ワークフロー管理を効率化するツールの選び方とポイント

ワークフローの効率化ツールは1つじゃない

ワークフローを効率化するツールは専用システムの他にも色々あります。ツール選定も大事なプロセスになるため、自社に合った製品を見極めることが大切です。

稟議申請など業務プロセスを効率化するツール

ワークフローツールは業務上発生する書類を電子化して、承認などの手続きをシステム上で完了できる製品です。

稟議のためのワークフローなど紙ベースで進めるやり方は＜ムリ・ムダ・ムラ＞の連続です。業務プロセスを電子的な手段に切り替え、作業を効率的に進めましょう。

書式や仕上がりのばらつきがなくなり、データ管理しやすくなるのも導入メリットになります。その他ペーパーレス効果によって、管理コストを減らすこともできます。

ワークフローに強い経費精算システムも

ワークフロー機能を搭載した経費精算システムもあります。経費の精算業務も書類仕事の山なので、ワークフローと連動させることで大幅に業務を効率化できるはずです。

数字を扱う経費精算業務は正確性が重要ですが、書類の手書き入力はヒューマンエラーと隣り合わせです。

ワークフローと経費精算システムを連動させれば、申請・承認プロセスから会計仕分けまで自動で完了でき、人的ミスが起きにくい体制を整備できます。

プロセスに問題が生じた時はアラートを発生し、事前に通知することも可能です。

グループウェアなら業務効率を最大化できる

業務効率化の効果を最大限引き出せるのがグループウェアの活用です。ワークフロー管理ツールや経費精算システムなど、便利なクラウド製品は何種類もあります。

いくら便利でも社内ツールが乱立すると、連携に次ぐ連携で操作がややこしくなることも･･･。グループウェアならワークフローなど主要機能が揃っているので、ツールを1つに集約できます。

情報を分散せず一元化できるため、意思決定の迅速化、セキュリティの観点からもメリットが多い手段です。

ワークフロー管理ツールを選ぶ6つのポイント

申請書類の作成・承認ルートの設定は簡単？

ワークフロー管理ツールを選定する時は、操作性も重要なポイントになります。書類の作成や承認ルートを設定するのに高度な操作が必要だと、扱える人間が限られてしまいます。

申請内容によっては承認ルートを自動で判別する機能が役立つこともあります。

データ出力機能は搭載している？

ワークフロー管理ツールを選ぶ時は、データ出力機能の有無もチェックポイントです。管理者は申請書の他、勤怠管理や経費精算など様々なデータを管理することになります。

ExcelやCSVファイルなどデータをエクスポートし外部システムと連携させることで、データの活用範囲が広がり効率性も上がります。生産性向上に欠かせないデータ分析業務にも、データ出力機能が欠かせません。

スマホに対応している？

スマホに対応していないワークフロー管理ツールだと、管理者を悩ませるハンコ出社から逃れられません。パソコンはスマホより大きいため、持ち歩くと紛失・盗難・破損リスクを伴います。

スマホで手軽に承認プロセスを完了できれば、リモートワークや出張中でも業務を停滞させずに済みます。

研修・サポート体制は万全？

ワークフロー管理ツールの導入が初めてなら、研修などサポート体制が整備された製品がおすすめです。

ワークフロー管理ツールは業務効率化効果の高い人気ツールですが、従業員によっては中々使いこなせずに悩んでしまうこともあるでしょう。

紙ベースの運用に慣れた方にとっても、移行は物理的・心理的なストレスになりそうです。たった1回全体へ向けて説明をしただけでは、すんなり電子化が進みません。

ただ、自社で相談窓口を設けるのは大変なので、質問できるサポートセンターが設置されている製品なら安心です。

セキュリティ対策のレベルは？

ワークフロー管理ツールを使用して、会社の重要な情報を扱います。情報漏洩や不正アクセスなどのリスクに備えるため、セキュリティ対策の実施レベルは慎重にチェックして下さい。

Pマークや国際規格ISO27001などの認証は、第三者機関に情報セキュリティの安全性が認められている証拠です。

コストは予算の範囲内？

ワークフロー管理ツールは導入後ずっと使い続けるものなので、月々のランニングコストが予算の範囲内におさまるかどうかも大事な選定ポイントになります。

とくにクラウドサービスを寄せ集めて使っている状況だと、1つ1つのツールはリーズナブルでもトータル費用が膨れ上がっていることがあります。

グループウェアのように複数機能を集約したツールは、コスト計算しやすい点も魅力的です。

連携性も抜群！J-MOTTOの総合力を検証

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOは、無料トライアルもあるので初めて導入する会社にも安心です。

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新人から役員までスムーズに操作

J-MOTTOが「使いやすい」と評判なのは、画面のデザインが見やすく、直感的に操作できるからです。長年紙ベースの社内承認に慣れ親しんできた会社ほど、システム移行時に反発の声があがるものです。

ワークフロー管理ツールを使うのは20代の新人から、50代60代の役員クラスまで幅広い年代に渡ります。どの年代でもストレスなく使える簡単な操作性も、J-MOTTOが選ばれる理由の1つです。

資料添付もOK！多機能タイプのグループウェア

J-MOTTOはグループウェアの中でも多機能タイプです。基本料金で26機能を自由に使うことができますが、ワークフロー機能に関しても高度な運用が可能です。

承認～決裁プロセスでは資料も添付できるため、申請内容を参考資料で補足したい時に役に立ちます。クラウドサービスをあれこれ追加して混乱する“クラウド乱立”を防ぐためにも、多機能グループウェアのワークフロー機能を使う戦術は効果的です。

使用可能なデバイスが多い

J-MOTTOはマルチデバイス対応なので、タブレットやスマホなど使用可能なデバイスが多いのも特徴です。承認プロセスを外出先で済ませられれば、ハンコを押すために会社へ戻るハンコ帰社も不要になります。

書類を郵送してやり取りした時代もありましたが、ネットがあれば社外でも諸々の手続きを完了できる環境は大きな強みになります。

利用しやすいサポートセンター

専用スタッフが在籍しているJ-MOTTOのサポートセンターは、管理者だけではなく全ユーザーが利用可能です。

連絡手段も専用フォームの他、チャット、電話を使えるので、導入時はもちろん使用中にわからないことがあった時も困らずに済みます。また無料・有料のセミナーも積極的に開催しているので、必要に応じて利用できます。

ISOなどセキュリティの第三者認証を取得

クラウドサービスをグループウェアに1本化することで、情報が漏れにくくなるメリットもあります。

J-MOTTOはセキュリティ体制が万全で、Pマークの他、ISO27001・9001など第三者機関の認証を取得しています。ワークフロー機能で扱う情報は機密情報のかたまりなので、情報管理体制を厳しく管理している製品でないと、安心できません。

1人220円(税込)で使い放題

J-MOTTOはコスパ抜群のグループウェアです。高度な運用ができるワークフローをはじめ、全26機能が1人220円(税込)で使い放題できるシステムです。

ワークフローの単独システムでも、ここまで低価格で多機能が揃った製品は中々ありません。

ワークフロー管理ツールを導入してもスケジュール管理はアナログ･･･なんて状況では、全体の業務効率化は実現できません。総合力を発揮するJ-MOTTOを導入して業務のムダを省き、時間的・精神的余裕を捻出しましょう。

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