テレワーク管理方法における3つの問題点
労働実態を把握する難しさ
テレワーク中は、従業員がどのように働いているのか見えにくい環境になります。勤怠や進捗など労働実態を把握する難しさこそ、テレワーク管理方法における最大の問題点です。
「隠れ遅刻」や「中抜け」の常態化、残業代の未払いといった法令違反も起きやすくなるため、対策を考えなくてはなりません。
また、実際の働きぶりが分からないと人事評価にも不公平が生まれます。頑張っている従業員が正当に評価されず、サボっている従業員が増長する環境は組織全体の士気を低下させるため注意が必要です。
従業員同士のコミュニケーション不足
従業員同士のコミュニケーション不足も、管理者を悩ませる問題点の1つです。テレワーク時の連絡は業務に関わるものに偏るため、休憩中の雑談のような、気分のリフレッシュにつながる機会が激減します。
帰属意識・仲間意識が薄れると、チームのために自発的に提案したり、協力体制を築いたりする意欲が減退しがちです。
とくに新入社員は意思疎通の不自由さや孤独を感じやすいため、早期離職を食い止めるためにも、早急な管理方法の改善が求められます。
業務効率の低下
テレワーク中は様々な要因が重なり、業務効率が下がる恐れがあります。上司やチームメンバーとの＜報告・連絡・相談＞が気軽にできない環境では、認識のズレや誤解が生じやすくなります。
一旦完了したはずの作業をやり直す「手戻り」の頻発も、大幅なタイムロスの原因になります。
とは言え管理体制を厳しくするのも問題で、「上司から度々連絡がくるせいで仕事に集中できない」と嘆く従業員も少なくありません。
テレワーク管理ツールの機能と導入メリット4選
テレワーク管理の問題は、いくつかの専用ツールを導入することで解決できます。
【勤怠管理】管理業務の軽減と過重労働の防止
勤怠管理に便利な「勤怠管理システム」「勤怠管理SaaS」といったツールには、管理業務を軽減し過重労働を防止する導入メリットがあります。
パソコンのログイン・ログオフ時刻を自動記録する機能によって、勤務時間、残業時間、深夜や休日勤務の時間の自動集計が可能です。
手作業での勤怠集計が不要になるため、人事・労務担当の業務負荷が軽くなります。
時間の上限の超過を教えてくれるアラート通知機能も隠れ残業による過重労働の防止に効果的で、労使間のトラブルを未然に防ぐのに役立ちます。
【進捗管理】成果ベースの評価制度を構築
進捗管理ツールを活用すれば、テレワーク中の進捗を簡単に把握できます。人事評価の課題をクリアするためにも進捗管理ツールを導入し、成果ベースの評価制度を構築しましょう。
「タスク管理ツール」や「プロジェクト管理ツール」には、タスクやプロジェクトをガントチャートなどで“見える化”する機能が搭載されています。
テレワーク下でも担当者の進捗状況をリアルタイムで共有し、勤務時間ではなく達成した成果をベースに正当な評価をしやすくなるのが導入メリットです。
評価基準を明確にすることで、従業員のさぼりを予防する効果、納得感を高める効果も期待できます。
【操作ログ管理】セキュリティ対策とコンプラリスクの低減
操作ログ管理ツールの導入効果は、セキュリティ環境の向上とコンプラリスクの低減です。
データの閲覧・編集・外部デバイス接続など操作の履歴を記録できるので、情報漏えいや不正アクセスも早期に発見してコンプラリスクを最小化できます。
従業員のメンタル面でも「見られている」と意識することで不正・ヒューマンエラーを抑止する効果を得られるはずです。証跡を残すことは監査対応や内部統制の視点でもプラスに働きます。
【コミュニケーション管理】社内連携の強化とメンタルケア
テレワーク中は管理する側が意識して気軽に相談・雑談できる環境をつくることが重要です。コミュニケーション管理に重宝するのが「Web会議」や「ビデオ通話」「チャット」といったツールです。
メッセージ機能で迅速に情報を共有したり、音声や映像によって対面に近い感覚で対話する機能によって社内連携を強化したりして、メンタル面をケアする導入メリットがあります。
テレワーク下では、メッセージ機能のスタンプや「いいね！」の効果も侮れません。
テレワーク中の勤怠や進捗の管理・監視を一元化する方法
効率性や安全性を確保するためにも、テレワークを管理するツールは1つに絞って一元化する必要があります。
テレワーク管理ツールをバラバラに使うデメリット
テレワークには管理ツールが不可欠ですが、それぞれのツールをバラバラに導入するのはおすすめできません。
テレワーク管理以外にも業務に必要なツールは無数にあるため、「役立つ」という理由で次々に追加していくと“クラウド乱立”という新たな課題を招きます。
クラウドの乱立はムダなコストを肥大化させる上、データが分散することで業務効率も低下します。
アクセス権限の統制が行き届かない場面の増加、アカウントやパスワードの管理負担の増大によって、情報漏えいリスクが高まります。
企業に監視ツールを使われる心理的負担
管理ツールの一元化は、従業員のメンタルを考慮する上でもプラスの影響があります。テレワークの管理にはどうしても“監視”という視点が求められます。
しかしながら、監視専用ツールを導入すると管理側の見張り業務が増え、従業員側も「常に見張られている」という感覚に陥ります。
心理的負担によって仕事の生産性が落ちたり、縦の信頼関係が崩れたりするケースも少なくありません。
成果より、働いているふりをするためのアクションにエネルギーを注いでしまう従業員が出てくる可能性があるのも懸念事項です。
監視専用ツールを単独で使用するよりも、監視機能の搭載された業務効率化ツールを使った方が、監視しながら“見張られ感”を緩和できます。
必要な機能が集約されたグループウェアがおすすめ
テレワーク中の勤怠や進捗の管理・監視を一元化するのにおすすめなのが、管理する側・される側の双方に導入メリットが多いグループウェアを使う方法です。
グループウェアにはテレワークを管理・監視する機能に加え、効率化機能が搭載されています。必要な機能が1つに集約されているため、効率化と同時にコストや安全性の課題もクリアできます。
活用しやすいクラウドが狙い目
グループウェアによってテレワークの管理・監視を一元化するなら、クラウド型が狙い目です。オンプレミス型のように高額の初期コストを費やすことがなく、スピーディに導入できます。
ネット環境があれば場所に関わらずアクセスできるシステムも、テレワークに強い特徴になります。サーバーの管理やセキュリティ対策もベンダー側にお任せできるため、管理業務を軽減するのにも有用です。
J-MOTTOなら1人220円で導入OK
クラウド型グループウェアの中でもとくに総合評価が高いのが、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。
月額220円(税込)〜使える「J-MOTTOグループウェア」
低コストで快適なテレワーク環境を整備
月々の使用料金は1人あたり220円で入会金も不要なため、コストをかけずに快適なテレワーク環境を整備できます。中小企業やスタートアップ企業にも導入ハードルが低いグループウェアです。
低コストにも関わらずISO/IEC27001など国際認証を取得し、高度なセキュリティ環境を構築しているのも魅力です。
全26種類の＜効率化+テレワーク管理機能＞を標準搭載
スケジュール管理やワークフローなど＜効率化+テレワーク管理機能＞を26種類も標準搭載しています。テレワーク中の勤怠や進捗の管理・監視を一元化するツールとしてベストな選択肢になるでしょう。
安否確認機能も基本料金で利用できるため、災害勃発時もテレワーク中の従業員の安全を迅速にチェックできます。
スマホ・ICカード打刻に対応！「J-MOTTO Web勤怠」も人気
より快適なテレワーク環境を整えたい企業には、有償オプション「J-MOTTO Web勤怠」(1人330円/月)も人気があります。
基本料金で使えるタイムカードアプリもスマホ打刻に対応していますが、Web勤怠ならスマホのGPSにも対応しているので、リモートワーク中でも正確な勤務場所と時間を自動で記録できます。
不正打刻や入力ミスを予防しやすいIC打刻機能など、さらに高度な勤怠管理機能を利用できます。
月額220円(税込)〜使える「J-MOTTOグループウェア」
テレワークの管理・監視に関するよくある質問
Q. テレワーク中の勤怠はどのように管理すればよいですか？
A. テレワーク中の勤怠は、勤怠管理システムを利用して始業・終業時刻、休憩時間、残業時間などを記録する方法が一般的です。自己申告だけに頼らず、パソコンの利用記録や申請内容と照合できる仕組みを整えることで、申告漏れや隠れ残業を防ぎやすくなります。
Q. テレワーク中の中抜け時間はどのように扱いますか？
A. 私用で一時的に業務から離れる中抜け時間は、休憩時間として扱う方法や、その分だけ終業時刻を繰り下げる方法があります。トラブルを防ぐため、就業規則やテレワーク規程にルールを定め、従業員が勤怠管理システムから申告できるようにしましょう。
Q. テレワークでも残業時間を管理する必要がありますか？
A. テレワークでも、企業は従業員の時間外労働や休日労働を適切に把握する必要があります。残業の事前申請や勤務時間の自動集計、長時間労働のアラート機能を活用し、サービス残業や過重労働を防止することが重要です。
Q. テレワーク中の従業員を監視することに問題はありますか？
A. 業務上必要な範囲で操作ログやアクセス履歴を確認することは、労務管理や情報セキュリティ対策に役立ちます。ただし、過度な監視は従業員の心理的負担につながるため、監視する目的や取得する情報、利用範囲などを事前に説明することが大切です。
Q. テレワーク中の業務進捗はどのように管理すればよいですか？
A. 業務進捗は、勤務時間だけでなく、担当業務、期限、進捗状況、成果物を共有して管理します。タスク管理やスケジュール共有を活用し、評価基準を明確にすることで、頻繁な確認や過度な監視を減らしながら進捗を把握できます。
Q. テレワーク管理ツールを選ぶ際のポイントは何ですか？
A. 勤怠管理、タスク管理、スケジュール共有、ワークフロー、コミュニケーション、アクセス権限管理など、必要な機能がそろっているかを確認しましょう。複数のツールを個別に導入するよりも、主要な機能を一元管理できるグループウェアを選ぶと、コストや管理負担を抑えやすくなります。
Q. グループウェアでテレワーク管理を一元化するメリットは何ですか？
A. グループウェアを利用すると、勤怠、スケジュール、申請、文書、社内連絡などを一つのシステムで管理できます。情報の分散やアカウント管理の負担を抑えられるほか、従業員の業務状況を把握しやすくなり、テレワークの生産性向上にもつながります。
