稟議書電子化のメリットを立場別に解説
稟議制度は欧米諸国ではあまりみられず、日本独自のビジネス文化とされています。稟議制は意思決定がはやい「トップ・ダウン」型とは真逆で、各方面へ“根回し”を行う「ボトム・アップ」型のやり方で、関係者の決裁を得なければなりません。
書類のやり取りで物事を決める制度はまどろっこしさがある反面、会議を開くことなく全体の同意を得られるところは強みです。
ビジネス・コミュニケーションの方法として再評価する声もあがっていますが、手間と時間がかかりすぎる問題は長年の課題でした。この課題を一気に解決するのがグループウェアのワークフロー機能です。
申請者目線のメリット
申請業務の効率化
稟議書を電子化すれば決まったフォーマットを使えるため、作成作業をスムーズに進められます。上司の承認を得るときもクラウド上で済むため、わざわざデスクまで足を運ぶ必要はありません。
「忙しそうなので言い出せない」なんて萎縮することもなくなります。
エラーが発生しにくい仕組みづくり
電子稟議書のシステムを使えば、事前に必要な項目を登録できます。入力漏れなど単純なミスで差し戻されることが激減するため、何度もやり直す手間もなくなります。
稟議書の内容によって複数のテンプレートを使い分ければ、より完璧、効率的に稟議を回すことができます。ヒューマンエラーが発生しにくい仕組みを利用することで、苦手意識も払拭されるでしょう。
承認者目線のメリット
ワークフローの“見える化”
稟議制度を利用する上で承認者がストレスを感じるのは、「どうなっているのか分からない状況」の一言に尽きるのではないでしょうか。
誰が承認したのか分からない、どこで止まっているのか分からない･･･このような状況で取引先や上司から見積もりなどを催促されると、精神的なイライラがピークに達してしまいます。
この問題も電子化によって解決可能です。ワークフローの“見える化”によってひと目で状況を把握できるようになります。
決裁までの時間を短縮
稟議書を紙でやり取りするのは、物理的な移動を伴うため、大変時間がかかります。ハンコを押すためだけに出先から会社に戻り、苦々しい思いをした方もいらっしゃるはずです。
マルチデバイス対応の電子化システムを採用すれば、スマホやタブレットからも承認できるため、ハンコ出社せずに済みます。
一定期間承認がなければ自動承認や催促通知を行う機能もあるため、決裁までの時間短縮に役立ちます。
経営者目線のメリット
不正されにくい
経営者の立場で稟議書電子化のメリットを考えてみると、不正行為などのトラブルを予防できる点も見逃せません。紙の書類では巧妙に改ざんされる余地があるため、不正行為の温床になることもありました。
しかしながら、電子化すればシステム上に履歴が残るため、不正を素早く検知できます。万が一不正が行われた場合、問題箇所を特定できるのも電子稟議書の利点です。
アクセス権限を細かく設定することでセキュリティ効果を高め、情報漏えいなどのトラブルも回避しやすくなります。責任を取る立場の人間にとって、安心できるシステムといえます。
管理の手間を軽減
電子化された稟議書はスムーズに検索できるので、過去の書類を管理しやすくなります。システム上で手軽に検索できるため、倉庫など書類の保管場所までわざわざ足を運ぶ必要もありません。
大量の紙の書類を捲って探すのは大変な手間がかかります。また、紛失や盗難などのトラブルを防ぎやすい、という意味でも紙の書類より管理しやすくなります。
コストを減らす効果
稟議書を電子化すると、書類をプリントアウトするプロセスがなくなります。印刷する手間を省略できるのと同時に、紙やインク代も節約できるので大幅なコストダウンも見込めます。
ペーパーレス化を促進することで、プリンターの購入費・リース代を削減できます。紙の書類を保管するのに広いスペースを確保する必要もなくなるので、保管場所に賃貸費用を支払っている企業にも経済的なメリットが大きくなります。全体の節約効果は計りしれません。
稟議書電子化システムを導入！社内業務の効率化実現例
Excel転記の手間から解放
稟議書電子化システムを導入すれば、業務の手間を一気に省けます。エクセルを使う電子化の方法では、限定的な効率化に留まります。
そもそも、一字一句間違えないよう情報を入力するのは、非常に神経を消耗する作業です。転記ミス、様式や関数の崩れで泣かされた方も多いのでしょう。
データを取り出す時も共有フォルダを検索して確認する手間がかかります。苦労する割に申請や承認作業、ハンコ、メール、郵送など残りのプロセスはアナログなやり方で取りかからなくてはいけません。
稟議書電子化システムなら同じ情報はデータベースから読み取り、自動入力可能です。テンプレートを使うことで、様式に悩むこともなくなります。
意思決定の高速化で商機を逃さない環境整備
専用システムを導入して稟議書を電子化すれば、意思決定のスピードが格段に上がります。紙の書類をやり取りする前時代的なやり方だと、上司が不在中は承認ワークフローがストップする難点がありました。
早急に返事を要するビジネスチャンスも多いため、意思決定を高速化する環境が整備されていないと、商機を逃すことも･･･。
現場を起点とするボトム・アップの稟議制は日本文化にフィットし、全社一丸になれるメリットがあります。
スピードと効率性の課題さえクリアすれば、現在の市場スピードに臆することなく、ビジネスチャンスも迅速に捉えることが可能です。
稟議書の検索スピードが向上
検索スピードが上がることも、稟議書電子化システムを取り入れるメリットになります。稟議書が紙の書類では保管するスペースを用意しなければなりません。
しかも、書類1枚で済む稟議書は稀で、ほとんどの場合は関連資料が添付されています。保管スペースの確保に苦労している企業も多いようです。
予算が圧迫する割に、整理できないまま倉庫に置きっぱなしになっているパターンも“あるある”です。稟議書には貴重なデータが詰まっているので、そんな状態では宝の持ち腐れ状態と言わざるを得ません。
稟議書を電子化すれば管理しやすくなる上、検索スピードも向上します。データ分析に活かし業績アップに繋げる活用方法にも注目が集まっています。
「稟議書電子化はJ-MOTTOがおすすめ」といわれる理由
稟議書の電子化を検討しているなら、グループウェアがおすすめです。中でもJ-MOTTOはこれから電子化に着手する企業にとってメリットが多いと評判です。
ワークフロー以外の効率化機能も使える
J-MOTTOのワークフロー機能を使えば、稟議書を手軽に電子化できます。J-MOTTOはワークフロー機能も含め、全部で26種類もの機能が標準装備されているグループウェアです。
効率化しなければならない業務はたくさんあるので、専用システムを個々に契約すると“クラウド乱立状態”に陥るおそれがあります。
情報の一元管理とは真逆の状況のため、セキュリティ上の驚異の増大、運用・管理の手間も増加するはずです。
ITを活用する諸々の弊害を未然に防ぐためにも、複数機能を搭載したグループウェアを導入するのは賢明な選択です。J-MOTTOなら1人220円(税込)で使えるため、コスト削減効果も抜群です。
IT・PCが苦手でもスムーズに使える操作性
いくら機能的でも、使い方が難しいツールは社内に浸透しません。デジタル化が進んでいない職場、社員のITリテラシーの偏差値が高くない職場では、操作性も製品選定の重要なポイントになります。
J-MOTTOはITやPC操作が苦手な世代でも苦戦しないよう、直感的に使える操作性にもこだわっています。そのため「IT人材が乏しい現場でもスムーズに使える」と高評価を得ているわけです。
最長3ヶ月！無料で試せる期間が長い
「直感的に使える」と聞いても、ITアレルギーが強い職場では「使いこなせなかったらどうしよう」という不安が残るかもしれません。
そこで、J-MOTTOでは実際の操作性を確かめられるよう、最長3ヶ月という長期間、無料でトライアルできるサービスを提供しています。
このように、導入前後のフォロー体制も万全なので、グループウェア初心者の企業から絶大な支持を得ているというわけです。
