「スマホに対応していないグループウェアは時代遅れ」と断言する専門家もいるぐらい、製品を選ぶときの重要な決め手になります。スマートフォンに対応していない製品は、他の搭載機能やサービスにおいても時代にマッチしていない部分が見え隠れすることが多いようです。
今回はスマホ対応のグループウェアについて詳しく解説します。無料・有料のスマホ対応グループウェアも13製品ピックアップしました。
スマホ対応グループウェアを導入するメリットを解説
外出先でも最新情報を把握できる
スマホ対応のグループウェアを導入すれば、社内ではパソコン、外出先ではスマホ･･･と使い分けが可能です。
社内にいないときも常に最新情報を把握できるのは、大きいメリットになります。情報の見落としを予防するため、通知チェック専用のアプリを使っている会社もあるぐらいです。
普段はともかく、トラブル勃発時は対応の遅れが命とりになりかねません。スマホ対応不可のグループウェアだと、緊急事態が発生したときに迅速な対応がむずかしくなります。
最近は災害に備え、安否確認機能を搭載したグループウェアも人気です。
管理効率が上がる
スマホ対応のグループウェアなら、グループウェアの管理効率性を最大限引き出せます。
社内SNS、タイムカード、スケジュール管理機能など、グループウェアには社員の行動を効率よく管理するための機能が搭載されています。
スマホに対応していればパソコンを開かなくても操作できるので、入力する側も閲覧する側も便利です。
情報更新のスピードが加速し、お互いの距離があってもタイムリーなフォロー、指示出しが可能になります。
スマホ対応のクラウド型グループウェア「J-MOTTO」
スマホ対応のクラウド型グループウェアの中でも、とくに総合力が高いのはリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。
スマホ&タブレットに対応
スマホに対応していても、PCで使える機能が制限されてしまうと大変不便です。スマホには対応しているものの、一部機能しか使えない製品もあるので気をつけてください。
その点J-MOTTOは端末に搭載されたブラウザから、全26機能を利用できます。
スマホやタブレットなど複数デバイスで使用可能、iPad、Windows、AndroidなどOSも選びません。
最新Web標準技術のHTML5を実装しインタフェースの使い勝手の良さも追求しています。HTML5はどんなブラウザでも動画や音声データをスムーズに再生可能です。
1人200円以下！割引や優待サービスも？
J-MOTTOは最小限のコストに抑えたい会社にも一押しのグループウェアです。20ユーザーまでの利用が月々4,000円（税抜）、つまり1人あたり200円（税抜）で利用できます。
ここまで低料金で利用できるのは、スマホ対応製品の中でもそうそう見当たりません。しかもJ-MOTTOはマルチデバイスに対応している高機能タイプです。
そもそも26機能も標準装備しているので、通常の利用なら十分すぎるぐらいです。さらに各種割引や優待サービスも用意されています。コスト重視の会社にも満足度が高い契約になるでしょう。
- 割引サービス：年払いの長期割引など
- 優待サービス：オフィス用品や宅配サービス、レンタカー代の割引など
スマホ対応のクラウド型グループウェア「J-MOTTO」
スマホ対応のグループウェアを導入することで、企業の情報共有やワークフローの効率化が実現し、業務の生産性向上につながります。特に、リモートワークや外出先での業務が増えている現代では、スマホからのアクセスが簡単にでき、必要な機能が揃っているかどうかが重要なポイントです。どの場所にいてもスムーズに業務を進められる環境を整えることで、組織全体の業務がより円滑に回るようになります。
スマホに対応したグループウェアを選ぶ際には、月額料金や導入コストを考慮しつつ、自社にとって最適な機能やシステムが揃っているかをチェックすることが重要です。例えば、人気の「desknet's NEO」と同等の機能が使える「J-MOTTO」のように、直感的に操作でき、豊富な機能を提供するサービスは、コストパフォーマンスの面でも優れています。
また、スケジュール管理やファイル共有、チャット機能などの基本機能が充実しているかも、選定時の重要な判断材料になります。業務に必要な機能がすべて揃っているグループウェアを選ぶことで、導入後の業務効率化を最大限に高めることができます。
特に、ワークフローの自動化や承認フローの最適化ができるかどうかも、選び方の大切な要素の一つになります。仮にスマホで申請・承認が可能なグループウェアなら、外出中でも迅速に決裁ができるため、業務の停滞を防ぐことができます。例えば、営業担当者が外回り中にスマホから経費精算の申請をし、上司がすぐに承認することで、決裁プロセスが大幅にスピードアップします。こうした便利な機能を活用することで、日々の業務がスムーズに進み、組織全体の生産性が向上します。
一方で、スマホ対応のグループウェアを導入する際には、モバイルでの操作性やセキュリティ対策にも注意が必要です。スマホでの操作が複雑すぎると、従業員がうまく使いこなせず、業務の効率化につながりません。そのため、誰でも簡単に操作できるUIを採用しているかどうかを確認することが大切です。また、スマホからのアクセスが増えることで、情報漏洩や不正アクセスのリスクも高まります。アクセス制限やデータの暗号化、二段階認証など、セキュリティ機能が充実しているサービスを選ぶことで、安心して運用することができます。
さらに、スマホ対応のグループウェアは、現場作業が多い企業にも大いに役立つツールとなります。例えば、建設業や物流業では、現場スタッフがスマホからリアルタイムで業務報告を行ったり、スケジュールを確認したりすることができるため、オフィスと現場の連携が強化されます。必要な情報を即座に共有できることで、業務のミスや遅延を減らし、よりスムーズな業務運営が可能になります。
このように、スマホ対応のグループウェアを導入し、適切に活用することで、組織の情報共有の効率化や業務の最適化が実現します。導入の際には、機能の特徴をしっかり比較し、自社に合ったものを選ぶことが成功のカギとなります。試用版を利用して操作感を確認したり、導入後のサポート体制をチェックしたりすることも、後悔しない選択をするために重要です。業務の効率化や生産性向上を目指す企業にとって、スマホ対応のグループウェアは欠かせないツールと言えるでしょう。
