申請・承認業務がアナログなやり方のままだと、中小企業の3大課題「従業員不足・予算不足・属人化」が悪化する一方です。ワークフローシステムの導入こそ、状況を打破して諸々の問題を解決する選択肢になります。
今回は中小企業に的を絞って、ワークフローシステムを導入すべき理由や成功事例をくわしく解説しました。
ワークフローシステムのメリット！中小企業こそ導入すべき理由5つ
DX時代に突入した今「従業員が少ないから、昔ながらのやり方でいい」という考えは通用しなくなりました。同じ規模の組織でも、効率化ツールを導入しているかどうかが、競合他社に勝つ重要な分かれ目になります。
稟議の申請・承認業務の効率化
上司の承認を待つ“不毛な待ち時間”を解消するには、ワークフローシステムを導入するしかありません。最新の調査でも、DXに取り組んでいる中小企業は20％以下という結果が出ました。
承認1つもらうのに「上司がつかまらない」、「書類がどこで止まっているのかわからない」なんて状況から抜け出す解決策が、ワークフローシステムの導入です。
デジタル化によってワークフローのプロセスが可視化され、オフィスの外からも承認が可能になります。大幅な業務効率化効果を見込めます。
従業員不足をカバー
グループウェアがあれば、社外にいても情報共有が可能です。
中小企業が抱える人手不足の問題は、ワークフローシステムの導入でカバーできます。従業員が少ない職場では、上司にかかる負担も大きくなります。
顧客対応や打ち合わせなど優先すべき業務をいくつも抱えていれば、承認業務が後回しになるのも無理はありません。とくに承認業務が殺到する月初めや月末は、承認の待機時間も長引く傾向があります。
紙の書類を持ってあちこち回る非効率的なやり方では、移動するだけでも時間を消費します。
判断に要する案件に十分な時間を費やすためにも、効率化できる業務はワークフローシステムを導入して時間を短縮したいところです。
リモートワークに対応
ワークフローシステムを導入すれば、リモートワークにも対応しやすくなります。中小企業でリモートワークが進まない理由の1つは、ITツールを活用したリモートワーク体制が構築されていないからです。
「ITを操作できる人材がいない」、「予算がない」など、未導入の理由は企業によって異なります。ただ、リモートワーク環境が整備されていないと人材を雇用する時にも不利になります。
ITスキルに長けた若い世代には、フルリモートを希望する人材も少なくありません。
有能なIT人材を確保するのはもちろん、既存従業員にとって働きやすい職場環境を整備するためにも、ワークフローシステムなどITツールの導入が急がれます。
属人化の予防
従業員の人数が少ない中小企業ほど、属人化が進む傾向があります。「人によってやり方が違う」、「特定の人物しかやり方を知らない」なんて非効率なやり方が、申請業務の遅れに拍車をかけます。
ワークフローシステムで一連の申請業務を管理すれば、特定の従業員に依存することもなく、誰でも同じ手順で申請業務を遂行できます。
品質を維持して、ヒューマンエラーの頻発を予防する対策にもなります。ベテランの退職・異動時に業務が大幅に停滞することもなくなり、引き継ぎもスムーズにできるようになるでしょう。
“紙の申請書”から脱却
ワークフローシステムの導入によって紙の申請書から脱却でき、ペーパーレス化が進むことで、情報検索・共有も迅速になります。
インクや紙、プリンターのリース代、郵送費など、紙の申請書にはなにかとコストがかかりますよね。書類を管理するスペースも必要なので、オフィスが狭い中小企業ほど快適な職場環境から遠のいてしまいます。
コストと保管スペースを削減して、限られた空間を有効活用しましょう。
【中小企業】ワークフローシステムの成功事例
中小企業に向いているワークフローシステムは「コストの安さ」と「簡単な操作性」が決め手になります。
利益を増やす“格安クラウド”の導入
格安のワークフローシステムを選び、利益増に成功した中小企業が増えています。予算が限られた中小企業では、業務効率化と同時にコスト削減対策の実施が不可欠です。
格安クラウドなら月々のランニングコストが安いため、せっかく得た利益が削られずに済みます。
ワークフローシステムはクラウド型、オンプレミス型に大別されます。オンプレミス型は初期費用で数百万円のお金がかかる上、運用に人的コストを投じる必要がありますが、クラウド型なら初期費用が0円、月々500円前後で使えるサービスも少なくありません。
簡単に使える“操作性”に注目
ワークフローシステムを導入しても、現場に浸透しなければ設備投資費用がムダになってしまいます。うまく導入できた中小企業の成功事例をチェックしてみると、操作性に着目した企業が目立ちました。
とくに全体のITリテラシーが低い企業の場合、いくら高機能で操作のむずかしいワークフローシステムは避けるべきです。なぜなら、承認業務を担当する管理者は、ITツールに不慣れな中高年層がメインになります。
肝心の上司に抵抗感なく使いこなしてもらうためにも、スマホ感覚で直感的に扱えるサービスを選ぶのが大切なポイントです。
システムを一元化する効果
ワークフローのデジタル化にあたり、ワークフロー専用システムではなくワークフロー機能を搭載したグループウェアを選び、大幅な業務効率化に成功した事例が多数報告されています。
ワークフローをデジタル化しても、他の業務がアナログなままでは、真の効率化は目指せません。グループウェアには、主要業務を効率化する機能が複数備わっています。
DXツールはワークフローの他にも、スケジュール管理ツールやタスク管理ツールなど色々あります。クラウドが乱立するとコストもかさむ上、情報も分散して検索スピードも遅くなります。
グループウェアを選ぶメリットは、ツールと情報の統合に他なりません。必要な情報の共有・検索スピードが上がり、より高い業務効率化効果が発揮されます。
14万ユーザー突破！中小企業に強い【J-MOTTO】
使いやすくて優秀なワークフロー機能を搭載して人気を集めているのが、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のグループウェア「J-MOTTO」です。
ITトレンド年間ランキング（グループウェア領域）でも8年連続1位を獲得し、スタートアップ企業や中小企業を中心に4,000社以上に導入されています。
全26機能！最安値クラスの初期費用+年間費用
ワークフロー機能はもちろん「ポータル」、「設備予約」、「プロジェクト管理」、「タイムカード」など26種類もの効率化アプリが、基本料金で使用できます。
職場での災害リスクが意識される現在、「安否確認」機能が搭載されているのも注目ポイントです。
初期費用0円、1人220円(税込)/月で利用できるので、従業員1人あたりの年間費用は単純計算で2,640円(税込)しかかからない計算になります。
中小企業向け！月額220円(税込)〜使える「J-MOTTOグループウェア」機能紹介はこちら
ITが苦手な上層部も使える簡単操作
直感的に扱える操作性にこだわって開発されています。個人事業主や中小企業など、小規模組織の上層部は、ITツールに抵抗感がある世代が占める傾向があります。
「使い方がむずかしい」と感じた承認担当者までツールが浸透しないと、ワークフローシステムの効率化が中途半端に終わりかねません。
また、格安クラウドの中では珍しく、手厚いサポート体制を整備しています。
電話・チャット・メールで問い合わせられるサポートセンターには専用スタッフが待機しているため、IT人材の乏しい中小企業にとって心強い存在になるはずです。
大容量にも対応！「J-MOTTOワークフロー」も人気
基本的なワークフロー機能を標準装備していますが、より大容量・高度な機能を求める企業は、オプションサービスのJ-MOTTOワークフローも追加できます。
オプション料金も1人あたり220円(税込)/月なので、基本料金と合わせても500円以下で済みます。
単独のワークフロー専用システムとして使えるほど高度なシステムなので、ワークフロー機能重視で情報一元化ツールを選びたい企業におすすめです。
