情報共有できない職場はなにかと問題が発生しがちです。業務効率を上げるためにも、早急に予定共有システムを導入する必要があります。ただしツール選びに失敗すると、情報漏洩などのトラブルで会社に大損害を与えてしまうおそれがあるかも知れません。
今回はスケジュール共有で社内の業務効率を上げる具体的な方法について、効率性と安全性を兼ね備えた最善策をご紹介します。
スケジュール共有で時間のロスが激減する仕組み
チームメンバーの予定を把握するメリット
チームで動く時こそ、スケジュールの共有は欠かせません。メンバーの予定を把握していればミーティングや会議の日程をスムーズに調整できます。
管理する立場としては部下の行動予定を把握しておきたくなるのが自然な心情です。ただ、聞かれる立場になると「頻繁に予定を聞かれると信用されていない気がする」とネガティブに感じるのも無理はありません。
スケジュール共有機能ならスマホ、パソコンから気軽に個々、全体の予定をチェックできるので、余分な確認作業の時間を省略できます。
カレンダーの共有で顧客対応力が上がる
顧客対応に問題がある、と感じている現場は、即刻スケジュール共有システムを導入した方が良さそうです。担当者が不在でもスケジュールを共有していれば、顧客にスムーズに対応できます。
とくに顧客が怒っている場合、戻りの時間もどこにいるのかも分からない状況では怒りをヒートアップさせてしまいかねません。
一旦帰宅して日を改めてもらった方が良いのか、すぐに戻るのでそのまま待機してもらった方が良いのか、予定を共有していればすぐに判断できます。
スケジュールも含め、重要な情報はチーム内で共有した方が得策です。フォロー体制を整えれば、顧客対応力も向上するはずです。
ビジネスチャンスを逃さない体制を整備
スケジュールをうまく共有できない現場では、あらゆる業務で協力体制の不備が見られることが多いようです。
業務を効率化するためにも、スケジュールを含め重要な情報を共有し合い、全体で生産性を上げていく体制を整備するのが先決です。
納期遅れが続いていてはビジネスチャンスが舞い込んできても、即座に対応できません。
新規取引の可能性があっても、業務効率化が進んでいない現場ではチャンスの芽を発見、摘み取る余裕がありません。
スケジュール共有システムを導入し、ビジネスチャンスを逃さない体制を整備しましょう。
従来のスケジュール管理ツールで情報共有するリスク
スケジュールのアナログ管理は失敗しやすい
スケジュールをアナログなやり方で管理するのは、失敗する確率が高いやり方です。たとえば口頭確認は昔ながらのやり方で、リアルタイムに状況を伝えられるスピード感が魅力です。
一方、言い間違え、聞き間違えなど情報の正確性に欠けるマイナス面もあります。録音などで情報を蓄積しない限り「言った・言わない」のトラブルに発展しやすい方法です。
ホワイトボードに予定を書くリスク
ホワイトボードのカレンダー欄に予定を書くやり方もおすすめできないスケジュール管理方法です。情報の保管、蓄積にも不向きで「まだ見ていないのに消された」なんてケースも珍しくありません。
内容を修正しても最初に閲覧した人間は情報変更の通知を受け取るわけではないため、誤情報が行き交うおそれもあります。
そもそも耳で話し言葉を聞き取るストレスがあるように、書き言葉も読み取るストレスが強く、字の汚い同僚、上司に悩まされることも･･･。
そもそもホワイトボードは誰の目に情報が触れるかわからないため、情報保護の観点からも不安が残ります。
顧客リストが流失？Excelで予定を管理する注意点
Excelを使ったスケジュール管理法もありますが、「ファイルが複製されてどれが最新か分からなくなった」といった失敗例もよく見聞きします。
Excelは入力や情報共有の手間がある上、顧客リストなど大事な情報が流失するトラブルが発生する可能性もあります。
グループウェアのスケジュール管理機能ならアナログ管理のような失敗が起きにくいため、業務効率化ツールとして大変おすすめです。
スケジュール管理の最適ツールはグループウェア
グループウェアはスケジュール管理機能も優秀
グループウェアのスケジュール管理機能は本当に優秀で、いつ・誰が・どこにいるのか、1人1人の行動をひと目で把握できます。
個人やチームだけではなく、プロジェクトの進行をチェックしつつ各々の予定をチェックできるため、日程もスムーズに調整可能です。
修正した内容は即反映されますが、通知機能を使って登録・更新のタイミングで相手に知らせることもできます。
クラウドを使ったデータ管理は企業情報が漏れにくい
クラウドを使ったデータ管理方法は、企業情報が漏洩しにくい点も魅力です。これまで企業情報が漏洩した事例を振り返ってみると、従来のデータ管理法の致命的な欠陥が透けて見えます。
例えば野村不動産や厚生労働省の事例では、メールの誤送信から外部に個人情報が漏洩しました。メールは作業の手間がかかる上、ヒューマンエラーが起きやすいツールです。
共有スケジュールには関わるチームメンバーの名前やプロジェクトの始動日など、重要な機密情報が詰まっています。
情報流出を防ぐためにも、グループウェアのように安全にデータ管理できるシステムを選ぶことが大切です。
簡単操作で予定作成&共有プロセスを効率化
簡単な操作性も、グループウェアでスケジュールを共有するメリットです。予定の作成や共有プロセスにも複雑な手続きは不要なため、ツールの使い始めでもスムーズに操作できるはずです。
通知機能を使うときもリストからメンバーを選ぶだけで良いので、メールで一斉送信する時のように宛先設定や送信上限であたふたすることもありません。
必要な機能を1つに集約
グループウェアは、スケジュール共有機能以外にも業務を効率化する機能が色々搭載されています。
便利なクラウドツールが続々と登場していますが、契約ツールが増えるほど管理・運用の負担が大きくなり、費用もかさみます。
グループウェアを導入して複数機能を1つに集約すれば、コストや運用負担を軽減できます。情報やコミュニケーションの一元化は効率性を向上させるだけではなく、セキュリティの観点からもプラスに働きます。
スケジュール共有機能で人気！J-MOTTOの魅力
仕事上の予定を共有するなら、高度なセキュリティ体制を整備したビジネス用のグループウェアを利用した方が安心です。
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社の「J-MOTTO」はISO/IEC27001など国際規格の認証を取得しているため、スケジュールを安全に共有できます。
月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
内部の不正行為を回避するセキュリティ対策
J-MOTTOは全体のセキュリティ対策に加え、内部の不正対策にも万全に備えています。
2014年に発覚したベネッセの顧客情報流出事件も有名ですが、あの事例では元社員がアクセス権限を悪用して社内のデータベースにアクセスしたことが判明しています。
この教訓から、退職者も含めアクセス権限を厳しく管理できるシステムの必要性が浮き彫りになりました。
J-MOTTOのスケジュール共有機能はアクセス権限を細かく設定できるシステムで、ログインや操作の履歴も残ります。万が一ユーザーが疑わしい時も、履歴をチェックして怪しい動きの有無を辿ることができます。
連携機能も搭載（Googleカレンダー、Microsoft365他）
J-MOTTOのスケジュール共有機能はGoogleカレンダーやMicrosoft365など他社のシステムとも連携しています。
お仕事の相手が同じグループウェアを使っているとは限りません。連携機能が搭載されたJ-MOTTOだと、他社との日程も円滑に調整できるはずです。
調整業務は神経も時間も使うので、効率化ツールを導入して業務効率化をはかりましょう。
サマータイムにも対応できるフレキシブルな調整機能
J-MOTTOのスケジュール機能はフレキシブルに調整できるので、サマータイムにも対応可能です。日本では1952年に廃止されたサマータイムですが、ヨーロッパなど海外では現在でも実施しています。
証券会社でも海外株式においては、サマータイムや時差によって取引時間を変更する処置がとられています。海外の拠点とやり取りがある会社も、J-MOTTOならスムーズに日程調整を進められます。
J-MOTTOのスケジュール共有・管理機能はこちら
