WEBワークフローシステムの基本機能と業務効率を向上させる方法

WEBワークフローシステムの基本機能でできること

システム導入で業務はこう変わる

WEBワークフローシステムを導入する最大のメリットは＜ムダな労力のカット+意思決定のスピードアップ＞です。実際にシステムを使い始めれば、導入の反対派も黙らざるを得ないほど、業務の効率化を実感するでしょう。

申請～決裁の手続きが楽になる

WEBワークフローシステムを使うと、申請～決裁までの手続きを自動化できます。申請書の作成も、システム上に登録されたフォーマットから内容に応じて種類を選び、データを入力するだけで完了します。

申請後は然るべきルートで承認リレーが自動的に始まるため、承認者を調べるところから始めなくて済みます。

もし差し戻しがあってもすべてシステム上で完結するため、リモートワーク中など社外でも対応できます。承認の進行状況も“見える化”されるので、確認の手間も省け、お互いにモヤモヤすることもありません。

時間のロスを大幅カット

申請書類をシステム上で作成するだけでも、紙の書類と格闘するのとは比較にならないほどの時短効果を感じるはずです。

紙ベースの運用だと印刷の手間に加え、書類を承認者のところまで持ち運ぶプロセスが追加されます。相手がつかまらなければその間業務がストップするので、社内を探し回ることに･･･。

承認する側にとっても、WEBシステムに切り替えれば、ハンコ出社のような面倒がなくなります。

申請側・承認側共に、時間のロスを大幅にカットできます。過去の文書もシステム検索でスピーディに見つけられるので、倉庫の中で書類を漁ることもなくなるでしょう。

業務の正確性が向上

WEBワークフローシステムを取り入れると、ヒューマンエラーが激減します。

書類の作成も紙ベースで行うと項目漏れや入力ミスが頻発するものですが、フォーマットを使えば書類仕事の得意・不得意に関わらず同じ完成度で仕上げることができます。

業務の効率性と同時に正確性も向上させられるシステムです。正しいフローで各種申請、承認などの処理が行われるため、不正行為が横行しない環境づくりにも一役買います。

基本機能をチェック

申請書類のフォーム設計

WEBワークフローシステムには、申請書類を作成するためのフォーム設計機能が搭載されています。あらかじめシステム上にフォーマットを作成しておくことで、申請者の手間を大幅にカットできます。

細かい機能は製品によって異なりますが、スキャン機能があれば、すでに自社で使っている申請書をそのまま取り込むことも可能です。テンプレートの多さも製品選びの決め手の1つになります。

承認ルートの設定

WEBワークフローシステムには、最終的に決裁されるまでの道筋、承認ルートの設定機能も搭載されています。

ルート編集機能を使って、様々なパターンの承認ルートを作成しましょう。

システムをチェックすれば、承認・決裁に携わる人間がひと目で分かるため、文書改ざんや不正決裁、情報漏えいリスクを抑制しやすくなります。「いつ・誰が・何を」承認したのかを記録に残しておけば、データ分析の時も活用できます。

申請書フォームの入力

申請書フォームの入力も、パソコンやタブレット、スマートフォンを使ってシステム上で済ませることができます。

これまでエクセルなどで申請書を作成し、一旦プリントアウトしてから手書き入力していたパターンも多いでしょう。入力もデジタル化することで、自動計算などの機能も使えるため、効率性は格段に向上します。

承認・決裁

承認・決裁もシステム上で行うことができますが、担当者が不在の時でも業務がストップしないよう、代理・代行承認機能を使うこともできます。

立場が上になるほど承認業務が山積みになるものですが、連続承認や一括承認など、効率性を上げるための機能も色々搭載されています。

届く予定の申請をまとめてチェックできる機能もあるため、次々に飛び込んでくる申請書類に振り回されることなく、自分のペースで承認業務を片付けることができます。

承認が滞っているときにメールで通知できるサービスも便利です。

WEBワークフローシステムで業務効率を向上させる方法

WEBワークフローシステムを導入しても、自社にマッチしない製品を選んでしまうと後々後悔することになりかねません。

ワークフローシステムの導入準備

導入目的をはっきりさせる

ワークフローシステムを選定する前に、導入する目的を明確化しましょう。

現場でもっとも手間がかかっている業務フローはなにか、ピックアップしていきます。改善したいポイントを絞れば、導入効果も実感しやすくなるはずです。

必要な機能を洗い出す

ワークフローシステムを導入する目的がはっきりすれば、必要な機能の洗い出しもスムーズにいきます。

ワークフローシステムの基本的な機能はどの製品も大体共通しているものの、英語対応、スマホ対応、アラート機能など細かい条件は異なります。

ワークフローシステムの選定・導入

連携できないシステムが業務スピードを下げる

ワークフローシステムの導入にあたり、社内の既存システムとの相性も大事なポイントの1つになります。

システム同士を連携できる製品なら、業務効率化の効果をより高めることができます。反対に、連携性の悪いシステムは業務スピードをダウンさせるため要注意です。

コストの課題はクリアできる？

ワークフローシステムを導入する時は予算との兼ね合いもあるので、導入・運用コストまで計算した上で製品を選ぶ必要があります。

Web型はオンプレミス型のように初期費用がかからないものが多く、月額利用料も比較的リーズナブルです。

ただしサポート料金やオプション料金が高い製品もあるため、ユーザー数が増えたケースや機能を追加するケースも想定し、費用をシミュレーションしましょう。

長く使うものなので、長期契約の割引サービスがある製品もおすすめです。

グループウェアならツールの切り替えが不要

申請の一連の手続きを電子化するなら、Webワークフローシステムよりグループウェアの方が賢い選択になります。ワークフローシステムを搭載したグループウェアなら、申請以外の業務も効率化できます。

主要なクラウドツールの機能が1本に集約されているので、ツールの切り替えも不要です。社内にクラウドツールが乱立すると、管理の手間がかかり業務効率化の弊害になることもあります。

コスト節約とクラウド整理を同時に叶えるため、グループウェアに1本化する会社も増えています。これからデジタル化を進めていくなら、最初からグループウェアを選ぶメリットの方が多そうです。

高機能ワークフローシステムを搭載！J-MOTTO

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社の“J-MOTTO”は、使い勝手の良いワークフロー機能を搭載したグループウェアです。

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月額220円(税込)で全26機能を自由に使える

J-MOTTOの月額費用は、1人あたり220円(税込)です。ワークフローシステムはリーズナブルな製品でも500円前後のところが多いので、全部で26機能も使えることを考えると破格の安さといえます。

J-MOTTOを導入すれば、わざわざ申請書を持って社内の部署巡りをする生活から解放されます。

手間のかかるプロセスは申請・承認プロセス以外にもあるので、全体の業務を効率化するグループウェアの導入は、賢明な選択になるはずです。

より高度な運用も1人220円(税込)で追加OK

一般的な使い方なら標準装備されている基本機能だけでも十分満足できますが、さらに高度な運用が必要な時は1人220円(税込)でオプションも追加できます。

有償オプションを追加すると、申請書式の雛形サンプル集が増え、申請書の転送や条件付き決裁、承認印のカスタマイズなどより自社にマッチするフレキシブルな使い方が可能です。

基本機能だけでも問題ない、という方が最安値で使用できるよう、高度な機能についてはオプション制を採用しています。

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