DX推進で劇的に業務効率化！失敗しない実践手順＆注意点

業務効率化ツールを活用する目的

ツールを導入すればOK？「DX＝デジタル化」の訳はまちがい

DXはまだ誤解の多い用語で、単純に「デジタル化」と訳されることが多々ありますが、正確ではありません。

実際、単純にITツールを導入しただけで「DXの推進に成功した」と勘違いする経営者も少なくないようですが、DXの推進とデジタル化はイコールではなく、目的が異なります。

もちろん、なんらかのITツールを導入すればデジタル化が進むため、紙の消費量を減らしたりテレワークの機会が増えたりするぐらいの変化はあるかもしれません。

しかしながら、DX推進において、ツールの導入はあくまでも手段であって目的ではありません。この前提を理解していないと、DX化の成功は難しくなります。

DX推進の注意点！業務改善を軸にすることが重要

DX化の根本的な目的は、業務効率化による働き方改革、業績アップです。

通常業務の＜ムリ・ムダ・ムラ＞を取り除き、現場の人間が働きやすい環境を整備した上で、より大きな利益を出せる仕組みをつくるのがDX化の目的であり、課題になります。

従来のビジネスモデル・働き方を変える経営戦略こそ、真のDX化です。

この根本的な部分が抜けていると「オンライン飲み会を強要された」「使い方がわからないツールがオフィスに溢れている」といった問題が勃発します。

デジタル化が進んでも仕事の仕方が変わらなければ、ツール導入に投資した費用もムダになってしまいます。

現状の効率の悪い部分を洗い出し、改善策を考えた上で、必要なツールを選択する、というのが効果の出るDXの進め方の基本になります。

DX化で業務効率化を実現！現場はこう変わる

データ有効活用の基盤が整備される

DX化を進めて組織内に散らばっていたデータを一元管理すると、有効活用しやすくなります。集めたデータを常に整理した状態で管理できるため、データ分析の基盤を構築できます。

過去のデータを探すために、倉庫のファイルを漁る･･･なんてアナログな作業から解放されます。

従業員が働きやすくなる

業務プロセスの中で生産性が落ちている部分や停滞している部分も、データによって割り出せるので、ムダな動きや仕事を削減できます。

効率のよいベストなやり方を追求することで、従業員が働きやすい環境を整えられます。労働環境の改善もDX推進の大事な目的の1つです。

サービス・クオリティが上がる

顧客データを分析することで、効率よく質のよいサービスを提供できるようになります。効率的な業務フローを確立することで、個人事業主や中小企業の人手不足問題も緩和できます。

サービス、クオリティの生産性・正確性を向上すれば競争力も強化できるので、DX推進はトライする価値のある経営戦略と言えます。

リスク回避しやすくなる

DXを推進すると、計算ミスや入力ミスなど人的ミスによるエラーが激減します。データ管理の透明性も高まるので、不正行為のリスクを軽くできるのも、DXによるメリットです。

事業継続計画を策定すれば、災害など緊急の事態が勃発した時でも事業がストップするリスクを回避しやすくなります。

事業拡大のチャンスが舞い込む

業務を大幅に効率化し、生産性を向上すると、従業員1人1人の時間・体力・精神的な余裕が生まれます。その結果、新しいアイディアも出て新規ビジネスモデルも創出されやすくなります。

市場の変化にも柔軟に対応し、ニーズを的確に捉えられるようになるため、事業拡大のチャンスも、以前とは比較にならないほど舞い込むはずです。

コストや人件費も削減できるので、予算にも余裕が出た分、新規事業に注ぎ込めるのではないでしょうか。

基本の5ステップ！失敗しないDX推進の実践手順

DX化のステップ1：DX推進の目的をハッキリさせる

DX推進の目的が単なるデジタル化ではないことを、全社員に周知します。働き方の改革や事業拡大など、DX推進プロジェクトの最終的な目的を明確にしてください。

いきなり「新しいツールを導入します」と通達するだけでは、操作方法を覚える手間に不満が出るおそれがあります。

しかしながら、「通常業務のムダを省くため」という目的を理解していれば、新しいツールも積極的に受け入れてくれますよね。組織全体が同じ方向性を向けるよう、ゴールをハッキリかかげることが大切です。

DX化のステップ2：業務プロセスの問題を“見える化”する

現在の業務プロセスの問題点を1つ1つ洗い出します。使いにくい老朽システムなど、自社が抱えている課題点をピックアップして、スムーズに働けるよう改善策を考えます。

通常業務において＜いつ・だれが・どこで・どうやって＞仕事を進めているのか可視化し、＜ムダ・ムリ・ムラ＞のある部分を調べます。

現場レベルで困っていることをヒアリングして、属人化している仕事もあぶり出しましょう。

DX化のステップ3：自社で活用できる効率化ツールを選ぶ

業務プロセスの問題点をピックアップしたら、現状と理想とのギャップを埋めるための効率化ツールを選定するプロセスに着手します。

手作業を極力減らして、自動化できる作業は自動化することで、業務プロセスを一気に効率化できます。

ハンコを使った承認の廃止、勤怠管理のデジタル化、会議など諸々のペーパーレス化など、細かい業務をデジタルに移行します。

ただし、ツールが散在するのは非効率の極みです。なるべく1つのツールでデータ連携、情報を一元化できるよう、使うシステムを絞り込みます。

DX化のステップ4：社内体制を整える

組織でDX化に取り組めるよう、全社的な戦略を策定した上で、各部門がどう貢献するのか話し合いましょう。

部署間の連携性も向上し、チームが横断的に動ける環境も整備します。デジタル人材の育成も欠かせませんが、人材スキルが足りない時はあらたに専用の人材を補充することも検討しなければなりません。

社内全体のITスキルを向上するため、研修など教育面の強化も同時進行で取り組むことがポイントです。

DX化のステップ5：PDCAサイクルを回す

「DXは一夜にして成らず」といわれるように、継続的に取り組む必要があります。

計画的かつ段階的に一歩ずつ進むためにも、＜Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Act(改善)＞の4段階を繰り返すPDCAサイクルを回しながら、前進しましょう。

一気にDX化しようと綿密すぎる計画を立てると、必ずムリが生じます。スモールスタートで始めて、部分的なしわ寄せが起きないよう、ゆとりを意識することも重要です。

1人220円(税込)/月のDX促進ツール！＜J-MOTTO＞の導入メリット

DX推進の業務効率化ツールとして、グループウェアを導入する企業が増えています。とくに人気が高いのが、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のグループウェア＜J-MOTTO＞です。

初期費用0円！圧倒的低価格のグループウェアが狙い目

できるだけコストをかけずにDXを推進したい、と考えている個人事業主や中小企業に朗報です。

J-MOTTOは初期費用0円で導入可能で、月々のランニングコストも1人あたり220円(税込)しかかかりません。低コストが魅力なので、予算の問題でDX化を決めかねている会社にも最適です。

DX促進に即・役立つ全26機能

J-MOTTOは毎月の使用料を抑えるために、業務で使う機能を厳選して搭載しています。

とは言え、スケジュールやプロジェクト管理・設備予約・ワークフロー・議事録・アンケート・タイムカードなど業務効率化に効果的な26種類もの機能を兼ね備えているため、DX推進のためのデジタル化には十分な数です。

必要に応じて有料のオプション機能を申し込めるので、「使用しない機能のために余計なお金を払いたくない」と考える会社の需要にもマッチします。

DX初心者でも安心！サポート体制を整備

サポート体制が充実していることでも定評があります。社内にデジタル人材がいない･･･なんて場合でも、導入前後に全ユーザーが問い合わせできるサポートデスクが用意されています。

メール・チャット・電話の中から、都合のよい連絡方法を選択してください。こういったフォロー体制が弱いサービスだと管理職に負担が集中するため、本業に尽力できずに生産性が下がるおそれもあるようです。

J-MOTTOなら忙しい上司に質問しにくいときも、サポートデスクが直接並走してくれるため、DX初心者でも安心です。