業務効率化のために、コラボレーションツールを活用する企業が急増しています。「リモートワークを増やしたら、チームワークづくりが難しくなった」なんて問題も、このツールの導入が解決策になるでしょう。
今回は、コラボレーションツールによって仕事の効率性が上がるメカニズムについて解説しました。
導入目的は?コラボレーションツールの活用は企業の急務
組織の連携機能が満載!コラボレーションツールとは
コラボレーションツールとは、社内外のコラボレーション力を強化するためのツールです。業務フローの一元化、情報共有機能など、連携機能を搭載しているのが特徴になります。
業務効率化機能、コミュニケーション機能も充実しているため、ツール導入後は「以前より働きやすい」と感じる場面が増えるはずです。
社内外のやり取りを安全かつスピーディに進めるのに、欠かせないツールです。組織を横断的にまたいで異なる専門知識・経験のあるメンバー同士が協力し合うことで、斬新なアイディアを生み出す環境を整備できます。
外部の人間・他社とのコラボレーションもスムーズになるため、新たな顧客層へアプローチする可能性を広げられるでしょう。
コラボツールがビジネスシーンに普及した背景
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コラボレーションツールが脚光を浴びるようになった背景には、コロナ禍でリモートワークの実施率が上がった影響があります。在宅勤務が定着しつつある職場も増えました。
ファイルや情報をシステム上で共有できるコラボツールがあれば、オフィスの外にいてもメンバー同士がリアルタイムでやり取りできます。
チャットや掲示板、メッセージ機能を活用して意思の疎通がスムーズになれば、離れた場所でもチーム全体の一体感が失われずに済みます。全体の進行の遅れによって業務の効率性が下がることもありません。
メールはオワコン?
コラボレーションツールの導入率が上がったのは、メール文化の衰退も関係しています。基本的に1対1のやり取りで2人以上のやり取りに向かない点も、メールがオワコン化した原因です。
コラボツールのグループチャットは複数人数がリアルタイムでやり取りでき、途中からでも簡単に流れを汲んで参加できます。メールのように返信や転送の繰り返しで情報が埋もれることもなくなります。
しかも、コラボツールのチャットやメッセージ、掲示板機能は、限られたユーザーしか利用しないクローズドの場になります。
メールのように誤送信による情報漏えい、迷惑メールやウイルス被害の心配がない点もビジネスシーンに向いています。
未経験で採用・・・<人手×能力>不足の最悪ループ
人手不足の問題も、コラボレーションツールの普及を加速しました。
ツールを導入した企業の間でも「人手不足の解消に役立った」という感想が多く、近年は業務効率化ツールとしてのメリットが注目されるようになりました。
今は人手不足に加え、DX化の影響により人材の能力不足の問題を併発する企業が増えています。人手不足と能力不足が連鎖すると、従業員1人にのしかかる負担が倍増します。
人間関係もギスギスして離職率が上がり、労働環境がさらに悪化する負のループに陥る事態は、断じて回避しなければなりません。
少ない人数、限られた能力で仕事を回すためには、業務をスリム化できる効率化ツールの導入が解決策になります。
コラボレーションツールで業務効率化が進むメカニズム
システム上で社内外のコミュニケーションを完了
コラボレーションツールを導入すると、社内のやり取りをシステム上で済ませられます。いくら同じ会社でも、ちがうフロア・ちがう階まで足を運ぶのは大変な手間です。
同じオフィス内で仕事をしていても、声をかけられることで集中力が削がれるものです。その点、コラボツールを使えば、デスクに座ったまま迅速な意思疎通・情報交換が可能です。
これまでの履歴も残るため、「言った・言わない」で揉めることもなくなります。社外の人間とやり取りする時も対面の手間を省けるので、ミーティングのために時間・体力・精神的余裕を削られずに済みます。
こういった時間短縮効果によって、1人1人が本業に打ち込める時間を増やせます。その結果、業務効率化が進むことは言うまでもありません。
情報共有・管理のスピードアップ
たとえオフィスの外にいても、リアルタイムでやり取りできるスピード感こそ、コラボレーションツールの醍醐味です。
同じシステム上で情報を共有することで、場所にとらわれずに連絡を取り合い、情報共有のタイムラグを解決可能です。
つねに整理された状態で情報が管理されるため、従来の方法のように大量のフォルダに重要なファイルが埋もれ、行方不明になることもなくなります。
居場所やスケジュールを知りたい時も、相手を探し回ったり電話をかけたりすることなく、ひと目でチェック可能です。
必要なときに必要な情報をすぐに見つけられるシステムは、コラボレーションツールの強みです。
セキュリティ環境の整備
コラボレーションツールは、IPアドレス制限や端末認証、ログ保存などセキュリティ機能を兼ね備えています。関係者だけのクローズド環境で使うツールのため、安全性の高さはメールの比較になりません。
メールは誤送信や迷惑メールの大量受信といったリスクを伴い、紙の資料も紛失や盗難リスクがつきまといます。
情報漏えいなどトラブルが一度起きると、問題解決とアフターフォローに奔走することになり、人手不足に拍車をかけることになります。
生産性を著しく下げるトラブルを最小限に回避することも、全体の業務効率化へ大きく貢献しているはずです。
【約4,000社・14万ユーザーが使用】<J-MOTTO>の実績に注目
連携性に優れたグループウェアは、コラボレーションツールとして使えます。中でもリスモン・ビジネス・ポータル株式会社「J-MOTTO」は人気が高く、約4,000社・14万ユーザーが使用している実績があります。
全26機能の使用料は・・・1人200円/月でOK
J-MOTTOは1人あたりたった200円/月で、全26機能を使い放題です。ツール導入・維持費を極力おさえたい会社も安心して導入できる金額ではないでしょうか。初期費用も0円です。
ビジネスで使う主要な機能を過不足なく搭載しているので、職場のツールを1本化する目的で導入する会社も増えています。
実績の多さは使いやすさ、コスパの良さなどユーザーにとって利用価値が多い証拠になります。機能数の多さ、月々のランニングコストの安さからも、J-MOTTOの魅力が伝わりますよね。
社外ともコラボしやすい連携性を実現(Googleカレンダー/Microsoft365/Zoom)
グループウェアは元々社内利用に特化したツールですが、J-MOTTOは社外との連携も重視して開発されています。
Googleカレンダー、Microsoft365、Zoomなどユーザーの多い外部のサービスともスムーズに連携できます。
また、シングルサインオンを導入しているため、Google Workspaceなど他のサービスの認証情報を利用してJ-MOTTOにログインできます。
不正アクセスや情報漏えいのリスクを減らし、業務効率とセキュリティの両面を向上させられる認証システムです。
「他社とのコラボプロジェクトがトントン拍子に進む」、「下請けや外部の協力者とのやり取りに重宝する」と評判です。
導入前後のサポートが手厚い!3ヶ月の無料トライアルサービス
せっかくツールを導入しても、使いこなせなかったら宝の持ち腐れになってしまいます。
そこでJ-MOTTOは現場にスムーズに浸透するか見守るために、導入後も手厚いアフターフォロー体制を整えています。
代表者しか利用できないルールのサービスが多い中、J-MOTTOのサポートセンターは全ユーザーが電話・チャット・メールで問い合わせ可能です。
最大3ヶ月の無料トライアルサービスも利用できるので、実際の使い勝手を確かめてから契約できるのも嬉しいサービスの1つです。