給与明細の電子化で効率アップ！おすすめツールと導入方法

給与明細の電子化は必要？

人手が足りない現場、繰り返し業務のせいで従業員が疲弊している現場こそ、給与明細の電子化が必要です。従業員・管理者それぞれの立場からどんなメリットがあるのか解説します。

給与関連のお仕事は毎月必ず行うものなので、向き・不向きに関わらず担当者になると大変なストレス要因になりがちです。

従業員側のメリット｜いつでも・どこでもデータを確認できる／紛失リスクを抑制

給与明細が電子化すれば、従業員は好きなタイミングでいつでも給与明細を確認できます。自動車やマイホームのローン審査など、給与明細を確認したい場面は割と多いようです。

電子給与明細なら、保管してある自宅やオフィスに戻らなくても、パソコンやスマホ、タブレット経由で自由にチェックできるようになります。

過去の給与明細も手軽に閲覧できます。データは定期的にバックアップされる仕組みで、万が一トラブルが起きても復元可能です。

紙の書類のように紛失・盗難の心配もありません。万が一紛失・盗難トラブルを起こすと口頭注意は避けられず、始末書を書くよう指示されることもあり得ます。

管理者側のメリット｜印刷の手間・コストを削減／給与計算業務の効率化

管理する立場のメリットは、業務効率化に他なりません。給与明細の発行業務は給与計算からスタートし、書類作成・印刷・封入・封緘作業･･･と繰り返し作業の連続です。

単調な作業が続くことからヒューマンエラーが頻発しがちですが、明細書は重要度の高い書類なのでミスは許されません。電子化に切り替えれば、この業務フローを大幅に短縮できます。

経理や人事部門の作業負荷を減らし、少ない人数でも余裕を持って業務をこなせるようになります。ペーパーレス化を一気に促進し、発行・配送・管理コストも激減します。

他にも、情報の一元管理によってセキュリティ面を強化できる効果も見逃せません。給与明細の情報は個人情報保護法の管轄のため、担当者も神経をピリピリさせています。

近年はマイナンバー制度の導入によって、守秘義務のハードルがさらに上がりました。電子化によって機密事項を守り、管理しやすくなる点は大きなメリットです。

電子給与明細システムを導入する方法

新しいシステムを導入し、従来のやり方を大幅に変えるのは大変そうなイメージがあるかも知れません。

しかしながら、一度改革を起こせば給与明細発行の手間から解放されます。給与絡みのプロセスは計算・明細作成・発行・郵送・振込など何工程もあるため、少しでも省略したいところです。

電子化する範囲を決める

給与明細の他にも効率化したい発行作業は残っていませんか？従来なら何時間もかかっていた作業も、電子化に切り替えれば数分で済みます。

従業員の人数が多くなるほど、雇用形態・給与形態も複雑になり、発行業務の負担が大きくなります。正社員はもちろん、アルバイト、パート、契約社員･･･とすべての働く人間に交付しなければなりません。

給与明細を発行しないと所得税法違反に該当します。源泉徴収票や賞与明細、領収書、納品書など電子化の対象を洗い出し、範囲を決めましょう。

従業員の同意を得る

給与明細を電子化するにあたって、法的な問題はありません。ただし従業員の同意を得ることが条件になる、と所得税法で決められています。

口頭による同意はNGで、正式な同意書を作成するのがルールです。電子化によるメリットを説明して正式な同意を得た上で、システムを導入しましょう。

同意を得られない従業員に対しては、従来通り給与明細書を紙で発行することになります。従業員の何人かが紙での発行を希望しても、従来より人数が激減することは間違いありません。

手作業を大幅に省略できます。同意を得る前に給与明細電子化のメリットもしっかり説明しておくと、スムーズに移行しやすくなります。

給与明細電子化ツールの選択

給与明細を電子化するためのツールは、色々なタイプがあります。月々の使用料金、連携性や機能性など性能にも違いがあるので、現場にマッチするツールを選定して下さい。

エクセルやワードを使って電子化しているケースもありますが、効率の面で難が残ります。

専用のWeb給与明細システムの他、給与明細電子化機能のついた勤怠管理システムを活用する方法もあるため、予算との兼ね合いも考慮しつつ電子化ツールを選択しましょう。

クラウドツールは初期費用がかからない製品が多く、契約後はすぐに使えるところが魅力です。システムは自動更新されるので、常に最新版が使えます。

オンプレミス型は社内にシステムを構築するところから着手するので、初期費用も高額で運用にもメンテナンスなどの手間がかかります。

給与明細電子化のおすすめツールは【J-MOTTO】

給与明細を電子化するツールとしておすすめなのが、クラウド型のグループウェアです。

中でもリスモン・ビジネス・ポータル株式会社「J-MOTTO」のWeb給与明細機能は「コスト面・機能面・安全性･･･と3拍子揃った製品」と評判になっています。

マルチデバイス対応なので、スマホからも手軽に給与明細をチェック可能です。

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グループウェアなら業務全体の効率化を狙える

グループウェアなら複数の機能が1つに集約されているので、非効率な業務をまとめて効率化するのに最適です。

J-MOTTOはWeb給与明細機能の他に、26機能も標準装備されているため、あらたに別のツールを足す必要がありません。情報と管理ツールを一元化できるので、安全面でもプラスに働きます。

肝心なWeb給与明細機能も使い勝手の良さで定評があります。役職・雇用形態によって異なるフォーマットに対応しています。

どの給与ソフトにも対応し、給与や賞与、源泉徴収票データをインポートするだけで簡単に明細を発行できます。明細を発行する度に行っていた印刷・封入・郵送の手間を丸ごとカットし、繰り返し業務を一気に省略できます。

業界最安値クラス！1ユーザーあたり330円(税込)で使える

J-MOTTOのWeb給与明細機能は1ユーザーあたり月々110円(税込)しかかかりません。グループウェアの利用料金も業界最安値クラスの料金設定が魅力で、月々220円(税込)と低価格です。

「Web給与明細110円プラス全26機能220円＝330円(税込)」で使えるため、大幅なコスト削減効果も期待できるはずです。

元々給与明細の電子化はペーパーレス化の促進にもつながり、紙やインク代などのコストダウンも期待できる戦略です。J-MOTTOを導入すれば、全体のコスト削減効果ははかり知れません。

個人情報を守る強固なセキュリティ環境

コストダウンは給与明細電子化の大きな魅力ですが、給与明細には重要な個人情報が凝縮されています。いくら格安でもセキュリティ環境が脆弱な製品は論外です。

その点、J-MOTTOはセキュリティ対策でも他社を抜きん出ています。Web給与明細は操作履歴機能を搭載しているため、過去にさかのぼって操作履歴を確認できます。

J-MOTTO自体、Pマークや国際規格のISO/IEC27001、ISO9001、20000など数々の認証を取得しているので、個人情報をしっかり守る強固なセキュリティ環境が整備されています。

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