スケジュール管理の重要性！クラウドツールで予定を「見える化」する3大メリット
プロジェクトの成功率を上げるためには、スケジュールを管理する方法が重要な決め手になります。
チーム全員の予定をリアルタイムに共有・調整
“リアルタイム性”こそ、クラウドでスケジュール管理する最大のメリットになります。PC・スマホ・タブレット経由で「いつでも・どこでも」簡単に予定を入力して、変更があっても即座に調整できます。
プロジェクトの全体像に加え、チームメンバーの「誰が・どこで・何をやっているのか」を瞬時に把握できるので、マネジメント層も適切な指示出しができます。
紙の工程表やエクセル、ホワイトボードといったアナログな手法ではリアルタイム処理ができないため、記入してある情報はあてになりません。
スケジュール管理の正確性を増すためにも、クラウドが欠かせないツールになります。
管理ミス(情報共有の遅れ・ダブルブッキング)の予防
チームのメンバーのスケジュールを正確に管理できないと「情報共有の遅れ」、「ダブルブッキング」といった管理ミスが勃発して、生産性が落ちる原因になります。
こういった管理ミスを予防できるのも、クラウドで予定を管理するメリットの1つです。
「誰が・どこで・何をやっているのか」わからない状況では、進捗報告と実際の作業内容に大幅なズレが生じやすく、納期も遅れがちになります。
クラウドで予定を「見える化」すれば、マネジメント層も状況を正確に判断しやすい環境が整備されます。メールや口頭でのやり取りのように、情報の伝達にロスが生じることもありません。
スケジュール管理ツールと設備予約ツールを連動させて登録すれば、ダブルブッキングも自動で防止できます。
他にも、クラウドにはタスクの抜け漏れを防ぐリマインダー機能など、管理ミスを予防する機能が色々備わっているため、業務の生産性を下げる要素を排除できます。
業務効率化による生産性向上
クラウドツールで予定を「見える化」すれば、マネジメント層・メンバー双方の負担を減らして、効率よく行動できるようになります。
業務効率化によってプロジェクト成功率が上がり、生産性も向上します。
また、クラウドツールは、リソース管理にも役立ちます。タスクの優先順位をつけ、人的リソースを最適に配分すれば、限られた時間の中で最大限のパフォーマンスを実現しやすくなります。
チーム内の業務を明確に分担することは、メンバー同士のトラブルを防ぎ1人１人のモチベーションを維持する効果もあります。
納期やタスクの整理、リソースの最適化といった相乗効果を次々に生み出して生産性を向上できるのが、クラウドで予定を管理する強みです。
【生産性を高める機能】クラウドでチームのスケジュールを「見える化」する方法
プロジェクトの進行状況を「ガントチャート」で視覚化
プロジェクトの進行状況を「ガントチャート機能」で視覚化するやり方は、チームのスケジュールを「見える化」する代表的な方法になります。
「タスク・期日・担当者」といった項目を縦と横の軸で表して、プロジェクトの流れを図式化します。
「俯瞰チェック」と「タスク進捗の詳細確認」が同時にできるので、遅延やボトルネックを見逃すこともありません。仕事の割り振り、人員配分を最適化して生産性を上げるために役立つ機能です。
エクセルでガントチャートを作成する方法は入力に時間と手間がかかる上に、情報をリアルタイムに共有・調整できないのが弱点で、大規模プロジェクトの複雑な管理には不向きです。
クラウドなら複数メンバーの同時編集も可能で、情報が分散することもありません。常に整理された状態で、最新情報を共有できます。
「タスク管理」で作業の抜け漏れを防止
クラウド型スケジュール管理に搭載されている「タスク管理機能」を使えば、スケジュールとタスクを連動して「見える化」できます。
ネット経由で「いつでも・どこでも」アクセスできるので、作業の抜け漏れを防止して、効率を下げるトラブルを未然に防げます。
少人数で回している現場では、目の前の仕事で手一杯になり、プロジェクトの細部までチェックする余裕がなくなるものです。
クラウドのスケジュール管理機能とタスク管理機能を併用すれば、「なにを(タスク)・いつ(スケジュール)やるか」ひとめで把握できるので、タスクを確実にこなす指針になります。
定期的なタスクの登録の手間を省く、繰り返し登録やテンプレート化といった機能も、業務効率を上げて生産性を高めるのに貢献します。
「カレンダー連携機能」で社外情報を共有
“カレンダー連携機能”を搭載したクラウドで予定を「見える化」する方法なら、外部システムと同期して社外情報もリアルタイムに共有・調整できます。
プロジェクトをスムーズに進めるためには、社外の関係者の予定も共有しなければなりません。
マルチデバイス対応のクラウドツールならパソコンで登録した予定がスマホに即時反映されるなど、デバイス間で最新の情報をチェックできます。
エクセルのカレンダー機能はパソコン画面での利用を想定しているために、スマホでは表示が見えにくくなるストレスがあります。クラウドのようにアクセスログも残らないため、情報漏洩リスクも伴います。
クラウド型スケジュール管理ツールの注意点
無料プランに多い3つの制限
クラウドツールの無料プランは利用上の制限が多く、ビジネスの利用には不向きです。「機能数・ユーザー数・ストレージ容量」を制限された製品もよくあります。
肝心な機能面が制限されては、業務効率化というクラウドが持つメリットも半減しかねません。ユーザー数や容量の制限も、ビジネスで活用する上ではデメリットになります。
セキュリティ体制やサポート体制に問題がある製品が多いことも、無料プランを選ぶリスクです。とくにクラウドツールはネット経由でアクセスするため、万全のセキュリティ対策が求められます。
無料プランを使っているだけで「セキュリティ対策を軽視する企業」と即断されるおそれがあるため、有料でも安全性の高い製品を契約した方が賢明です。
クラウド乱立のリスクを回避するには？
クラウドの効率化ツールはたくさんあります。複数のクラウドツールを導入することで、いわゆる“クラウド乱立”状態に陥らないよう注意が必要です。
ツールを追加する度、操作を覚えなければならない手間がかかり、管理も複雑化します。コストがかさみ、情報が分散されてしまうのも不安要素です。
こういったリスクを回避するためには、複数機能を搭載するツールに1本化するのが効果的です。様々な効率化機能を１本に集約したグループウェアで情報・ツールの一元化を狙うのもおすすめです。
ツールを一元化できる＜J-MOTTO＞の導入メリット
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社の「J-MOTTO」は、スケジュール管理機能の他、全26機能も搭載したクラウド型のグループウェアです。業務効率化のため、ツールを一元化するのに最適なサービスです。
低コストで使える高機能グループウェア(全26機能)
J-MOTTOは高機能タイプのグループウェアで、スケジュール管理アプリも含めて全26種類の業務効率化アプリが搭載されています。
プロジェクト管理機能、ToDo機能など業務を円滑に進める機能が一通りそろっていますが、月々の利用料金は1ユーザー220円(税込)と業界最安値クラスです。
低コストでツールを一元化できる導入コストが評判になり、すでに4,000社・14万人に利用されています。
1ユーザー月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
不正操作をブロックするシステム(アクセス権の設定)
リーズナブルな価格設定にも関わらず、J-MOTTOはセキュリティ体制も万全です。アクセス権を細かく設定できるシステムが採用されているので、不正操作をしっかりブロックできます。
社外の取引先と安全にデータをやり取りするためにも、高度なアクセス権限機能は不可欠です。
他にもIPアドレス制限、SSLによる暗号化、パスワードポリシーの強化、多要素認証など、二重・三重のリスク対策を施しています。
Pマーク、国際規格のISO27001など数々の認証を取得して、第三者機関からも安全性が保証されています。
連携性も抜群(Googleカレンダー同期可能)
J-MOTTOは連携性も抜群です。登録したユーザー情報を外部サービス(Googleカレンダー・Microsoft Outlook・iPhoneカレンダーなど)と連携できるので、スケジュール登録作業の業務効率化を狙えます。
新入社員のユーザー登録時、社員情報の変更時にも上書き作業に手間を取られることもありません。
有償になりますが、必要に応じてGoogleカレンダーと双方向連携するサービスも追加できるので、社外のやり取りが多い企業にも安心です。
