稟議書の“差し戻し地獄”は、申請する側だけではなく承認する側にとっても大きなストレスになります。ハンコの押し忘れや記入漏れが頻発するのは、“紙”の稟議書を扱っているためです。紙からワークフローシステムに切り替えるだけで、諸々の面倒な部分を解消し、通過率を一気に上げられます。
今回はワークフローシステムの導入で、稟議業務を大幅に効率化する具体的な手順についてお話します。
稟議は電子化するべき？ワークフローシステムを導入するメリット
稟議には「会議の回数を減らせる」、「案件を資料として残せる」といったメリットもありますが、そんな魅力的な部分も霞んでしまうほど、ムダなプロセスが少なくありません。
申請・承認・決裁の時間を短縮
時間短縮効果は、稟議電子化の大きなメリットです。稟議業務は書類作成の時点でつまずくことが多々あります。
ExcelやWordを使い個別に電子化するやり方もありますが、書式のばらつき、入力ミスによって差し戻されるケースが目立ちます。
その点、全体を電子化できるワークフローシステムなら、決まったフォーマットで社内文書を統一可能です。
記入ミスを減らすための補助機能も搭載されているため、承認されやすい稟議書をスピーディに作成できます。
また、確認・承認手続きもシステム上で済ませられるため、ハンコ出社も不要になります。承認の進捗の“見える化”によって、度々確認する必要もなくなり、書類の停滞にイライラせずに済むでしょう。
承認忘れを防ぐアラート機能など効率化のための機能が搭載されているので、時間短縮効果は計り知れません。
稟議書の紛失・盗難トラブルを回避
稟議書を電子化すると、管理の仕方が容易になります。書面で稟議を進めるやり方だと、次の担当者に書類を回すために書類を物理的に移動させなくてはなりません。
紛失や盗難のリスクと隣合わせで、他の書類に紛れて行方がわからなくなることも･･･。新プロジェクトなど稟議書には、組織や人事に紐づく機密情報が記載されているものもあります。
紛失や盗難によって情報が流出すれば、企業に損失を与えかねません。ワークフローシステムは利便性だけではなく、セキュリティの観点からもメリットが多いツールです。
データの改ざんがあれば記録に残るため、従業員による内部攻撃や隠蔽も抑止できます。災害が起きた際も、バックアップをとっておけばデータの復旧が可能です。
ペーパーレス化を促進
ペーパーレス化の促進も、稟議を電子化すれば簡単に実現できます。書類のやり取りはセキュリティの面からも望ましくない上、保管するスペースを確保するのも大変です。
稟議書は決裁の履歴を確認できる書類のため、簡単に処分できないものも相当数あります。
デスクやオフィスのキャビネットを書類でパンパンにしないためには専用の保管庫を確保する必要がありますが、都心に近づくほど保管庫の管理費も高額になります。
「紙の稟議書は金食い虫」と言われるように、文書管理のための人件費、紙代や印刷代など、紙の文化を維持するためには費用がかさむものです。
諸々のコストをカットできるデータ管理に切り替えれば、過去の稟議書もスムーズに検索しやすくなり、データも有効に活用できます。
ワークフローを本気で改善！稟議効率化の戦略的手順
稟議を効率化するためにはツールの導入が不可欠ですが、しかるべき手順に沿って進めないと社内浸透がうまくいきません。
担当者の選定：既存システムの管理者とも要相談
ワークフローを電子化するとなると、システム選定から導入、設定などやることが山積みです。
一連の作業を主導する担当者の選定から着手することになりますが、情報システム担当者に任せきりにするのは得策ではありません。
既存システムの担当者はもちろん、システムを使う全ての部門から現場の担当者を選び、チームを組むのが理想的です。
最初からチーム制で導入を進めれば、部署をまたいだ活用もスムーズにいくでしょう。
業務プロセスの可視化：改善点の洗い出し
チームが決定したら、業務プロセスを見直して改善したいポイントの洗い出しを行います。
現場の人間にもヒアリングし、不平不満の多い業務、ミスが連発しがちな業務をピックアップします。
社内のワークフローを可視化することで、ワークフローシステムの導入で解決できる課題が浮き彫りになるはずです。
ワークフローシステムの選定：クラウド型がおすすめ
現場での課題が明らかになったら、ワークフローシステムの選定を行います。
ワークフローシステムはオンプレミス型とクラウド型の2種類ありますが、ITリテラシーの低い職場ならクラウド型の方が安心です。
オンプレミス型はサーバーを社内に構築するところからスタートするため、時間も初期費用もかかります。
サーバーの運用も自社で行う必要があるため、担当者の負担が大きくなるのがネックです。
クラウド型は契約後すぐ使えるのが特徴で、費用も全体的に高くありません。
導入後もメンテナンスやセキュリティ対策を含め、クラウド事業者にお任せできるので、電子化に着手したばかりの会社も安心です。
既存システムとの連携性やサポート体制など、自社と総合的にマッチする製品を選びましょう。
ワークフローシステムの設定：稟議の申請経路や権限の設定
ワークフローシステムを導入したら、申請経路を設定します。
承認・決裁・確認のルートを事前に登録しておけば、申請後のワークフローを自動化できます。
内容によって申請ルートは変わるので、複数パターンの登録がマストです。
また、運用管理者以外が勝手にシステムを操作できないよう、アクセス権限も設定します。
権限設定を細かく行うことで、情報漏えいや意図的なデータの改ざん・盗難、ヒューマンエラーを予防しやすくなります。
エンドユーザーの教育：研修の実施
導入・設定プロセスを終えたら、最初に研修を実施します。
見よう見まねで使い始めると、ITリテラシーの差によって得意・不得意が出てきます。
スタート時点で全員が一定のレベルで使いこなせるよう研修を実施すれば、スムーズに稼働できる体制が整備されます。
担当者に負担をかけないためにも、使い方マニュアルや動作のレクチャー動画、研修を提供してくれるクラウド事業者を探しましょう。
ワークフロー機能で注目の「J-MOTTO」とは
ワークフローを電子化する手段は1つではありません。
これから電子化に着手する会社に推奨したいのが、グループウェアのワークフロー機能を活用するやり方です。
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOなら、1人220円（税込）の低価格で全26機能を自由に使うことができます。
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グループウェアの導入で“クラウド乱立”を回避
グループウェアなら主要機能が1本に集約されているため、ぐっと管理しやすくなります。運用コストの大幅な節約効果も見逃せません。
業務を効率化するクラウドツールは無数にあるため、対処療法的にツールを導入すると“クラウド乱立”による弊害が起きやすくなります。
社内にクラウドサービスが散在していると、現場でも個々の使い方を覚えるのに苦労する上、運用側にも大きな負担がかります。
情報一元化とも真逆の状態です。
ワークフロー機能も含め、26もの機能を100円台で使えるJ-MOTTOは、すでにクラウド乱立に陥っている会社のクラウド統合先としても最適です。
1人220円(税込)で高機能オプションも追加可能
J-MOTTOのワークフロー機能は標準装備されているワークフロー機能だけでも十分な効率化効果をのぞめます。
ただ、さらに高度な運用を求めている場合はオプションサービスの「J-MOTTOワークフロー」も利用できます。
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稟議電子化をサポートする手厚いフォロー体制
J-MOTTOは導入前後のフォロー体制も手厚く、管理者はもちろん全ユーザーが使えるサポートセンターも設置してあります。
担当者が現場で連日質問攻めにされ、業務が停滞する心配もありません。
稟議電子化が失敗に終わるケースを分析してみると、システムをうまく使いこなせず、社内浸透が進まないパターンが目立つようです。
J-MOTTOは操作性自体シンプルなので、「どの世代でも直感的に使用できる」と評判です。
導入検討中から導入後のユーザーまで、操作や設定の方法について無料の動画セミナーも用意してあるので、ITツールの導入が初めての会社でもすぐスムーズに使いこなせます。
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