チームコラボレーションはどんな戦略？
チームコラボレーションは、チームで個々の力を合わせてタスクやプロジェクトに取り組む戦略方法です。
必ず成功するとは限りませんが、うまくいくと組織に大きな成果をもたらすことが判明しているため、国内外の色々な企業が取り入れています。
“チームコラボレーション”と“チームワーク”のちがい
一般的なチームワークとチームコラボレーションはどうちがうのでしょうか。とても似ている言葉ですが、チームワークの場合は目標に向かって個人がそれぞれに貢献する形態です。
一方チームコラボレーションの場合は、タスクに取り組む過程でチームのメンバーと団結します。例えばやり方でつまずいた時も、ベストな解決法を探るためにメンバー同士で相談し合います。
お互いのスキルや知識をあますところなく活用することで、足し算ではなく掛け算のように個々の能力が最大限引き出されるイメージです。
タスクやプロジェクトに共同で取り組む5つのメリット
- 情報共有が簡単になる
チームメンバーが力を合わせることで、情報共有も簡単にできるようになります。一昔前なら独り占めしていた見込み客の情報も、チームで共有することで休みや不在時にフォローしてもらえます。
担当者がいなくても代理の人間がしっかり対応すれば、顧客満足度も上がるはずです。反対に情報が共有されていないと、同じ顧客に複数のメンバーが営業アプローチをかけてしまい「しつこい」と不快にさせてしまう場面もあるでしょう。
ビジネスでは情報を出し惜しみせずに分け合うことで、倍以上のプラス効果が返ってきます。ハードな任務を任された時も、チームコラボレーションがうまくいっていればお互いにフォローし合って心身のストレスを軽減できます。
- 効率化が進み生産性が上がる
情報を共有しタスクやプロジェクトに共同で取り組めば、個人の能力が上がると同時に生産性も倍増します。ノウハウや知識を共有すれば、各自が持っている力を補い合うことができます。
チーム全体のパフォーマンスも自然に上がり生産性も飛躍的に向上するでしょう。
- 社員エンゲージメントが高まる
チームメンバーが協力し合うことで連帯意識が強まり、横と縦のつながりを実感できる場面が増えるでしょう。
気を許せないライバルではなく、お互いを補完し合う協力者に囲まれて働くことで、「この会社にずっと居続けたい」という社員エンゲージメントも高まるはずです。
社員エンゲージメントが高い会社は、やりがいをもって働ける環境が整っているため、優秀な人材も集まりやすくなります。
- コミュニケーションが円滑になる
どんなに高い給料をもらっても、人間関係に問題があると会社を辞めたくなるものです。その点、チームコラボレーションがうまくいくとコミュニケーションも円滑になります。
人間はリラックスした状態でより能力を発揮しやすくなるため、個人のスキルも発揮しやすくなるでしょう。ブラックボックス化せずに済み、不正が起きにくくなるメリットも見逃せません。
- よりイノベーティブな発想が出やすくなる
共同でアイディアを出し合うことで、よりイノベーティブな発想が出やすくなります。1つのアイディアを練り上げるときも、多様な意見を取り入れることで客観的な目線も失いにくくなります。
斬新さを求めるあまり、おかしな方向に突っ走ってしまうケースも多いので、複数の視点でアイディアを練り上げることは大切です。ディスカッションの最中にヒントを得ることもあるでしょう。
チームコラボレーションの成功に必要なツールの選び方
ツールの活用で成功率がUP
チームコラボレーションの成功にITツールは欠かせません。たとえばプロジェクトの企画を出す段階でも、紙ベースでやりとりするのは非効率的です。
社1つのファイルを共同編集できるツールがあれば、距離を気にせず作業をスピーディに進められます。チームコラボ成功率を上げるには、ITツールを駆使しましょう。
導入目的に合う機能は搭載されてる？
社内Wiki、ビジネスチャット、Web会議システム･･･チームコラボレーションに役立つITツールはたくさんありますが、必要な機能が搭載されていなければ意味がありません。
たとえば社外コラボが多い会社では連携機能が重要になります。会社によって必要な機能は異なるので、導入目的に合う機能は搭載されているかチェックしましょう。
情報共有とコミュニケーションのための便利な機能
＜情報共有機能＞
- 社内Wiki
企業内の情報を蓄積・共有するウィキペディアのような機能。社員なら記事ページを作成・編集・閲覧可能で、業務マニュアルや各種申請の手順、資料などを共有するスペースにもなります。
- プロジェクト管理
プロジェクトの内容や各メンバーの担当業務、進捗状況などが把握できる機能。工数の管理にも便利です。
- スケジュール共有
各メンバーのスケジュールや居場所を把握できる機能。会議など集まる日程の調整も手軽にできます。
- ファイル共有
企画書やマニュアルなど情報を共有するための機能。フォルダに入れるより検索しやすくなります。
＜コミュニケーション機能＞
- ビジネスメール
メールアドレスを共有できるので、担当者が不在でも他のメンバーが代わりに対応できます。
- ビジネスチャット
1対1もしくは複数のメンバーでメッセージをやりとりできる機能。いきなり本題に入れるスタイルが便利です。
- Web会議システム
オンライン上で会議を開催できる機能。1対1の打ち合わせ、ちょっとした確認事項があるときも重宝します。
コラボ機能が使いやすいグループウェア「J-MOTTO」
チームコラボレーションにもっとも有効なITツールは、複数のITツールの機能を兼ね備えたグループウェアです。
そしてグループウェアの中でもとくにチームコラボ機能が優れているのが、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。
チームコラボレーションに最適なJ-MOTTOの詳細はこちら
チームコラボレーションに効く全26機能が使い放題
J-MOTTOは標準装備された機能が26種類もあるので、社内外のチームコラボレーションに必要な機能を網羅しています。
複数のITツールを併せ使いするのは真の情報共有とは言えず、なにかと使い勝手が悪いものです。契約先を高機能タイプのグループウェア1つにまとめれば、コスト面でも節約になるでしょう。
プロジェクト達成率が上昇！ファイル共有サービスの3つのコラボ機能
J-MOTTOは1人あたり165円（税込）で利用できますが、よりチームコラボレーションの成功率を高めるためにはオプションサービスのファイル共有サービスがおすすめです。
1人あたり550円（税込）で追加できるので、基本料金と合わせても1,000円以下の715円（税込）で済みます。
- Officeソフトをオンラインで参照&同時編集OK
J-MOTTOは連携性に優れた製品ですが、ファイル共有サービスを契約するとよりチームコラボに役立つ機能を利用できます。
たとえばOfficeソフトで企画書などを提案するときも、オンラインで画面を参照しながらコメント欄で会話を交わし、共同編集が可能です。
海外を拠点にするメンバーや社外コラボでも、距離を気にせずリアルタイムでやりとりができます。
- リアルタイムなやり取りを実現
J-MOTTOのファイル共有サービスを申し込むメリットは、やりとりの即時性です。ブラウザ上でExcelやWord、PDF、PowerPoint、Textを参照・編集できるので、Officeのソフトをインストールしていない端末でも問題ありません。
アナログなやり方では、チームメンバーが増えるほど集まるのも大変で日程調整だけで苦労することになります。口頭で意見を出し合うようなやり方では言った・言わないの揉め事も起きやすく、誰の発言だったのか分からなくなることも･･･。
メールにファイルを添付するやり方も送付・回答・確認の待ち時間がわずらわしいものでした。ファイルを共有し即座に反応できるシステムを整えることで、チームで動くデメリットを払拭できます。
待たされる時間が減れば不要なストレスも発生しにくく、チームの良さもより活かしやすくなるでしょう。
- 社外にメールを大量送付するときも便利
会社同士のプロジェクトなど社外のチームコラボーションを円滑に進めるときは、大容量のファイルを送付する機会が増えます。
ファイル共有サービスは大容量の保存領域を確保しているため、社外のメンバーに容量の大きいメールを安全に送付可能です。
ファイル共有に伴うセキュリティリスクも、アクセス権限や操作ログの管理など二重、三重の対策を施しているので安心です。
各種ISO認証など安全性を客観的に証明する認証を複数取得しているので、社外コラボのときも信頼を得やすいでしょう。
