企業におけるペーパーレス化で得られるメリットと意外なデメリットとは

企業がペーパーレス化を進めるメリットを解説

ペーパーレス化の促進は、新入社員から中間管理職、上層部･･･どの立場の人間にもメリットがあります。

電子化した資料は管理しやすい

紙媒体の資料を電子化すると、管理しやすくなります。これは全従業員にとって大きなメリットです。

新人にとって書類作成は最初にぶつかる壁の1つとされますが、丸1日かけて仕上げた資料を何度もダメ出しされる日が続けば、投げ出したくなるのも無理はありません。

資料の電子化に踏み切れば、決まったフォーマットを使うため作成工数が大幅に減ります。スムーズに検索できるようになるので、取引先が突然来訪しても速やかに対応できます。

倉庫を駆け回ることがなくなり、業務を中断する回数も激減します。

社外からもアクセスできる

電子化した資料は、社外からもアクセスできます。社外にいる時、突発的に資料を提出するよう指示されても焦らずに済みます。会議や取引の真っ最中、資料をチェックする必要が出てきても安心です。

また、電子化資料はリモートワークの環境整備にも役立ちます。どの企業にとっても、リモートワークの環境整備は切迫した課題です。

コロナ渦による在宅勤務は減少したとは言え、子育てや介護の問題を考えると、多様な働き方に対応するための対策が求められます。

ハンコ文化同様、紙文化もリモートワークを阻む原因になるため、ペーパーレス化を進めてフレキシブルな働き方ができる職場を目指しましょう。

書類を保管する空間が不要

ペーパーレス化を進めると空間のゆとりが生まれ、働きやすい職場になります。紙媒体を閉じる分厚いファイルを保管するために、巨大なキャビネットが占領しているオフィスも少なくありません。

紙媒体で残すのは必要最小限にすれば、キャビネットの撤去も実現できます。狹いオフィスでは従業員のパーソナルスペースを確保できないため、ストレスから集中力も低下しがちです。

業績を下げる原因として、オフィスの面積も無視できません。書類を電子化すればファイリングする時間、探す時間も短縮できるので、時間的余裕も生じるはずです。

空間と時間に余裕ができるだけで、業務効率も自ずと向上するものです。

紛失・盗難リスクの回避

紙の書類は紛失・盗難リスクと隣り合わせです。火事や災害によって物理的なダメージを受けるおそれもあるため、ペーパーレス化への取り組みは、そのまま情報セキュリティ強化につながります。

重要な書類を電車に置き忘れ、始末書を書いた経験がある従業員もいるはずです。

中小企業庁が発表した小規模～中小企業の調査でも、コロナ渦以降ペーパーレス化に着手する企業が増えたことが判明しました。

いまだに紙の書類から脱却できずにいると、取引企業からも「アナログな会社」、「資料の紛失が心配」とマイナスのイメージをもたれる恐れがあります。

コスト削減効果

経費の見直しは経営者にとっても、利益率を追わざる得ない上層部、営業部の社員にとっても切実な課題になります。高い固定費は金食い虫なので、ペーパーレス化を進めてコスト削減しましょう。

両面コピーなどの節約術とは比べ物にならないほど、書類電子化によって大幅なコスト削減効果を見込めます。

紙、インク、ファイル、ホチキス、コピー機リース、キャビネット、保管スペースにかかる代金に加え、書類作成やコピー、ファイリング、資料検索など人的コストの浪費も軽視できません。

経費を削減すれば利益も増加するので、経営者の立場にとって嬉しいメリットになります。

ペーパーレス化の意外なデメリットに迫る

近年は地球環境保護やSDGsの観点からもペーパーレス化を進める会社が高く評価されるため、ステークホルダーの支持を得るためにもペーパーレス化が推奨されています。

しかしながら企業のペーパーレス化を促進するためには、業務効率化ツールの導入など新たなコストがかかる側面もあります。デメリットも踏まえた上で施策を進めることがポイントです。

システムの導入コストがかかる

紙媒体の書類を一掃するためには、書類電子化のためのシステムを導入することになります。

パソコンやタブレット、スマートフォンといった機器を増やしたり、ウェブ会議システム、グループウェアなど業務改善ツールを導入したり、IT化のためのコストがかかります。

ツールの使い方を覚えなければならない

新たにツールを導入すると、使い方を覚えなければならないため、一時的に現場が慌ただしくなる恐れがあります。

IT機器の使用に慣れていない社員から反発があるかもしれないため、説明会や研修を実施し、ペーパーレス化のメリットをしっかり説明しましょう。電子化はどの立場の従業員にとってもメリットが多い改革です。

ネットワーク環境に左右される

書類を電子化しオンライン上で作業するようになると、社外からもアクセスできる便利さがある一方、ネットワーク環境に左右されるデメリットが生じます。

この課題を克服するためにも、災害など不測の事態に備えるセキュリティ重視の製品を選ぶことが大切です。

情報漏えいリスクと隣り合わせ

紙文化から解放してくれるITツールにも、情報漏えいリスクはつきまといます。とくに常時ネット接続されているクラウド型は、サイバー攻撃の対象として狙われやすい問題があります。

セキュリティインシデント発生リスクという観点から考えると、自社にITインフラを構築・運用するオンプレミス型が優位になりますが、初期費用から運用まで莫大なコストを投じなければなりません。

強固なシステム環境を構築・運用する高度セキュリティ人材を確保することも課題になります。

通信障害やアクシデントによってシステムがダウンすれば多額の経済的損失が出るため、担当者は過酷な環境下で働くことに･･･。

IT人材が不足するとただちに破綻する導入形態のため、今は大企業でもクラウド型に移行するケースが増えています。サイバー攻撃に強いクラウド型を使うのが、現在の最適解になるようです。

導入企業が多い“J-MOTTO”の驚異的なスペック

クラウド型のグループウェアの中でも、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社「J-MOTTO」は、驚異的なスペックを誇ります。

中小企業を中心に、約4,000社以上が導入している実績も安心要素になるでしょう。

セキュリティレベルは国内最高峰

J-MOTTOが選ばれる理由の1つは、国内最高峰レベルのセキュリティ環境です。物理的な故障リスクを最小限に抑えるために、サーバー環境は低障害設計が採用されています。

複数のサーバー群に加え予備機も待機させ、分散運用するシステムも取り入れています。

物理的な影響を受けにくいネット接続回線を使用してアクセス・スピードの安定感も確保しているため、クラウド型の課題クリアに成功しました。

ISO27001・ISO9001など数々の認証を取得し、最高レベルの安全性が客観的に認められている製品です。

ペーパーレス化に欠かせない機能を標準装備

ワークフロー、議事録、スケジュール管理、設備予約、回覧・レポートなど、ペーパーレス化に欠かせない機能を26種類も標準搭載しています。

電子化のために個々のツールを導入すると、操作方法を覚えるのも大変な上、クラウド乱立によって情報が分散する恐れがあります。

需要の高い機能が1つに集約されたJ-MOTTOなら導入するツールも1つに絞れるため、情報を一元管理できます。導入によるコスト削減効果、業務効率化効果ははかり知れません。

＜コスト削減・業務効率化＞を同時実現する料金システム

コスト削減はペーパーレス化の大事な目的の1つなので、業務効率化ツールの使用料が高いのは問題です。

その点、J-MOTTOの使用料金は1人あたり220円(税込)で済むため、ペーパーレス化の効果と併せて大幅に経費を削れます。

この低価格でコスト削減と業務効率化を同時に実現できるのは、J-MOTTOにおいて他なりません。国産のグループウェアなので、国内企業のニーズにマッチした機能が厳選されています。

操作のしやすさにも定評がありますが、実際に試せる最大3ヶ月の無料トライアル期間があるため、安心感も抜群です。

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