社内コミュニケーションツールを導入するメリット
時代がどんなに変わっても、会社勤めのビジネスパーソンにとって人間関係の悩みがなくなることはありません。ただし、現在は専用のツールで解決可能です。
効率性を下げる連絡不足問題を解決
業種に関わらずビジネスの現場では「コミュニケーション＝報連相（報告・連絡・相談）」と先輩や上司に繰り返し説かれているはずです。
報連相不足は業務の効率性を下げるだけではなく、深刻なトラブルに発展する可能性があります。管理職にとっても悩みの種になりますが「電話が苦手な新人も、チャットなら即反応する」というケースはありがちです。
ニーズに合った連絡手段に切り替えるだけで、状況が一変することは珍しくありません。必要なツールを導入し、連絡不足問題を解消して効率性を上げましょう。
必要なし？管理職を悩ませる飲み会が不要に
コミュニケーションツールの登場によって、長年会社の交流手段だった飲み二ケーションが廃れつつあります。管理職にとっても飲み会は手放しで大歓迎、と言うわけではありません。
「身銭を切って奢っているのに感謝されない」など、金銭的な負担に悩む声もよく聞きます。
コミュニケーションツールを使えばシラフの状態で交流できる上、発言は記録に残されるため“言った言わない”のトラブルになることもなくなります。
ツール上のやりとりは程よい距離感を保つのに最適で、有意義な意見交換の場になるはずです。
導入ツールが人間関係を自動的に構築
社内のコミュニケーションを活性化するため、イベントを開催することもあるでしょう。確かにコミュニケーションを密に行う風土があれば、愛社精神が育まれやすい一面もあります。
しかしながら、飲み二ケーション同様今はイベントに頼りすぎるのも禁物です。交流イベントは属人化しやすく、内容に不満を感じる社員も出てくるでしょう。
その点専用ツールを使えば、イベントを開催しなくても必要なコミュニケーションの量・頻度を維持できます。
今は新人の歓迎会もオンラインで開催できる時代です。専用ツールを活用することで、適切な人間関係を自動的に構築可能です。
やりとりは記録されるため、セクハラやパワハラ、いじめの問題が起こりにくいのもメリットの1つです。
社内コミュニケーションツールの種類と違いを解説
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットは、用件のみのやりとりができるビジネス向きの連絡ツールです。メールのように挨拶や締めの定型文を挟むことなく、伝えたい内容を端的に送れるため効率的にやりとりできます。
親しい間柄ならスタンプを押すだけの略式反応もOKなので、連絡の時短効果は抜群です。
送信したメッセージが読まれたことを自動確認できる既読機能も返信の手間がなく便利ですが、あえて搭載されていないツールもあるので注意しましょう。
Web会議システム
Web会議システムも交流ツールの代表格で、インターネット環境さえあれば音声や映像をやりとりするWeb会議が可能です。
パソコン・スマホ・タブレットを用いて気軽に参加できるので、テレビ会議のように部屋と部屋をつなぐ専用機器を設置する必要はありません。
場所に縛られず会議を開催できるため、遠隔拠点にいる相手だと交通費や宿泊費を大幅にカットできるメリットもあります。2、3人のちょっとした打ち合わせにも便利なツールになります。
バーチャルオフィスツール
バーチャルオフィスツールを使ってオフィスを仮想空間に構築する会社が増えています。
クラウドオフィス、仮想オフィスツールと呼ばれることもありますが、一般的な交流機能のチャット機能・ビデオ通話機能の他、アバターなどを使って擬似的に出勤できる擬似出勤機能、バーチャルオフィスに出勤している社員の動向を可視化するステータス機能など便利な機能が色々揃っています。
バーチャルオフィスで気軽に会話したり挨拶を交わしたりするだけで、抜群のコミュニケーション効果を発揮します。
リモートワークや出張が続く状況でも孤独に陥ることがなく、ゲーム要素が多めのところも若い世代の社員に受けているようです。
管理者も部下の指導や教育、チームの一体感を出す対策など、マネジメントの効率化にうまく活用するケースも増えています。
社内SNS
社内SNSは、同じ会社の人間同士が交流するためのツールです。チャット機能やファイルのアップロード機能といったコミュニケーションや情報共有機能が搭載されています。
よりビジネス寄りのツールなら、タスク管理やスケジュール管理機能など業務効率化のための機能も使えるため、チーム内の作業進捗状況も管理できます。他のシステムと提携しているツールも。
グループウェア
グループウェアはコミュニケーションツールの中でもとくに機能性が高く、情報共有機能や業務効率化機能など複数の機能を集約しています。
搭載されている機能はツールによって異なりますが、主要な機能が一通り揃っているグループウェアなら1つ導入するだけで社内交流の目的を果たせます。
社内コミュニケーションツールの選び方で気をつけたいこと
無料ツールをビジネス利用するリスク（LINEやFacebookなど）
使い慣れているという理由で、LINEやFacebookなど無料ツールを使うのは避けましょう。普段使いしている社員が多いので、改めて操作の説明プロセスを省ける点はメリットです。
デメリット面としては、オンとオフが切り替えにくくなることでしょうか。心身のストレスが溜まる原因になりかねません。
いわゆる捨てアカと呼ばれるビジネス用のアカウントを取得しても、半分プライベート気分を引きずってしまうため情報管理が甘くなります。
ログインしたままの状態で情報が漏えいしたり、アカウントを乗っ取られて機密情報が筒抜けになったりするリスクがあります。
導入目的は？ツールの併用に注意
社内コミュニケーションのためのツールは次々に新商品が登場し、ただお礼を伝えるだけのアプリなど細分化されています。
使えそう、としっかり検討せずに導入すると、社内に混乱が起きることもあるので気をつけたいところです。最小限にコストを抑えるためにも、導入目的をはっきりさせ、ムダな併用に注意しましょう。
クラウド型は低価格で利用しやすい
情報漏えいなどセキュリティリスクに備えるためにも無料ツールはおすすめできませんが、クラウド型ツールは初期費用がかからないものが大多数を占めます。
月々の利用料が安いものが多く、狙い目です。オンプレミス型のツールはサーバーを自社に設置するため、高額の設置費用がかかります。
社内交流活性化の目的なら既存ツールの基本機能でも充分に満足できそうですよね。オンプレミス型はサーバー設置後も日々の運用、メンテナンスやアップデートなど管理する専用の人材を確保しなければなりません。
人手が限られる中小企業には負担になることが多いため、全体の費用も安くすぐに導入できるクラウド型が使い勝手の良いツールになるでしょう。
クラウド型グループウェアを比較！連絡手段の多い「J-MOTTO」がおすすめ
社内コミュニケーションツールは、交流・連絡機能を搭載したクラウド型のグループウェアが一押しです。
中でも「J-MOTTO」は連絡手段も多いコスパ抜群ツールとして定評があります。
月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
全部で26機能！必要な機能を1つに集約
グループウェアを活用するメリットは、社内交流機能の他に情報共有機能や業務効率化機能も使えることです。
J-MOTTOは社内交流を円滑にする機能も含め、全部で26機能も搭載されています。必要な機能が1つに集約されている多機能ツールが、1人あたり月々220円（税込）で使い放題なのでコスパの良さが他社を抜きん出ています。
コストをかけずに職場の人間関係を良好に保てる
J-MOTTOは機能1つ1つの性能が高く、実際に使い始めてから「安すぎる･･･」と実感するユーザーが多いようです。
インフォメーション機能や回覧・レポート機能、アンケートやプレゼンス機能、伝言・所在機能など主要機能が一通り揃っています。
社員に伝えたい情報やコンテンツ、社内システムへのリンクを1ヶ所に集約できるポータル機能も「便利」と評判で、意見やメッセージを気軽に交換できるネオツイや電子会議室機能も人気があります。
コストをかけずに職場の人間関係を保てる頼りがいのあるツールです。
管理者に負担をかけないサポート窓口
どんなに便利で低コストでも、使い勝手が悪いツールは管理者が持て余すことになります。その点、J-MOTTOはサポート窓口も手厚く、ユーザー全員がメール・チャット・電話で専用窓口に質問できる体制が整っています。
「管理者のみ問い合わせ可」のツールも少なくないため、サポート面も万全です。
月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
