパーレス化のメリット、ビジネスにおける紙文化のデメリットをしっかり周知することも、大事な準備になります。

ITリテラシーが低い社員には研修を実施して安心感を与えるなど、受け入れ体制を整える対策を実施しましょう。

オフィスの“見た目”を変えるスキルって？

ペーパーレス化のメリットをビジュアルで実感してもらうためにも、オフィス環境を一新するのも有効な戦略です。今まで保管していた書類を電子化するだけでも、空間に余裕が生まれます。

空間的余裕を最大限活かすのも、有効な戦略です。プロに依頼してオフィス空間のレイアウトを提案してもらい、大幅なペーパーレス化を成功させた事例もあります。

マッサージチェアやコーヒーマシンを置くだけで、社員のリフレッシュスペースとして有効活用されるでしょう。

デスクの置き方をムダな動線を省くレイアウトに変えるのも効果的で、仕事のモチベーションもおのずと上がるものです。

顧客対応の電子化でスピード感を上げるには

ペーパーレス化によって生産性を高めるためにも、顧客対応を電子化するスキルも必須です。

提供するサービス内容にもよりますが、顧客データをツールで一元管理するだけでも、クレーム対応の的確性、スピード感を上げられます。

問い合わせにしてもクレームにしても、しかるべき対応をスピーディーに完了できれば、顧客満足度も向上します。

今は電話よりオンラインでの問い合わせが大多数を占めます。

サイトのFAQの整備、AIの導入など、ニーズに合ったサービスを提供しましょう。その他、データ分析といった機能も大いに活用したいものです。

ペーパーレス化のおすすめツール【J-MOTTO】

ペーパーレス化を進めるのに大活躍するのが、業務効率化機能を1つに集約したグループウェアです。中でも、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOは総合力の高さで定評があります。

全26機能をフル活用！基本業務のDX化を一気に具体化

J-MOTTOは標準装備で26種類もの機能が搭載されているため、基本業務のDX化を一気に具体化できます。

タイムカード機能もあるので、出社・外出・戻り・退社といった打刻データもシステム上で記録・集計できるようになります。

休憩時間もふくめ、夜勤や時短勤務など勤務体系も細かく設定可能で、外部打刻をカラー別にするなど、見やすい工夫が満載です。

容量とプラスαの有料オプションは必要になったタイミングで追加できるため、カスタマイズ性も抜群です。

「ペーパーレス化はお金がかかる」の不安を払拭

初期費用0円、月々の使用料も1人220円(税込)/月というランニングコストの安さも見逃せません。ペーパーレス化にツールの導入は不可欠ですが、最低限の予算でDX推進に取り組むことはできます。

サポート体制も手厚く、導入前から無料WEBセミナーの視聴ができるのも安心要素になるでしょう。

全ユーザーが問い合わせられるサポートセンター、最大3ヶ月の無料トライアルサービスも利用できるので、DX促進にはじめて着手する企業にとっても頼れる存在になるはずです。

機密情報を守る強固なセキュリティ体制

企業の機密情報を守るセキュリティ体制も万全です。ペーパーレス化にあたり気になるのが、セキュリティリスクです。

紙の書類にも紛失・盗難リスクが伴いますが、オンラインツールはサイバー攻撃による情報漏えいのリスクの問題を抱えています。

その点、J-MOTTOはプライバシーマークや、ISO27001・ISO9001認証など数々の認証規格を取得し、情報管理とサーバー運用の安全性が第三者機関にも認められています。