ワークフローシステム比較12選！機能の違いや選び方

ワークフローシステムを選ぶときの注意点

導入検討中なら無料で試せるツールが安心

ワークフローシステムを選ぶときは、無料で試せるツールだと安心です。とくに初めて導入するときは機能性以上に使いやすさも大切なポイントになります。

ほとんどの製品は最低契約期間があるため、導入後に合わないと思ってもすぐに乗り換えるわけにはいきません。

クラウド型ならイニシャルコストがかかりにくい

社内にITのエキスパートがいない限りオンプレミス型の契約はおすすめできません。会社の中に専用サーバーを設置するので工事費用などイニシャルコストが発生する上、契約後もずっと自社で運用する必要があります。

管理者を確保できない職場だと運用は厳しいでしょう。クラウド型ならイニシャルコストも低く、ほとんどの製品は0円で導入できます。契約後は一切管理せずに済むので、予算やIT人材不足の職場でも負担になりません。

クラウド型・オンプレミス型それぞれの特徴を踏まえた上で、具体的にどのサービスを選べばよいか迷っている方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

ワークフローシステム比較8選！クラウド型vsオンプレ型の違いと選び方

企業に必要な機能は搭載されている？

ワークフローシステムに搭載されている機能は製品によって差があります。既存ツールと機能がかぶると、コストのムダになりかねません。自社の仕事の棚卸ろしを行った上で、足りない機能をピックアップしましょう。

ワークフローシステムの便利な電子化機能

申請機能

各種申請書をシステム上で申請する機能。住所変更届、休暇申請書、交通費の仮払い申請書など定番の申請書も決まったテンプレートが用意されています。

承認・決裁機能

申請された案件に対して承認・決裁手続きを済ませる機能。なにか問題があって承認できない場合も、保留・差し戻し・破棄・返却・取り戻し・委任などの項目を選択肢し、的確に処理できます。

稟議機能

物品購入や契約締結など、上層部から承認を得るために依頼する機能。フォーマットを利用できるので煩雑な稟議書作成の手間を省き、決裁までの時間削減効果を期待できます。

通知機能

承認を依頼する通知やメールを送付する機能で、放置された依頼に対して承認を促す役目もあります。期限が迫るタイミングでアラート通知を送信できる機能も便利

ワークフローシステムの種類とおすすめ製品

Excelと一緒に使えるタイプ

• Create!Webフロー
  
  1ユーザーあたり500円（税抜）／月～
  
  中堅企業を中心に支持率が高いシステムで、申請から押印までワークフローシステムの代表機能を搭載。Excelで作成した申請書など、既存の紙文書をそのまま再現できます。
  誰が・いつ・何を申請・承認・決裁したのか承認履歴の証跡を保管する機能も利用可能。
• WorkflowEX
  
  料金プランは要問合せ
  
  Excelの他Word・PDFによる申請書・稟議書を取り込み、自動でフォームのレイアウトを生成できるワークフローシステム。
  書類の改ざんを予防するため、権限を設定した項目しか入力できないようにする権限設定機能も搭載しています。

外部システムと連携できるタイプ

• Gluegent Flow
  
  1ユーザーあたり300円（税抜）／月～ ※25名未満の契約で初期費用・導入運用サポート費用が発生する可能性があります
  
  上から順番に項目を選択・入力するだけで申請フォームや承認経路を完成できるシステム。

  Google WorkspaceやMicrosoft365と連携できます。

• 皆伝！ワークフロー
  
  料金プランは要問合せ
  
  会計システムや交通系ICカード、出張手配サービスなど外部サービスとの連携機能に優れ、経費・旅費の申請業務を効率化するためのシステム。

  経費の利用状況を分析するための機能も充実しています。

• SmartDB
  
  料金プランは要問合せ（参考：500ユーザーまで50万円（税抜）／月～）
  
  大企業を対象にしたワークフローシステムで、基幹システムとの連携に苦慮している現場に向いている製品です。

  承認プロセスで突発的なルート変更が発生した場合も、担当者がその場で回付先を変更できる柔軟性も持ち合わせています。

スマホ承認できるタイプ

• ジンジャーワークフロー
  
  1ユーザーあたり300円（税抜）／月～
  
  パソコン・スマホ対応のワークフローシステムで、テレワーク時・出張先でも効率よく申請・承認プロセスを完了可能。
• ジョブカンワークフロー
  
  1ユーザーあたり300円（税抜）／月～
  
  スマホで撮影した書類も簡単に添付・申請できるワークフローシステム。最短即日で運用をスタートできる導入のスピード感も魅力です。

多言語対応できるタイプ

• SmartFlow
  
  1ユーザーあたり300円（税抜）／月～
  
  これまで運用していた書類様式を踏襲できるワークフローシステム。英語にも対応しているので、ユーザー単位で言語切り替えが可能です。英語によるサポートも完備。
• 承認Time
  
  1ユーザーあたり300円（税抜）／月～
  
  社内文書の申請と決裁業務を電子化できるシステムで、多言語に対応しています。ボタン1つで複数言語に翻訳できます。
• 楽々Workflowll Cloud
  
  初期費用1契約あたり50,000円（税抜）＋基本料金10,000円（税抜）／月＋1ユーザーあたり500円（税抜）／月～
  
  日本語・英語・中国語に対応したワークフローシステム。中国語や英語で申請された業務を日本語で承認し、英語で回覧するようなやりとりも可能です。

グループウェア一体型

• POWER EGG（汎用申請ワークフロー）
  
  サービス基本料金1契約あたり10,000円（税抜）／月＋グループウェア利用料金1ユーザーあたり500円（税抜）／月～＋汎用申請ワークフロー1ユーザーあたり550円（税抜）／月～
  
  グループウェアにワークフロー機能を追加できるシステムで、スマホ・タブレットでも使用可能です。企業や自治体の様々な決裁ルートに対応しているため、各種届出など社外の電子決裁もスムーズに進められます。月10,000円〜使用でき、多言語オプションも追加可能。

※自治体・官公庁での導入におすすめなグループウェアはこちらをご覧ください。

より高度な機能・運用を実現する「J-MOTTOワークフロー」

グループウェア一体型のワークフローシステムの中でも、とくにおすすめはリスモン・ビジネス・ポータルの「J-MOTTOワークフロー」です。

J-MOTTOワークフロー システムの詳細はこちら

1コイン以下で利用OK

J-MOTTOのワークフローサービスが人気を集めている理由の1つは、圧倒的なコスパの良さです。ワークフローシステムは申請・承認機能メインでも月々の維持費が数百円します。

高額な料金の製品もありますが、J-MOTTOなら利用料金が1人あたり220円（税込）と格安で、ワークフローシステムも同じく220円（税込）の追加で利用可能です。

税込価格で合計440円とワンコイン以下で済む製品は中々ありません。

ITツールを1つにまとめられる

J-MOTTOは標準機能だけで26機能も備えています。ワークフローや仮払い精算機能など定番機能を網羅しているので、グループウェアの単独使用だけでも十分に足りるぐらいです。

さらにオプションを追加してより過不足ない設計にすれば、ITツールをすっきり1つにまとめられます。コスト面でも節約効果がある上、情報を一元化して管理しやすくなります。

標準機能のワークフローにない機能は？

J-MOTTOのワークフローサービスを申し込むと、標準装備されているワークフロー機能にはない機能を利用できます。

• スマホ対応範囲
  
  標準機能では申請書の承認のみ可能ですが、ワークフローサービスのユーザーは申請書の差し戻しや検索作業もスマホで対応可能です。
• 申請書の一括ダウンロード機能
  
  承認履歴・コメントを含む完璧な形で出力できます。
• 申請書の代理作成機能・代理承認機能
  
  申請者の代わりに申請書を作成したり、承認したりするフォローが可能で、承認フローが滞ることがありません。
• 申請書の転送機能
  
  判断がつかない申請内容に関して、承認ルート以外の任意のユーザーに相談・確認できます。
• 承認印の自由設定
  
  規定の印章以外に1種類設定できます。社内統一の印鑑画像をスキャンした承認印、日付・承認者の名前が表示された日付印を使い分けることも可能です。

【ワークフローシステム比較表】種類・値段・特徴まとめ