成功企業に共通！ペーパーレス化を進める9ステップ
1：目的の明確化
ペーパーレス化が目指すのは「業務効率化による生産性UP」に他なりませんが、より細分化・明確化するのは効果的なアプローチになります。
DX促進、コスト削減、オフィス空間の確保、セキュリティ対策、企業ブランディング･･･と細かく狙いを定めることで、具体的な行動指針を立てやすくなります。
2：担当者の選任
文書と業務のデジタル化は一大プロジェクトになるため、最初の段階でプロジェクトをひっぱっていく担当者、担当チームを選任します。
リーダーシップを発揮するキーパーソンがいると、全体の意識改革が自然に促されるものです。
社員のサポートやセキュリティ対策も任せることになりますが、適切な人材が見当たらない場合は外部の専門サービスを活用するのが、人的コストを増加させないコツです。
3：ペーパーレス化の必要性を周知
なぜペーパーレス化を進めるのか、紙文化のリスクやペーパーレス化の必要性をしっかり周知します。デジタル化によるメリットが具体的に伝わっていないと、現場の理解と協力を得にくくなります。
紙媒体を電子データに置き換えることで、通常業務のやり方が大幅に変わります。
多少不便でも「やり方を変えたくない」と抵抗する社員はどの現場にも一定数いるため、反発派にポジティブな雰囲気を壊されないよう、事前に対策することが大切です。
4：業務フローの見直し
紙文化を廃止するために新しいシステムを導入するとはいえ、「ペーパーレス化＝紙のデジタル化」ではありません。最終的な目的は、あくまでも「業務効率化による生産性UP」です。
単純にツールを導入するだけでは、狙う効果が出ないため注意しましょう。デジタル化を進めるのと並行して、現状の業務フローも見直し、非効率な手順や仕事はカットします。
紙媒体が不可欠な業務フローもあるはずなので、いきなり100％の切り替えは目指さずに、段階を追ってペーパーレス化を進めます。
5：データ保存する書類の選定
既存の紙の書類だけでも膨大な量になるため、すべての書類をデータ保存する必要はありません。
保存するデータの容量はコストにも影響するので、電子化に切り替えるタイミングで、不要な書類は破棄する方向で検討してください。
新たに保存するデータに関しても、どこまで電子化するのか保存範囲を選定します。必要になるデータ容量を把握しておくと、契約プランを選ぶときの参考になります。
6：電子化システムの選定
ペーパーレス化する業務、書類の範囲が大体決まったら、需要に合う電子化システムの選定を行います。
ユーザー人数やデータ容量によってプランの価格が異なることも珍しくありません。自社業務にマッチする機能を搭載したシステムを選びましょう。
7：保管ルールの策定
導入システムが決まったら、保管ルールの策定を行います。フォルダ構成やファイルの分類など、検索しやすいように保管方法を考えてください。
保存したデータを守るために、閲覧・更新・削除のアクセス権限も設定します。
8：研修の実施
「使い方がわからない」と感じる社員が多いと、出鼻がくじかれるスタートになりがちです。
全ユーザーを対象に操作・活用方法について研修を実施して、新しいシステムがスムーズに浸透する環境を整えます。
ITリテラシーの差を埋めるためには、社員のレベルや課題に合わせた研修を定期的に実施するのが効果的です。
9：取引先との調整
ペーパーレス化を進めることを、取引先にも伝えます。電子データでのやり取りが可能なのか、取引先に打診しておきましょう。
協力が得られるようなら、システムとの連携をチェックするためにも、テスト運用を行っておくとお互いに安心できます。
【乗り越える方法】ペーパーレス化の3つの“壁”
心理的な壁：社員のITリテラシーが低い
せっかくワークフロー機能を搭載した電子システムを導入しても、ハンコや紙の書類にこだわる社員がいると、ペーパーレス化が進みません。
ITリテラシーが低い社員はデジタルツールに対する苦手意識が強いため、デジタル化のメリットを理解してもらうことが先決です。
導入するシステムも、情報システム部門のレベルに合わせるのではなく、ITリテラシーが低い社員でも簡単に扱える操作性を重視して選びましょう。
導入後も「使ううちに慣れる」と放置せず、レベルに合わせた研修を実施します。万全なサポート体制を整備して、心理的な不安を取り除きます。
業務的な壁：部署間・取引先に対応できない
連携性に乏しいシステムを選んでしまうと、外部のサービスとの相互運用が成立しません。連携性はシステム選定の重要な条件の1つになります。
また、同じ社内でも部署間の連携の連携を取るのは簡単ではありません。まずは共通のフォーマットに統一するなど、少しずつ電子化の範囲を広げていく対策が有効です。
部署を横断した会議を定期開催し、それぞれの課題を共有した上で意見を交換する機会も必要になります。
コストの壁：導入費用が高い
導入費用や運用コストが高すぎるシステムを選んでしまうと、ペーパーレス化によるコスト削減効果という成果に結びつきにくくなります。
業務効率化によって生産性が上がっても、月々のランニングコストが高いと費用対効果が落ちてしまいます。
とくにシステム構築から運用保守を自社で行うオンプレミス型は、初期費用だけで数百万円かかることもあるため、予算が限られた企業にはおすすめできません。
月々の運用コストが安く、運用も契約企業にお任せできるリーズナブルなクラウド型を選ぶと、コストの壁を乗り越えやすくなります。
ただし無料システムはシステム障害時の対応やセキュリティ対策が甘く、サポート体制は期待できないことが多いので、ビジネス利用には不向きです。
＜J-MOTTO＞のペーパーレス化機能
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のグループウェア＜J-MOTTO＞は、1人あたり220円(税込)で利用できます。
機能性と安全性を同時に叶える理想的なペーパーレス化ツールとして、すでに4,000社・14万人が活用している人気製品です。
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全26機能！必要なアプリを1つに集約<
月々の利用料金は最安値クラスですが、26もの機能を搭載している高機能なシステムです。
社内申請をデジタル化して申請承認業務を円滑に進めるワークフロー機能、文書をデータで保管・共有する文書管理機能など、ペーパーレス化機能が一通り搭載されています。
業務に必要な機能を1つに集約しているため、ペーパーレス化と同時に、ツールと情報の一元化にも貢献します。
さらに交通費・経費精算機能などオプション機能も豊富なため、必要に応じて拡張できるのも見逃せない特徴です。
直感的に操作できる！頼れるサポート体制
高機能タイプにも関わらず、直感的に動かせる操作性も評判です。ITリテラシーの低い社員でも、すぐに苦手意識を払拭できます。
サポート体制も手厚く、メール・チャット・電話で利用できるサポートセンターは、全ユーザーが利用可能です。
ペーパーレス化の担当者に質問が殺到することがなくなるため、人手が足りない企業にとっても、頼れる存在になるでしょう。
他社サービスとの連携性も重視
ユーザーアカウントやスケジュール情報など、他社提供のサービスともスムーズに連携しやすいため、取引先と摩擦が生じにくいシステムです。
グーグルカレンダーやズーム、マイクロソフト365などユーザー数が多い外部サービスと連携することで、社外の人間ともミーティングの管理、予定の登録を効率的に行えます。
ISO27001・ISO9001など国際規格のセキュリティ認証を複数取得し、高度なセキュリティ環境も整備しています。安全面の不安を抱える心配はありません。
