グループウェアの導入にはデメリット面もあるものの、業務効率化に欠かせないツールです。事前に注意点を把握した上で利用すれば、デメリットをはるかに上回るメリット面を実感できるはずです。
今回は、グループウェア導入のデメリット面、向かない会社の特徴について詳しく考察しました。
グループウェア導入のデメリット３選
グループウェア導入時、多くの企業が直面するデメリット面を3つピックアップしました。
導入コストの発生
グループウェア導入のデメリットとして「コスト」も無視できません。
グループウェアの活用によってシステム管理費・交通費・印刷代などあらゆる場面でコストを削減できるとは言え、導入にあたり「初期費用+月々の利用料金」が発生するのも事実です。
既存システムとの連携に費用がかかることもあるため、思わぬ出費に予算が圧迫されることがないようトータルコストを算出しておきましょう。
提供形態によってコスト面のデメリットは異なりますが、とくにオンプレミス型は社内にサーバーを構築するところから着手するので、高額の構築費用に加え、運用の人的コストもかかります。
初期費用がほとんどかからないクラウド型を契約する際も、長期スパンで月々のランニングコストをチェックすることが大切です。
社内定着のハードル
グループウェアを導入しても、うまく活用できなければコストが無駄になりかねません。社内定着のハードルも、代表的なデメリットの1つです。
ITリテラシーの低い職場ほどグループウェアの浸透に時間がかかるので、スムーズに習得できるよう簡単に操作できるツールを選ぶことも大事なポイントになります。
他にも、上層部が紙・ハンコ文化に執着しているため、現場の効率化が進まないケースもよく見受けられます。
ツールを導入する前に全社員を対象にした研修や勉強会を実施して、意識改革に取り組む下準備も欠かせません。
セキュリティ上のリスク
グループウェアを導入すれば、紙の書類に起きやすい紛失・盗難トラブルが激減し、情報漏えいリスクが大幅に抑えられます。
ただし、契約先のセキュリティ対策が甘い場合、サイバー攻撃など新たなセキュリティリスクを抱えることになります。
安全性に関する第三者機関の認証を取得しているかどうかも、契約先を決めるのに軽視できない判断基準です。
二段階認証やアクセス権限の設定など、導入形態に応じたセキュリティ対策を入念に施し、セキュリティのリスク面をクリアしましょう。
グループウェアのデメリットを踏まえた導入戦略
グループウェアのデメリット面を踏まえ、具体的な活用方法についてお伝えします。
無料ツールの限界とクラウドの優位性
コスト面が気になる企業の間で圧倒的人気を誇るのが、クラウド型のグループウェアです。
ネット環境さえあればいつでも・どこでも使える利便性、コストの安さこそ、オンプレミス型にないクラウドの優位性です。
ただ、最安値を狙うあまり、無料ツールを使うのはおすすめできません。無料ツールは容量・使用人数・機能に制限があるケースが多く、手厚いセキュリティ・サポート体制は期待できません。
突然サービスが縮小・終了するケースも過去にあったため、ビジネスで活用するには限界を感じるサービスです。
管理者の選任と機能の絞込み
社内に導入したグループウェアをスピーディに定着させるためには、管理者を選任する戦略が有効です。管理者不在のまま運用をスタートしても、トラブルが勃発した時に適切な対応ができません。
「ITリテラシーが低い」「IT人材が不在」という悪条件が重なっている場合は、サポートサービスの手厚さが重要な選定条件になります。
また、「使いこなせない」という事態を避けるために、操作性も要チェックです。機能を絞込み、クラウドツールに不慣れな従業員でも簡単に扱えるグループウェアを選びましょう。
情報共有のルールづくり
グループウェアを導入した後は、安全に情報を共有できるよう社内の運用ルールをつくります。
情報の一元管理は効率化に不可欠ですが、誰でも機密情報を閲覧できる状態では不正やトラブルの温床になります。
ヒューマンエラーによって情報漏えいトラブルが引き起こされないよう、アクセス権限を細かく設定したり、多要素認証を必須化したりするセキュリティ対策が求められます。
常に最適な状態で運用するために、ルールも定期的に見直します。
グループウェアが向かない会社の特長
グループウェアはほとんどの会社にとって、劇的な業務効率化を促進するツールになります。しかしながら、ごく稀に導入が不向きな条件もあるため、チェックしてみてください。
業務に必要なIT環境が未整備
グループウェアを活用して業務効率を上げるには、パソコンやタブレットなどの端末に加え、ネット環境の整備が大前提となります。
従って、会社で所有するパソコンの台数が極端に少なかったり、安定したネットワーク環境が確保できなかったりする場合は、グループウェアの運用が不向きな会社の特徴に該当します。
グループウェアの導入よりも、まずはインフラの整備を優先するべきです。とくにクラウドツールはネット環境で使う導入形態です。
オフィスが過疎地域にある場合など、導入しても失敗する確率が高いケースもあるのでご注意下さい。
1人で切り盛りする個人事業主
グループウェアは人手の足りない職場にも有効で、少数気鋭の強い組織体制を目指せます。
実際、現段階では自分しか従業員がいなくても、事業の拡大を狙ってグループウェアを整備する経営者は少なくありません。
とは言え、現在も1人で切り盛りする個人事業主で今後も従業員を増やす予定がない場合、グループウェアのメリットをフルに活かすのは難しいかも知れません。
簡小規模経営にもおすすめのJ-MOTTO
人手不足の企業こそ、グループウェアの効率化効果を実感しやすいはずです。
中でもリスモン・ビジネス・ポータル株式会社の「J-MOTTO」は、中小企業を中心に4,000社・14万人に利用されている人気クラウドです。
全26機能が1人220円で使い放題
低コスト性はJ-MOTTOの魅力で、月額料金は1人あたり220円(税込)しかかかりません。基本料金で全26機能が使い放題なので、予算面が気になる企業にも安心して導入できます。
月額220円(税込)〜使える「J-MOTTOグループウェア」
スケジュール管理・掲示板・ワークフロー・設備予約など、業務を効率化する機能は一通り揃っています。国産ツールなので、日本の商習慣にマッチする機能を厳選しているのも見逃せない特徴の1つです。
また、日本は自然災害が非常に多い国です。そのため、台風・地震などの自然災害、パンデミックなど緊急事態の発生を想定し、安否確認機能も標準装備されています。有事にも備えることができるグループウェアです。
使いやすさで定評のある操作性
直感的に動かせる簡単な操作性でも定評があります。クラウドツールが初めての方でもスムーズに使いこなせるよう、使いやすさ・見やすさにこだわって設計されています。
使いこなせるかどうかが懸念点だった企業にもおすすめです。サポート体制も万全です。専門スタッフが在籍するサポートセンターは、全ユーザーが利用可能です。
IT人材がいない職場、全体のITリテラシーが低い職場にとっても、頼れる存在になります。
セキュリティのISO認証を取得
強固な物理・環境セキュリティを実現するために、多方面から対策を施しています。
グループウェア上で社内の機密情報を扱うため、あらゆるリスクを想定し、安全に運用できる環境を整備しています。
安全性が第三者機関に認められ、ISO27001・9001などセキュリティの国際認証、国内認証のPマークも取得済です。
月額220円(税込)〜使える「J-MOTTOグループウェア」
グループウェア導入に関するよくある質問
Q. グループウェア導入の主なデメリットは何ですか？
A.グループウェア導入の主なデメリットは、導入・運用コストがかかること、社内に定着するまで時間がかかること、セキュリティ対策が不十分だと情報漏えいリスクがあることです。
ただし、これらのデメリットは事前に対策できます。たとえば、初期費用を抑えたい場合はクラウド型を選ぶ、社内定着に不安がある場合は操作しやすいツールを選ぶ、セキュリティ面ではISO27001やPマークなどの認証を取得しているサービスを選ぶと安心です。
Q. グループウェアの導入に失敗する会社の特徴はありますか？
A.グループウェアの導入に失敗しやすい会社には、導入目的が曖昧、社内ルールが決まっていない、管理者が不在、従業員への説明や研修が不足しているといった特徴があります。
「便利そうだから」という理由だけで導入すると、結局使われないままコストだけが発生する可能性があります。導入前に、スケジュール管理を効率化したいのか、ワークフローを電子化したいのか、社内の情報共有を強化したいのかを明確にしておくことが大切です。
Q. グループウェアが向かない会社はどのような会社ですか？
A.グループウェアが向かない会社は、業務に必要なIT環境が整っていない会社や、今後も従業員を増やす予定がない個人事業主などです。
グループウェアは、複数人で情報共有や業務管理を行うことで効果を発揮します。そのため、社内にパソコンやタブレットがほとんどない、安定したインターネット環境がない、利用する人数が極端に少ない場合は、まずIT環境の整備や業務フローの見直しを優先した方がよいでしょう。
Q. 無料のグループウェアを導入するデメリットはありますか？
A.無料のグループウェアには、利用人数・容量・機能に制限がある、サポート体制が弱い、セキュリティ機能が十分でない場合があるといったデメリットがあります。
小規模なテスト利用であれば無料ツールも選択肢になりますが、社内の重要情報を扱う場合や、長期的に業務効率化を進めたい場合には注意が必要です。ビジネス利用では、低価格でも法人向けの有料サービスを選んだ方が、運用面・セキュリティ面で安心です。
Q. グループウェア導入時に注意すべきセキュリティ対策は何ですか？
A.グループウェア導入時は、アクセス権限の設定、多要素認証、通信の暗号化、操作ログの記録、バックアップ体制の有無を確認することが重要です。
特に、社内の機密情報や顧客情報を扱う場合、誰がどの情報を閲覧・編集できるのかを明確に管理する必要があります。また、提供会社がISO27001やPマークなどの第三者認証を取得しているかどうかも、セキュリティ水準を判断するポイントになります。
Q. 中小企業がグループウェアを導入するメリットはありますか？
A.中小企業こそ、グループウェア導入のメリットを感じやすい傾向があります。少人数の組織では、情報共有の遅れや属人化が業務効率に直結しやすいためです。
グループウェアを導入すれば、スケジュール管理、掲示板、ワークフロー、ファイル共有などを一元管理できます。これにより、社内連絡の抜け漏れを防ぎ、確認作業や紙・メールでのやり取りを減らせます。人手不足に悩む中小企業にとって、少ない人数で効率よく業務を進めるための有効な手段になります。
Q. グループウェアのデメリットを抑えて導入するにはどうすればよいですか？
A.グループウェアのデメリットを抑えるには、導入前に目的・利用範囲・運用ルールを明確にすることが大切です。いきなり全機能を使おうとせず、まずはスケジュール管理や掲示板、ワークフローなど、利用頻度の高い機能から始めると定着しやすくなります。
また、ITに不慣れな従業員が多い場合は、操作画面がわかりやすく、サポート体制が整っているクラウド型グループウェアを選ぶと安心です。導入後も定期的に利用状況を確認し、社内ルールを見直すことで、グループウェアの効果を高められます。
