社内連絡ツールとしてLINEを使うのはリスクが高いため、早急に代替案を検討する必要があります。2021年には佐賀県庁でもLINEの誤送信による個人情報漏えい事故が発生し、大変な騒動になりました。
今回はLINEを社内連絡ツールとして使う危険性を多方面から分析しました。おすすめの代替ツールについても詳しく解説したので、参考になれば幸いです。
【注意】社内連絡ツールにLINEを活用する5つの危険性
情報漏えいのリスク
LINEの業務使用による情報漏えい事故が多発しています。
データの流出の他、スマホ紛失・盗難時にデータを抜き取られるトラブル、情報の不正持ち出しトラブルなど、重大なインシデントに繋がる危険性があります。
ラインのアカウントは個人の所有なので、企業は退職した従業員のアカウントの削除・アクセスの遮断ができません。万が一不正にアクセスされても追跡は不可能です。
情報共有の壁
LINEを社内連絡ツールとして使うと、情報共有の壁に直面するはずです。LINEはフロー型チャットのため、新しいメッセージが届く度に過去の連絡事項は上へ追いやられてしまいます。
必要な情報を瞬時に検索できないため、スムーズな情報共有が実現しにくく、「言った・言わない」のトラブルが起きやすくなります。
コンプライアンス違反の頻発
LINEはコンプライアンス違反を頻発しやすいツールで、セクハラ・パワハラなどハラスメントの温床になる危険性があります。
上司からの不適切な時間帯・内容のメッセージを無視したせいで、業務中に不当な扱いをされるのも定番のパターンです。
こういった問題が起きても基本的に個人間のやり取りになるため、周りはトラブルに気づくことができません。
チームのコミュニケーションストレス
LINEを社内連絡ツールに使う危険性は、チーム内のコミュニケーションにも及びます。既読・即レスの暗黙の圧力に耐えるのは、相当なストレスになります。
とくにオン・オフの切り替えができない従業員は、業務連絡とプライベートな発信を混在させたメッセージを頻繁に送信する傾向があります。
趣味や家族の画像を度々送られ、疲弊するチームメンバーも少なくありません。
法的トラブルの発生
多くの企業でLINEによる法的トラブルが発生しています。たとえうっかりミスでも、データの漏えいが起きると、個人情報保護委員会から行政処分・罰則を受ける危険性があります。
秘匿性の高いデータが流出し、億単位の賠償を命じられた裁判例もありました。
業務時間外のライン連絡が常態化しているケースでは、未払いによって従業員から訴訟を起こされたり、労基署から是正勧告を受けたりする法的リスクも考えられます。
社内連絡のおすすめツールは？LINE代替ツール4選
ビジネスチャットツール
ビジネス用のチャットツールは挨拶の定型文が不要なため、業務上のスピーディなやり取りを実現できます。ただしLINE同様、プライベートで所有しているスマホを連絡ツールとして使うことになります。
オン・オフの切り替えにくさ、メッセージがタイムラインの上部に流れてしまう使いにくさがあるため、社内連絡ツールとしてはおすすめできません。
社内SNS
社内SNSはコミュニケーション重視のツールで、部署やチーム、役職の垣根を越えた情報共有・交流が促進されます。
しかしながら掲示板やタイムラインへの投稿、「いいね！」などリアクションがメインの機能になるため、1対1のスピーディな業務連絡には不向きです。
Web会議システム
Web会議システムを使えば、場所に縛られることなく音声と映像でリアルタイムな会議・打ち合わせが可能です。
リモートワーク中や離れた支店同士のやり取りには向いていますが、URLを発行し、発行したURLにアクセスする必要があるため、早急に連絡したい時には役立ちません。
グループウェア
グループウェアは社内連絡ツールとして、もっとも優れたLINEの代替案になります。複数機能が1つに集約されているので、ツールと情報を一元化するのに最適です。
各ツールをバラバラに導入すると“クラウド乱立”を引き起こし、余計なコストがかかる恐れがあります。ツールが増えるほどデータも拡散するためデータ流出の危険度が上がり、検索性が悪くなるのも問題です。
社内連絡ツールにグループウェアがおすすめな6つの理由
社内連絡と業務効率化を同時に実現
グループウェアはたった1ツールで、社内連絡と業務効率化を同時に実現できます。
一般的なグループウェアには「掲示板」や「社内SNS」といった連絡機能の他、「ワークフロー」「スケジュール管理」など効率化機能が搭載されています。
ツールやアプリを使い分けることなく連絡業務とタスク・プロジェクト管理を一体化することで、効率化が一気に進むことは間違いありません。
やり取りの記録を安全に保持
やり取りの記録はシステム内に安全かつ確実に保持できるため、情報漏えいリスクの低減にも役立ちます。業務上のやり取りをログとして保全することで、コンプライアンスにも対応できます。
内部監査への備えとしても、ガバナンスを徹底できるグループウェアの導入は効果的です。
過去データへの即時アクセス
検索性も抜群で、過去データにも即座にアクセスできます。情報の一元化によって検索性を高めれば、属人化も解消できます。
データを探す時に「その人でなければわからない」という状況が進むと、ノウハウの喪失、不正の温床を引き起こすブラックボックス化を招きます。
検索性を改善するためにも、グループウェアの導入は有効な対策になります。
管理者によるアカウントの一元管理
管理者がアカウントを一元管理できるところもおすすめのポイントです。ID・パスワード・アクセス権限をシステム上でまとめて管理できるため、機密情報が流出しにくい環境を整備できます。
情報閲覧の記録も管理者が把握できるため、不正アクセスの早期発見、スムーズな追跡が可能です。
従業員の入退社・異動時も管理者がアカウントの権限変更・無効化できるため、LINEのように退職した従業員に情報を閲覧される危険性はありません。
公私の切り分けによるメンタル負担の軽減
グループウェアは公私を切り分けやすいツールのため、公私混同によるメンタルの負担も軽減します。
マルチデバイス型のグループウェアならスマホ・タブレットでも使用できますが、業務専用のアカウントを使うためワークバランスを確保できます。
高度なセキュリティ環境を構築
高度なセキュリティ環境を構築できることも、社内連絡ツールとしてグループウェアをおすすめする理由になります。
グループウェア上のデータは即時検索が可能ですが、役職・部署ごとに閲覧・編集のアクセス権限を細かく設定することで、不正アクセス・ヒューマンエラーによるデータ流出を食い止められます。
IPアドレス制限機能・データの暗号化など、セキュリティを担保するための機能を活用できるのも、活用メリットの1つです。
1人220円！グループウェア「J-MOTTO」の活用メリット
社内連絡ツールとしてグループウェアを導入するなら、1人220円の低コストで利用できるリスモン・ビジネス・ポータル株式会社の「J-MOTTO」がおすすめです。
月額220円(税込)〜使える「J-MOTTOグループウェア」
スマホ・タブレット対応！＜社内連絡+業務効率化＞に役立つ26機能
社内連絡はもちろん、業務効率化に役立つ機能が26種類も標準搭載されているので、情報の一元化に役立ちます。
スケジュール管理や掲示板、設備予約といった機能の他、安否確認機能も基本料金で利用できます。通常業務だけではなく、災害時にも活用メリットが多いツールです。
また、スマホ・タブレットにも対応しているため、社外にいる時もスムーズにやり取りできます。
高度な連携性！社外用連絡ツールとしても優秀
外部のクラウドサービスとも連携できるので、社外用連絡ツールとしても活用できます。取引企業が自社と同じサービスを使っているとは限りません。
J-MOTTOのスケジュール機能は、Googleやマイクロソフトのカレンダー機能とも同期できます。社外の人間との予定を簡単に共有・調整するのに、高度な連携性は欠かせません。
国際基準のセキュリティ環境を整備
国際基準のセキュリティ環境を整備しているので、安心して活用できます。
日本独自の認証であるPマークの他、国際基準のISO27001・ISO9001も取得し、国内外の第三者機関に高度なセキュリティ環境を認められています。機密情報を扱うクラウドツールのため、安全性も契約の決め手になるはずです。
月額220円(税込)～使える「J-MOTTOグループウェア」
社内連絡ツールにLINEを使う際のよくある質問
Q. 社内連絡に個人向けLINEを使うのは違法ですか？
A. 個人向けLINEを社内連絡に使うこと自体が、直ちに違法になるわけではありません。ただし、顧客情報や社内の機密情報を扱う場合は、企業として適切な情報管理が求められます。個人アカウントではアクセス権限や退職時の利用停止を管理しにくいため、業務用ツールを使用する方が安全です。
Q. 社内連絡にLINEを使う最大の危険性は何ですか？
A. 最大の危険性は、個人アカウントや私物端末に保存された業務情報を企業側で十分に管理できないことです。誤送信、端末の紛失、アカウントの乗っ取り、退職後の情報保持などが起きても、企業側で情報を削除したりアクセスを停止したりできない場合があります。
Q. LINEとLINE WORKSの違いは何ですか？
A. LINEは主に個人間の連絡を目的としたサービスですが、LINE WORKSは企業や組織での利用を想定したビジネス向けツールです。LINE WORKSでは、管理者が従業員のアカウントや権限を管理できます。操作感は似ていますが、企業による管理のしやすさが異なります。
Q. 退職者をLINEグループから削除すれば情報漏えいを防げますか？
A. LINEグループから削除するだけでは、十分な情報漏えい対策とはいえません。退職者のスマートフォンに、過去のメッセージや画像、ファイル、スクリーンショットなどが残っている可能性があるためです。退職時にアカウントを停止し、業務情報へのアクセスを遮断できる仕組みが必要です。
Q. 私物スマホで社内連絡をする場合、どのような対策が必要ですか？
A. 私物スマホを業務利用する場合は、端末のパスコード設定、OSの更新、紛失時の報告手順、利用できる情報やアプリの範囲などを社内ルールとして定めましょう。個人用と業務用の情報が混在しないよう、業務専用アカウントや会社支給端末の利用も検討する必要があります。
Q. 緊急連絡だけならLINEを使っても問題ありませんか？
A. 緊急連絡に限定してLINEを補助的に使うことはできます。ただし、LINEを利用していない従業員や、個人アカウントを業務で使いたくない従業員への配慮が必要です。災害時の安否確認には、回答状況を管理できる専用システムやグループウェアを利用する方が確実です。
Q. LINEの代わりとなる社内連絡ツールはどのように選べばよいですか？
A. 管理者によるアカウント管理、アクセス権限、操作ログ、情報検索、スマートフォン対応などを確認しましょう。掲示板、回覧、スケジュール、ワークフローなどを備えたグループウェアなら、社内連絡と業務管理を一元化でき、複数ツールを使い分ける負担も抑えられます。
