グループウェアの乗り換えは、現場の課題を洗い出す絶好のチャンスでもあります。契約当初はベストな選択肢でも、自社環境と業務が移り変われば徐々にマッチしなくなるものです。気軽に決断しにくい問題とは言え、乗り換えの壁はどの企業も共通しています。乗り換えのコツさえ把握していれば、リプレースは難しくありません。
今回はグループウェア乗り換え時に知っておきたい機能と選び方についてまとめました。
グループウェアの導入・リプレース(リプレイス)は難しい？
「導入・乗り換えの社内稟議が通らない」と、検討段階のまま数年が経過している企業も多いようです。乗り換えの心理的なハードルについて考えてみたいと思います。
ツールを切り替えるのは不安
乗り換えを渋っているのは経営層だけではなく、現場からも不安を訴える声が目立ちます。現製品に不満を感じている場合でも「新製品の操作を一から覚えるのが心配」と感じる社員は一定数いるようです。
乗り換えの必要性を丁寧に説いて、心理的なハードルを下げましょう。
「データ移行中、仕事がストップするのは心配」なんて声が多い場合は、通常業務にさしつかえないやり方を提示して不安要素を取り除きます。
「中小企業には必要ない」という思い込み
複数の業務改善ツールを1つに集約するため、グループウェアに乗り換える中小企業も増えています。
「中小企業には必要ない」と思い込んでいるケースも多いようですが、人手の少ない現場でこそグループウェアの多機能性が発揮されます。
現場にマッチするグループウェアに切り替え、大幅な業務効率化に成功した10～20人以下の組織が急増しています。成功事例をおおいに参考にしてください。
検討段階で現場の声をヒアリングしよう
ITツールの担当者が乗り換えを切望しても、上層部と現場の反発があれば社内浸透しません。検討段階で現場と上層部の声をヒアリングしましょう。
同じ製品でも使い勝手の良さは部署や立場によって差があるものです。上層部が引っかかっているのは予算面なのか操作面なのか、率直な意見を聞き出しましょう。
上層部が積極的に利用すれば、意識の面でも社内統一が図りやすくなるものです。
グループウェア乗り換え時の注意点
乗り換えのプロセスでつまずきやすいポイントをピックアップしました。
乗り換えコストも予算に含める
月々のランニングコストを下げるため、乗り換えを決断した企業も少なくないはずです。初期費用や毎月の利用料金に目がいきがちですが、移行コストも予算に含めて最終調整を行います。
乗り換え業務を担当できる即戦力が社内に見当たらない場合、新たに教育・採用するコストも投じなければなりません。
乗り換えのスケジュール設定
乗り換えにかかる期間は導入形態や移行データの容量にもよりますが、早くて3ヶ月、長ければ1年間といったところが平均的な数字です。
いずれにしても、契約中の製品の保守期限ぎりぎりで乗り換えるのは避けましょう。繁忙期前に乗り換えが完了するようゴールを設定すると、現場の混乱を抑えられます。
過去データの移行は最大の難関？！
乗り換え業務の中でもっとも重要なプロセスになるのが、過去データの移行です。
データの優先順位づけ＝業務の棚卸し
移行する過去データが増えるほど、乗り換え期間が長引きます。単純に全データを移行すると、移行の工数が増え人的・時間的コストも倍増します。
過去データの選定は業務の棚卸しにもなるため、データと業務の見直しを同時に進めるのがポイントです。
効率の悪い業務フローを改善しつつ、保存性・継続性・閲覧性の観点からデータを仕分けして優先順位をつけていきます。
並行期間の運用方法
過去データの移行には時間がかかるため、はやくても1～3ヶ月の併用期間をみておいた方が無難です。
優先度の高いデータから少しずつ移行し、段階的にシステムの運用を進めることで通常業務にかかる負担を最小限に抑えられます。
できるだけ通常業務を中断しないよう、並行期間には余裕を持って計画を立てた方が賢明です。
移行時の“モヤモヤ”は乗り換え先に相談
どんなに計画的に乗り換えプロジェクトを進めても、移行時の“モヤモヤ”は大なり小なり必ず発生します。悩んだ時は乗り換え先に相談するのが一番です。
標準機能では解決できなくても、カスタマイズや他製品との連携によって課題を解決できることもあります。
乗り換えるグループウェアの選定ポイント
これまでの乗り換え実績・サポート力をチェック
「乗り換え歓迎」と宣言していても、肝心なサポート力がイマイチではその後の運用にも不安が残ります。
相談窓口が設置してあるかどうか、利用回数、利用時間もチェックしましょう。製品の選定段階から乗り換えの疑問は尽きないので、契約前から相談に乗ってもらえる製品だと安心です。
クラウドならコスト・期間の導入ハードルが低い
乗り換えコスト・期間のハードルが低い導入形態は、断然クラウド型です。クラウド型は契約後すぐに利用可能で、導入費用も0円の製品が大多数を占めます。
ネット環境があればどこでも使える利便性も魅力です。オンプレミス型はカスタマイズ性の高さが強みとは言え、サーバーの設置費用など莫大な初期費用がかかります。
セキュリティ対策やバージョンアップなど運用・管理の人的・時間的コストがかかるため、クラウド型に乗り換えるケースが増えています。
対応できないユーザーがいるグループウェアはNG
機能性を求めて新製品に乗り換えるケースもありますが、操作が難しい業務システムは定着しません。
職場のITリテラシーに差がある場合ほど、苦手なユーザーでも「使い勝手が良い」と感じる操作性を重視して製品を選びましょう。
活用していない機能は「移行しない」決断も
過去データの全移行が必ずしも最善策ではないように、乗り換え先の機能やサービスに関しても100％同等を求めるのが“正解”とは限りません。
使用頻度が低い機能ならなくても問題はなく、近しい機能でカバーする手もあります。乗り換えのゴールは業務改善効果を向上させ、全ユーザーが快適に使える製品に切り替えることです。
実際に触って使用感を確認できる製品がおすすめ
グループウェアも売り物である以上、謳い文句と実際の使用感が一致しないこともあり得ます。
口コミ情報も参考になりますが、ITリテラシーに差があると、同じ製品でも使ってみた感想にも差が出るのが当然です。
本当に使いやすいのか、現品を操作してチェックできるサービスがあれば、契約後に後悔するリスクをゼロに近づけるでしょう。
新規導入・リプレースに最適！J-MOTTOの魅力を解剖
新規加入はもちろん、乗り換え先としても絶大な人気を誇っているのがリスモン・ビジネス・ポータル株式会社の「J-MOTTO」です。
乗り換え検討中からサポートをスタート
J-MOTTOが乗り換え先として高い評価を得ている理由の1つは、万全なサポート体制です。
入会するとメール・チャット・電話によるサポート専用センターに無料で相談できますが、乗り換え検討中の段階から問い合わせに対応してくれます。
無料トライアル期間が最大3ヶ月
最大3ヶ月の無料トライアルサービスも、大きな強みです。トライアル期間もユーザー数・機能数・データ容量に制限はありません。
無料期間が終了する前にサービスを継続するかどうか意思確認の連絡があるので、勝手に自動課金される心配は無用です。契約後はそのまま設定・データを引き継いで利用できるため、スムーズに切り替えられます。
機能数は国内トップクラス
機能の多さも国内トップクラスで、全26機能が使い放題です。設備予約機能と連携したスケジュール管理機能、掲示板機能やワークフロー機能、安否確認機能など、主要機能が標準装備されています。
交通費・経費精算、Web勤怠などの有料オプションも必要に応じて追加できるので、拡張機能も申し分ありません。
1ユーザー月額220円(税込)の低コストで使える
手厚いフォロー体制や機能数の多さを考えると、「使用料が高いのでは？」と心配になる方もいらっしゃるかも知れません。
しかしながら、J-MOTTOは1人あたり月額220円(税込)で使える低コスト製品で、コスト削減のために乗り換える企業も多いぐらいです。
格安にも関わらず、国際規格のISO27001・9001などの認証を取得しているため、セキュリティに心配が残る無料製品の比ではありません。
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