圧倒的低価格のグループウェアを使う場合、機能やセキュリティ面でどこまで妥協しなくてはいけないのでしょうか。
実は、今は妥協どころか“低価格で高性能”のグループウェアを使える時代です。格安製品の落とし穴には注意しなければなりませんが、「安い・高機能・安全」と3拍子揃った製品を追い求めるのは無謀なことではありません。
今回は無料製品も含め、月額500円以下で使える低価格グループウェアの選定ポイント、最新情報をまとめました。
月額500円以下！安価なグループウェアは機能がしょぼい？
企業のNotes離れが加速し、価格の安いクラウド型に切り替えるケースが増加しました。安価で使いやすいグループウェアの需要が増しています。
システム導入費用が安いクラウドは管理も楽ちん
クラウド型のトータルコストが安いのは機能や性能に問題があるせいではなく、単純に導入・利用形態のちがいが料金形態に反映されただけです。
クラウド型はクラウド事業者がサーバーを保有・管理する仕組みになっています。オンプレミス型のように自社内にサーバー環境を構築せずに済むため、高額の導入費用がかかりません。
初期費用が安い上、サーバーの運用・管理はクラウド事業者に任せられるので、メンテナンスやアップデートの手間を省ける点も注目ポイントです。
専門の技術者がいなくても楽に管理できて月々の費用も安いのが、クラウド型最大の魅力です。
月額500円以下の格安グループウェアをピックアップ
クラウド型の月額料金は1人あたり800～1,000円前後の製品が目立ちます。
サイボウズOfficeのように値上げしたクラウド事業者が相次いでいますが、現時点で500円以下の製品をピックアップしました。
HotBiz8 月額66円(税込)／1ID ※初期費用13,200円
1人あたり100円を切る格安価格で、主要機能を一通り搭載していますが、拡張性に劣る部分があります。最大200MGのディスク容量を増やすには上位プランに切り替えなくてはなりません。
クラウド型では珍しく13,200円(税込)の初期費用がかかる点にも要注意。
J-MOTTO 月額220円(税込)／1ID
26種類ものアプリを1人あたり220円(税込)で使える優秀製品で、1人追加する毎に100MBの容量もプラス。
100MB660円(税込)～でディスク容量のみ追加することもできるため、拡張性の高さ機能も申し分なし。
災害時に役立つ安否確認アプリも標準搭載されています。サポートセンターはチャット・メール・電話対応によって全ユーザーが利用可能です。
NI Collabo 360 月額360円(税込)／1ID
ワークフロー機能やスケジュール機能など基本＆応用機能をワンパッケージにした機能的な製品で、無料トライアルサービスもあります。
ただしサポートの省人化を進めているクラウド事業者のため、「電話がつながりにくい」などネガティブな口コミが目立ちます。
操作性など社内教育にも使える動画オプションも推奨されていますが、追加するには月額9,800円(税別)のオプションがかかる点にも要注意です。
社内業務を効率化する機能は一通り搭載
月額利用料が500円以下のグループウェアの機能面をチェックしてみると、格安だから機能が低いということはないことが分かります。
J-MOTTOやNI Collabo 360のようにワンコイン以下でも20～30以上の機能を搭載した製品もあります。
とくに予算が限られている中小企業にとって、月々のコストを安く抑えられるのは大きな強みです。
無料グループウェアはビジネスツールとして有り？無し？
500円以下の格安製品でも、機能面ではまったく問題がないことが判明しました。それでは、機能以外の要素はどうなのか、気になるところです。
無料製品はビジネスツールとして使用に耐えられるかどうか、検証してみました。
“条件付きで無料”のグループウェアが大半
ほとんどの無料製品は“条件付き無料”です。期間限定で有料のタイプもあれば、ユーザー数・機能など有料製品の一部をお試し感覚で使えるタイプもあります。
いずれにしても、企業で長期的に使用することを考えると無料製品には不安要素が残るかもしれません。
ユーザー無制限「GRIDY」はサポート対応なし
「導入費用+23機能使用料」が無料で注目を集めているGRIDY(グリッディ)は、ユーザー数にも制限がありません。
しかしながら、無料版はサポートサービスとスマホアプリがありません。
社外で操作できないとクラウド型を使うメリットが半減する上、新規契約にしても乗り換え契約にしても、契約先のサポートが0では心もとない状況になります。
社内にIT人材がいても、細かい仕様はクラウド事業者に聞かないと分からないものです。
無料版は電話・e-メール・WEBフォームによる問い合わせ対応は一切不可となっているので、ご注意下さい。
完全無料「R-GROUP」の弱点はセキュリティ＆サポート面
R-GROUP(アールグループ)もユーザー数無制限で使える無料グループウェアで、スマホにも対応しています。
搭載されているのは12機能なので、同じく無料製品のGRIDYの23機能と比べるとやや機能面で負ける印象です。
さらにR-GROUPはセキュリティとサポート面も弱点になります。
公式サイトにも実施しているセキュリティ対策について記載されていないため、ログ管理やデータ暗号化が行われているかどうか判断できません。
サポートの有無も明言されていないため、トラブル発生時にどう対応してくれるのか未知数です。
社内だけじゃない！“情報漏えいリスク”に注意
無料製品でも機能面が著しく劣っているわけではありません。コストを浮かせるには絶大な効果を発揮するはずですが、企業の信用問題を考えると無料製品の契約はおすすめできません。
近年、サイバー攻撃の手口は驚くほど巧妙になっています。社内はもちろん、外部からのウイルス、不正アクセスの被害に遭わないよう二重、三重の対策が求められています。
万が一情報が漏えいすれば、取引先にも深刻な被害が及びます。大半の無料製品は予算が限られるために、セキュリティ対策にも有料製品のように大金を投じることができません。
暗号化未対応の無料製品も目立ちますが、通信の暗号化機能が搭載されていないと、送受信のプロセスで第三者に情報窃取・改ざんされる恐れがあります。
有料でもセキュリティ対策に力を入れている製品を使うことは、企業イメージを守るためにも必要な経費と言えるのではないでしょうか。
1人220円(税込)で使えるJ-MOTTOが狙い目
500円以下の格安グループウェアの中でも総合力が高いのが、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社「J-MOTTO」です。
格安でもセキュリティレベルは国内トップクラス
J-MOTTOの月額料金は有料製品の中では最安値クラスで、1人あたり220円(税込)しかかかりません。
無料や格安のグループウェアはセキュリティ面に不安が残る製品が多いものの、J-MOTTOはPマークや国際規格のISO27001、ISO9001を取得しています。
第三者機関に国内トップクラスのセキュリティ環境を保証されているため、安心して使用できます。
簡単なのに高機能！26機能を使い放題
J-MOTTOは機能面でも申し分なく、全26機能が使い放題です。高機能タイプにも関わらず、使いやすさにこだわって設計されているため、操作性も抜群です。
ITツールに不慣れな世代でも“直感的”に使えるため「社内浸透がはやい」と評判になっています。
企業の上層部はパソコンに不慣れな世代も多いため、ユーザビリティの高さもグループウェア選びの重要なポイントの1つです。
導入前から頼れるサポートセンターの存在感
J-MOTTOは専用スタッフに対応してもらえるサポートセンターを設置しています。
不明点があれば導入前からメール・電話・チャットによって問い合わせられますが、やり取りには一切お金がかかりません。
新規にしても乗り換えにしても頼れる存在です。管理者の問い合わせOKのシステムも少なくありませんが、J-MOTTOのサポートセンターは全ユーザーが利用できます。
新しいツールを導入する時は管理者の負担が増えるものですが、J-MOTTOなら質問が殺到することなく社内浸透を進められるはずです。
月額500円以下で使える格安グループウェア「J-MOTTOグループウェア」
