中小企業で「使える」DXツールとは？選び方の重要ポイント

中小企業が「DXツールの導入」でつまずく3つの原因

システムを活用できない

DXツールを導入したものの、紙ベースでの仕事から抜け出せずにいる企業は珍しくありません。「システムを活用できない」というのも、中小企業に多い原因の1つです。

人手不足に悩む中小企業の大半は、DXツールを使いこなせる専門人材を確保するのが困難です。

経営層の一存で「流行りのツール」や「最新ツール」を導入しても、実際の業務に組み込むことができなければ、投資した費用がムダになってしまいます。

かえって現場が混乱してしまい、業務効率が落ちるおそれすらあります。

自社の規模に合わない“デジタルシフト計画”に注意

自社の規模に合わない大掛かりなデジタルシフト計画を立て、DX推進につまずくパターンもよく見かけます。社内にIT人材が乏しい状況の場合、一度にすべてを変えようとするのは要注意です。

DX推進の環境が整っていない中小企業は、小さな成功体験を積み重ねる「スモールスタート」で段階的にシフトチェンジする方が無難です。

アナログなやり方に固執する社員が多い職場では、壮大なデジタルシフト計画に反発される可能性があります。

スタートダッシュでつまずかないよう、無理のないペースでDXを進めましょう。

「ツール導入＝DX促進のゴール」の考えが根本原因

IT人材不足に悩む中小企業は、上層部もDXについてよく分かっていないケースが目立ちます。

上層部が「ツール導入＝DX推進のゴール」という考えなら、その理解のなさこそDX推進につまずく根本原因になります。

DXは全社的な取り組みなので、現場とトップの双方が「なんのために行うのか」目的を理解していなければ、従来の慣習から抜け出せません。

業務フローの効率が悪い部分を洗い出し、自社の目標をハッキリさせてから、課題を解決できるツールの選定に着手します。

人材の雇用や研修の実施など、ツールの導入以外の準備も色々あります。DXの促進は、道具を揃えただけで成功するほど簡単ではありません。

中小企業で「使える」DXツール！5つの選定ポイント

効率化の“費用対効果”を得られるか？

DXツールを導入する時は、“費用対効果”を得られるかどうかも重要な選定ポイントになります。人材不足同様、予算不足も中小企業の代表的な課題です。

高額のツールや流行りのツールを導入しても、使いこなせなければ“予算を圧迫するお荷物”になりかねません。

中小企業向きのクラウドツールは手頃な価格帯が魅力とはいえ、月々の使用料は固定費として出ていきます。

DX推進にかかる総コスト、そしてツール導入によるコスト削減効果を試算した上で、コスパ力が高いツールを選定することが大切です。

中小企業の課題「DX人材不足」を解決できる導入形態

中小企業は、IT技術に長けたIT人材どころか、「ITスキル+DX推進のための戦略的思考」を持つDX人材も不足しているのが共通の課題です。

同じDXツールでもオンプレ型の導入形態は、相当に高度な知識とスキルを持つ専門人材が不可欠です。

社内にサーバーを構築するところから着手するため莫大な初期費用がかかる上、運用後も保守管理をすべて自社で行なうことになります。

クラウド型ならネット環境さえあればすぐに使用可能で、メンテナンスやセキュリティ対策もベンダーにお任せできます。

DXツールを提供するベンダーの中にはDX促進のセミナーや研修サービスを提供しているところもあるため、“戦略的活用法”についても知恵を授けてもらえます。

サポート対応ゼロのツールも

ベンダーのサポート対応力も重要度の高い選定ポイントになります。

IT人材、DX人材が十分にいない中小企業の現場では、普段の業務でツールを使えるようになるまで、ある程度のサポートが不可欠です。

コスト面もDXツール選定の大事なポイントになりますが、無料ツールの中にはサポート対応ゼロのものもあります。サポート対応に関しては差が激しいのが現状です。

無料でサポートセンターを設置しているベンダーは貴重で、「使用料はリーズナブルでもサポート料が高額」というパターンも多くあります。

現場と経営層が「使いやすい」と感じるツール

導入するツールは、現場と経営層の両方が「使いやすい」と感じるものを選定しましょう。

通常業務で社員が使いやすいと感じても、上層部がスムーズに使いこなせなければ、業務の電子化が進みません。

とくに「社内稟議の電子化」はDX推進の核になる変革になりますが、50～60代以上のITツールが苦手な経営層でも「紙ベースより便利」と感じるツールを選定してください。

日本製と海外製ツールの差

DXツールには日本製と海外製のものがありますが、日本の中小企業に導入するなら「国内で開発された日本製の方がおすすめ」と考える専門家が多いようです。

なぜなら、日本のビジネスのやり方には特定の帳票形式やハンコ文化など、独特の商習慣・業務フローが多いからです。

海外製のDXツールにはグローバルスタンダードな機能が提供されていますが、日本製に比べて既存システムとの連携性をそこまで重視して開発されていません。

中小企業が段階的に特定業務の効率化を目指す場合、日本製のDXツールの方が目的にマッチするものを見つけやすいかもしれません。

当然ですが、日本製ツールは「日本語サポートが充実」という利点もあります。

中小企業にマッチするDXツールは「グループウェア」

効率化できるDXツールは10種類以上

DX推進のために役立つ効率化ツールは主要なものだけでも10種類以上あります。

営業活動のプロセスを“見える化”する「SFAツール」、社内申請・承認プロセスをデジタル化する「ワークフローシステム」、データ入力などルーティンワークを自動化する「RPAツール」も、定番のツールです。

ただ、効率化ツールを複数導入するのは、予算とIT人材が限られる中小企業にとって得策ではありません。

次々にクラウドツールを導入すると、情報が分散して必要な情報をすぐに取り出せなくなります。費用もかさむので、使うツールはなるべく少ない方がベストです。

ツールを一元化できる「グループウェア」がおすすめ

業務効率化に効くDXツールはたくさんありますが、中小企業にマッチするのは「グループウェア」です。グループウェアはワークフローシステムなど複数の効率化機能が1本に集約されています。

ツールを一元化すれば情報の検索スピードも向上し、余計なセキュリティリスクも排除できます。

リーズナブルなクラウド型のグループウェアなら、中小企業の課題である「コスト削減」と「業務効率化」を同時に叶えられます。

国内開発【J-MOTTO】が中小企業に人気な3大特長

国内開発されたリスモン・ビジネス・ポータル株式会社の【J-MOTTO】は、中小企業を中心に4,000社・14万人の導入実績がある人気グループウェアです。

1人220円(税込)の圧倒的“コスパ”力

中小企業の支持率が高い特徴として、圧倒的なコスパ力を誇ります。

月額料金は1人あたり220円(税込)と格安なので、「できるだけコストを押さえてDXツールを導入したい」と考えている中小企業にも最適です。

月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」

「機能的なのに使いやすい」操作性

J-MOTTOは高機能タイプのクラウド型グループウェアですが、直感的に扱える操作性も見逃せない特徴になります。

ITツールに不慣れな社員でも直感的に操作できるので、専門人材が不足している中小企業でも問題なく使いこなせるでしょう。

全社員に浸透させるためにも、使いやすさが現場に定着するポイントになります。

専門スタッフが待機！サポート体制を完備

手厚いサポート体制を完備しています。ユーザー向けに設置されているサポートセンターには、サポート専門のスタッフが待機しているため、電話をたらい回しにされる心配は不要です。

使い方でわからない点があれば、全ユーザーがフリーダイヤル・チャット・メールによって問い合わせできるので、DXツールを使うのが初めての中小企業にも安心です。

初期設定サポートなど有料のオプションサービスも用意されているので、DX初心者の中小企業にも、頼れる存在になるはずです。