グループウェアの乗り換えは、現場の課題を洗い出す絶好のチャンスでもあります。契約当初はベストな選択肢でも、自社環境と業務が移り変われば徐々にマッチしなくなるものです。気軽に決断しにくい問題とは言え、乗り換えの壁はどの企業も共通しています。乗り換えのコツさえ把握していれば、リプレースは難しくありません。
今回はグループウェア乗り換え時に知っておきたい機能と選び方についてまとめました。
中小企業のバックオフィスDXが急がれる理由
バックオフィスDXとは
バックオフィスDXとは、経理・人事・総務・勤怠管理・社内申請といった間接部門の業務にデジタル技術を導入し、業務プロセスごと見直す取り組みを指します。
紙の書類をPDF化する、Excelの勤怠表をシステムに置き換える、こうした部分的なデジタル化は「DX」ではなく「デジタイゼーション」の段階です。
バックオフィスDXが目指すのは、情報を一元管理し、誰がいつアクセスしても必要なデータにたどり着ける状態をつくること。属人化した業務フローそのものを組み替える取り組みだと捉えると分かりやすいでしょう。
作業の自動化に留まらない"攻め"の組織づくり
バックオフィスDXの本質は、事務作業を減らすことではなく、そこで浮いた時間を営業活動や商品開発、顧客対応に振り向けることにあります。
たとえば経費精算にかかる時間を月10時間から2時間に圧縮できれば、残り8時間は既存顧客のフォローや新規提案の準備に充てられます。蓄積した業務データを部門間で共有すれば、「営業の受注状況」と「経理の請求処理」がリアルタイムでつながり、経営判断のスピードも上がります。
バックオフィスDXは守りのコスト削減策ではなく、成長投資の原資を生み出す攻めの一手です。
中小企業の命運を握る「効率化ツールの活用」
人員や予算が限られる中小企業にとって、業務量の増加を人員増でカバーするのは現実的ではありません。1人の採用に数十万円のコストと数ヶ月の育成期間がかかることを考えれば、まずツールで解決できないかを検討するのが先決です。
クラウド型のグループウェアやワークフローツールを導入すれば、少人数でも業務を標準化・自動化しながら回せる仕組みが作れます。自社の業務量や課題に合ったツールを選び、情報共有と自動化を段階的に進めることが、バックオフィスDX成功への現実的な第一歩です。
バックオフィスDXで解決できる？中小企業の3大課題
中小企業に共通する課題は、いずれも非効率なバックオフィス業務に根づいています。
人手不足への対応
昔から人手不足は中小企業によくある悩みの1つでしたが、労働人口の減少や採用競争の激化、最低賃金の引上げによって、深刻なマンパワー不足に陥る中小企業が急増しています。
営業職が事務作業まで兼任するなど、1人あたりの業務負荷が膨れ上がっている状況です。
近年は多忙による離職でさらに手が回らなくなった結果、「人手不足倒産」に至る企業が過去最多記録を更新し続けています。
負のスパイラルを断ち切るためには、バックオフィスDXによる単純作業の効率化が求められます。
業務属人化の解消
少ない人数で仕事を回すと、特定の人物しか分からない事務作業も出てきます。
属人化が進むと担当者の不在時に業務がストップしてしまうため、生産性が低下する他、担当者自身も休みを取りにくくなります。
また、属人化は不正の温床になりやすく、個人情報流出といったインシデントも起きやすくなります。効率化ツールの導入は、多様な働き方を可能にすると同時に、こうしたリスク対策としても有効です。
コストの制約
バックオフィスDXに未着手の中小企業では、業務の大半が紙中心に回っています。紙の書類は物理的なコストに加え、手作業による人的コストもかさむため、無駄な出費がつきまとうものです。
本来、事業発展のために回せるはずの予算が、バックオフィスの単純作業のために圧迫されるのは機会の損失に他なりません。
資金が乏しいため、専門人材の確保・教育に予算を注ぎ込めないのも、中小企業に多いコストが制約されるところです。
ツール導入によって紙業務のコストを削減できれば、その分人材教育にも力を入れやすくなります。
【中小企業向け成功戦略】効率化ツール選びの3つの軸
DX化のためのツールを「とにかく安いものを」という基準で選んでしまうと、後から機能不足や使いにくさに悩むケースも少なくありません。
導入しやすいシステム形態
効率化ツールのシステム形態はクラウド型とオンプレ型に分かれますが、中小企業に向いているのは初期費用が圧倒的に安いクラウド型です。
月額・年額のサブスクリプション課金が中心で、最初にまとまった資金を放出せずに済みます。保守運用をベンダーに任せられるため、情報システム担当者がいない職場でも安心です。
ネットワーク環境があれば使えるので、リモートワークや複数拠点での勤務にもスムーズに対応できます。
一方、オンプレ型は初期費用が高額で、専任のIT担当者の常時配置も必須です。社内LAN接続のパソコン利用が前提のため、スマホ非対応のサービスも目立ちます。
機能の網羅性
自社のニーズに合う機能を抜け漏れなくカバーできるかどうか、機能の網羅性もツール選びの軸に入れて下さい。
ただしクラウド型ツールはコストの安さが魅力な分、機能をシンプルに絞ってあるケースもあります。単機能ツールを複数導入すると管理コストが高くなるので注意が必要です。
反対に、機能の網羅性を重視するあまり搭載機能が多すぎるツールを選んでも、IT人材が乏しい職場では使いこなせず宝の持ち腐れになりがちです。
自社にとって過不足のない機能構成かどうかを基準に、ツールを選びましょう。
導入コスト
導入コストは初期費用だけではなく、月々のランニングコストも含めて計算するのがポイントです。
ツール自体の費用の他、研修費用や、IT人材がいない場合の導入サポート費用(設定代行費用・データ移行費用など)見えにくいコストも忘れずにリストに加えておきましょう。
また、ペーパーレス化が進んでいない中小企業では古いパソコン、スマホを使っているケースも見受けられます。
費用はかかりますが、効率化ツールの導入準備として買い替えが必要な場合は、思い切って一新したいところです。
目先の出費を惜しんで古い端末を使い続けると、トラブルの頻発や動作の遅さに余計な手間を取られかねません。
バックオフィスDXは本当に投資対効果が高い取り組みなので、買い替えも必要経費と割り切ることが、成功戦略の1つと言えます。
中小企業のバックオフィスDXは「ツールの集約」がカギ
中小企業が陥る「管理導入コスト増大」の罠
中小企業のバックオフィスDXでは、複数のツールをバラバラに導入することで生じる「管理導入コストの増大」に注意しなければなりません。
ツール単体のコストは安くても、契約先が増えるほどトータルコストは膨らみます。加えて、新しいツールを導入する度に操作方法を覚え、運用管理する人的コストもかかります。
情報を分散させないためにも、契約先はできるだけ少なく抑えることが重要です。
効率化ツールを1本に集約するメリット
複数のツールをバラバラに使うより、1つで幅広くカバーできるツールを選ぶのが中小企業には最適です。
効率化ツールを1本に集約すると、コストを抑えられるだけではなく、業務の流れもスムーズになります。
たとえば経費処理でワークフローツールと勤怠管理ツールを別々に使用していると、アカウントも申請フローも二重管理になり、連携させても「申請が反映していない」といった不具合が生じる可能性もあります。
効率化ツールを１本化して情報を一元管理すれば、こうした手間が省けるだけではなく、セキュリティや検索性の向上に直結します。
DX化成功の最適解は“グループウェア”に絞ること
中小企業のバックオフィスDXに役立つ効率化ツールはグループウェアです。
高機能タイプならバックオフィス業務の効率化機能に加え、掲示板機能などコミュニケーション機能も搭載されているため、ツールの集約に適しています。
コストや導入、管理のしやすさを考えると、クラウド型のグループウェアに絞ることがDX成功の最適解と言えます。
中小企業のバックオフィスDXを促進！J-MOTTOの強み
クラウド型グループウェアの中でも中小企業の支持率が高いのは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。
月額220円(税込)～使える「J-MOTTOグループウェア」
1人220円！無理なく導入できる格安グループウェア
月額の使用料金は1人あたりたった220円（税込）と格安なので、予算に余裕がなくても無理なく導入できます。
ワークフロー機能や経費精算機能など、バックオフィス業務を効率化するための機能を26種類も備えています。
現在使っているツールを廃止し、グループウェアに1本化すれば月々のランニングコストを大幅に削減できます。初期費用もかかりません。
ネットワーク環境さえあれば契約後すぐに使えるので、スピーディにバックオフィスDXを進められます。
ＤＸ初心者でも安心！導入と定着の手厚いサポート
紙文化からいきなりクラウドツールを使うのは、ITリテラシーの低い職場にとってハードルが高い取り組みです。
その点、J-MOTTOは直感的に扱えるよう、シンプルな操作性にこだわって開発されているので、専門知識がなくてもスマホ感覚で使えます。
さらに導入と定着を手厚くサポートするため、サポート専門のスタッフが在籍するサポートセンターも設置してあります。
ちょっとした疑問を抱いた時、全ユーザーがメール・チャット・電話によって問い合わせできるため、「結局使いこなせなかった」と後悔することはありません。
契約後に実感！“拡張性の高さ”も魅力
スモールスタートで始めるのに最適な価格帯で、導入してから機能や容量を増やしたい時もフレキシブルに拡張できるのも魅力です。
拡張性の高さは、事業拡大や人員増加といった嬉しい変化にも柔軟に対応できることを意味します。
また、グループウェアを導入してバックオフィスDXを進めば、コア業務への人的コストの再配分も可能になります。
必要に応じて後から追加できるオプションサービスも充実しているため、自社のニーズにマッチするようカスタマイズできます。
「拡張性が高いグループウェアでよかった」と契約後に実感できる、頼れるツールです。
月額220円(税込)～使える「J-MOTTOグループウェア」
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