ワークフローシステムの選び方
導入形態はクラウド型・オンプレ型の2種類
ワークフローシステムの導入形態は、クラウド型とオンプレ型に大別されます。クラウド型はネット環境さえあればどこでも利用可能で、運用管理は契約先のベンダーにお任せできます。
一方、オンプレ型はカスタマイズ性に優れているものの、自社内にサーバーを構築するところから着手しなければなりません。設置後も、運用のために専用の人材を投じなければなりません。
中小企業にメリットが多いクラウド型システム
中小企業によく選ばれているのが、低コストで手軽にすぐに使えるクラウド型です。最近はワークフロー機能を搭載したグループウェアも絶大な人気を集めています。
オンプレ型はシステムの構築に長ければ1年以上かかる上、初期費用として数百万円のコストを投じる必要があります。
IT人材を確保できる企業でないと運用・管理ができないので、予算と人手不足の問題を抱える中小企業にはハードルが高い導入形態になります。
ワークフローシステムを比較！クラウド型VSオンプレ型
初期費用・ランニングコスト
クラウド型は全体のコストが安く、初期費用0円、月額利用料も1人あたり1,000円以下の金額で済む製品が大半です。
一方オンプレ型は初期段階で数百万円以上かかるのが一般的で、パッケージ製品のライセンス料も200～700万円以上かかるのが相場です。
開発・構築を外注する場合も高額で、比較的安い下請け企業や外国籍のプログラマーでも、1ヶ月あたりの30～60万円かかります。
連携性・カスタマイズ性
連携性とカスタマイズ性が優れたオンプレ型は、自由度が高い設計が可能です。ただ、近年のクラウド型は連携性・カスタマイズ性も重視して設計しています。
「標準的なレベルに達していれば構わない」ということであればクラウド型でも問題なく使えます。オプション機能を追加して連携性、カスタマイズ性を強化するやり方もおすすめです。
セキュリティリスク
ネット経由でアクセスするクラウド型はサイバー攻撃によるセキュリティリスクが課題になるため、多角的な安全対策を実施しているサービスを選ぶことが重要です。
オンプレ型は全てのデータを自社のサーバー内で管理できるため、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えられます。情報管理を厳格に行なうため、高額を投じてオンプレミス型を選ぶ企業も少なくありません。
運用管理の負担
クラウド型は運用管理の負担が少なく、IT人材が乏しい企業でも常に最新の状態で快適に使えます。
オンプレ型はシステム構築後も、メンテナンス、トラブル対応、バージョンアップ･･･と運用・保守の作業をすべて自社で行なう必要があります。中～長期的な人的コストも大きな負担になります。
