小規模企業ではグループウェアを使わずに、朝礼や日常会話の中で情報共有を済ませているケースが少なくありません。しかしながら、効率化ツールを使用しない現場には、タイムロスや伝達の行き違いによるトラブルがつきものです。
今回は小規模企業がグループウェアを使う必要性、使わない弊害について詳しく解説しました。少人数で導入する判断基準や始め方に関してもまとめているので、参考になれば幸いです。
グループウェアで情報共有しない弊害とは？小規模企業の5大課題
ツール分散の課題：LINE・メール・エクセル・紙が混在
LINE・メール・エクセル・紙など複数のツールが分散していると、欲しい情報にすぐにアクセスできません。
毎回探す手間がかかるため、その都度業務が停滞することになります。とくに人手不足に悩む小規模企業では、この検索コストは無視できない課題です。
グループウェアを導入して、ツールと情報を一元化する対策が求められます。
コミュニケーションの課題：「言った・言わない」のトラブルが多発
少人数で仕事を回す企業では、電話や口頭など記録に残らない方法で情報を伝達することも多くなります。
移動中など慌ただしい状況での伝達は、内容が正しく伝わらないこともあるでしょう。
情報の正確性や鮮度をあとから確認することは難しいため、「言った・言わない」のトラブルが多発しがちです。
こうしたコミュニケーションの問題も、グループウェアでやり取りを記録しておけば防ぐことができます。
業務効率の課題：日程調整によるタイムロス
「社長しか全体の予定を把握していない」という業務効率が悪い状況は、少人数組織の“あるある課題”の1つです。
取引先から打ち合わせの連絡がくる度にいちいち社長に確認する手間がかかり、日程調整によるタイムロスが生じます。
グループウェアのスケジュール機能を活用すれば、外出先からも1人1人の予定をリアルタイムに把握できるため、常に効率よく動けるようになります。
業務の割り振りもスムーズになり、全体の生産性を向上できます。
属人化の課題：事務担当者に情報が集中
事務担当者など特定の人物に情報が集中してしまうのも、グループウェア未導入の小規模企業に共通しがちな状況です。
人手が足りない職場では1人あたりの仕事量が多くなるため、その担当者が休んだだけで会社の機能がストップしてしまう恐れがあります。
さらに、一部の人物にしか情報が見えていない環境は不正も招きやすくなります。
こうした属人化の課題を放置すれば、業務効率の低下も避けられません。企業の競争力を高めるためにも、情報共有の仕組みづくりが欠かせません。
機会損失の課題：ペーパーレス化の遅れ
紙文化が根強く残っているのも、多くの小規模企業が抱えている問題です。
ペーパーレス化が進まない企業では、紙代や印刷代、複合機のリース代といった出費がかさみます。
そしてコスト以上に重要視しなければならないのが機会損失の課題です。
無駄なプロセスに人的・時間的コストを奪われてしまうと、未来の利益のための業務に注力できず、本来得られるはずのビジネスチャンスを逃してしまいます。
限られたリソースを不毛な作業で消耗するのは、社員のモチベーションを下げる原因にもなります。
小規模でもグループウェアを導入するかどうかの判断基準
グループウェアを導入すべきケース
従業員の人数はグループウェアを導入する判断基準になります。5名を超えると、口頭やLINEだけでは予定共有に抜け漏れが生じやすくなります。
情報格差からトラブルも起こりがちなので、グループウェアで情報を一元化したいところです。
また、5名以下でもリモートワークが多いケース・勤務地が複数拠点に分かれているケースなら、効率化ツールはほぼ必須です。
取引先や顧客とのやり取りが多い場合も、「言った・言わない」のトラブルが信用問題に発展しないよう、グループウェアで対応履歴を管理することが大事です。
まだ導入を急がなくてもよいケース
従業員が1〜2名で業務が完結しているケース、そもそも共有すべき情報が少ないケースでは、「導入を急がなくてもよい」と判断できそうです。
物理的に同じ空間にいて、勤務中すぐに口頭確認ができるなら、情報伝達のロスも起こりにくいためです。
ただし近年では、今後の人員増加や事業拡大を見込んで、少人数のうちからグループウェアを導入する企業も増えています。
【小規模企業の始め方】グループウェア導入の6ステップ
①メリットの周知
小規模企業がグループウェアを導入する時は、最初の段階で社内の温度感を揃えておくことが大切です。
ファーストステップで、社員全員にツールを活用するメリットを伝えます。
現場の共感を得るためのプロセスは、グループウェアの定着率を高めるために有効です。
②自社の課題の整理
自社業務にマッチするグループウェアを選択するためにも、現状の課題をピックアップして整理するプロセスが重要になってきます。
小規模企業の課題はある程度似通っているとは言え、とくに困っている部分には差があります。
現場へのヒアリングも行い、「現時点でどんなことに困っているのか」という課題をあぶりだします。
③必要な機能の洗い出し
自社の課題を解決するのに役立つ機能を洗い出します。
同じグループウェアでも搭載されている機能は違うため、課題と機能を紐づけ、必要な機能を見極める作業が欠かせません。
とくにＩＴリテラシーが低い職場では、機能が多すぎるツールをもてあますケースも見受けられます。
自社の課題にマッチする機能を絞り込むステップは、グループウェアに注ぎ込む予算が無駄に膨れ上がるのを防ぐことにもつながります。
④システム形態（クラウド型orオンプレ型）の選定
グループウェアのシステム形態にはクラウド型とオンプレ型の2種類あり、導入費用や運用コストはまるで違います。
オンプレ型は自社サーバーの構築に高額の費用がかかる上、運用のために専門人材も配置しなければなりません。
一方、クラウド型は初期費用が安いサービスが多く、保守運用はベンダーにお任せできます。
リモートワークへの対応のしやすさも含め、IT人材の乏しい小規模企業にも向いています。
⑤グループウェアの比較・導入
グループウェアを比較するステップでは、費用の条件だけではなく「扱いやすい操作性」「セキュリティ体制」「サポート体制」も要チェックです。
いくら安くても、導入前後のサポートが乏しいサービスは避けた方が無難です。
無料のグループウェアの大多数は、サポート面に難があるためおすすめできません。導入に迷いがある時は、無料トライアルサービスを利用できるグループウェアだと安心です。
⑥教育・フォロー体制の整備
グループウェアは導入がゴールではありません。導入後、現場にスムーズに定着させるためにも教育・フォロー体制を整備するステップが不可欠です。
導入直後につまずかないよう、グループウェアの活用方法や操作方法について、説明会や研修を実施します。
相談役となる担当者も選出し、万全のフォロー体制を整備しましょう。
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低コストで導入できる強み
入会金は不要で、月額料金は1人あたりたったの220円(税込み)しかかかりません。
できるだけ低コストでグループウェアを導入したい企業に最適です。
ランニングコストの安さに加え、最大3か月の無料トライアルサービスを利用できるのも、大きな強みになります。
26種類もの効率化機能を搭載
最安値クラスの価格帯にも関わらず、26種類もの効率化機能が搭載されています。
ワークフローやスケジュール管理、設備予約機能など、必要な機能は一通り揃っているため、ツールの一元化も目指せます。
また、「事業の拡大」や「社員の増加」といった成長に合わせ、フレキシブルに機能やディスク容量を増やすことも可能です。
拡張性の高さも、これから発展する小規模組織のニーズに応える条件です。
ユーザーの「アレ？」に答える伴走型サポート
初心者でもスムーズに使えるよう、直感的に扱える操作性になっています。
サポートセンターも設置しているため、「アレ？」といったちょっとした疑問が生じた時はメール・チャット・電話によって対応してもらえます。
この手厚い伴走型サポートこそ、「導入してよかった」と実感するポイントかもしれません。
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