0120-70-4515
電話受付：平日 10:00〜17:00
（土・日・祝日休）
column
2025年12月05日
社内稟議を電子化すれば、稟議承認までの時間を短縮できます。電子化ツールはグループウェアがトレンドで、ワークフローシステムから乗り換える企業が続出しています。 今回は社内稟議に最適なグループウェアを選ぶために、主要ツールの特徴と選び方のコツをまとめました。
目次
エクセルをメール添付する電子稟議の方法は作成の労力が大きく、属人化リスクを伴います。相手の不在中は稟議決裁が滞るのもデメリットです。
宛先選択や送信のプロセスで人的ミスが生じたり、回覧を見過ごされたりする弱点もあります。
電子稟議で承認スピードを高めるには、申請書類を自動で送信し、リアルタイムで承認できる「ワークフロー機能」が不可欠です。
ワークフローシステムよりグループウェアを使った電子化が選ばれる第一の理由は、業務効率化による承認のスピードアップを目指せるためです。
ワークフロー以外の機能と連動させることで、意思決定と承認スピードを加速できます。第二の理由は、情報・ツールを一元管理できるメリットがあるからです。
ツールをバラバラに導入すると、データが分散されて必要な情報を迅速に検索しにくくなります。ツールごとに操作方法を覚える手間がかかる上、コストがかさむのも問題です。
低コストで社内稟議を効率化できる導入形態はクラウド型です。運用はすべてベンダーにお任せできるので、社内にIT人材が乏しい職場でも安心です。
カスタマイズしやすいオンプレミス型は専任のIT担当者を配置し、年間を通して24時間体制の対応が求められます。保守運用のため、人的リソースの負担が大きい導入形態です。
社内稟議を効率化するグループウェアの選び方では、操作性は重要なポイントになります。稟議承認を行なう上層部はITに不慣れな50代、60代が大多数を占めます。
「使いにくい」と感じる操作性だと、長年なじんだ紙とハンコ文化から脱却しにくいものです。直感的でシンプルな使い方ができないと、肝心な上層部に浸透しません。
オンプレミス型は初期費用だけで100万円以上かかります。クラウド型はほとんどの製品が初期費用0円、1人あたり1,000円前後で利用できます(月額料金)。
ただし無料プランは機能などの制限が多く、高度なセキュリティ体制・手厚いサポート体制を期待できません。機密情報をあつかう社内稟議の電子化には不向きです。
自社サーバーでデータを管理するオンプレミス型は、高額の費用と人的リソースを費やすだけに、機密情報の漏洩リスクを抑えやすいセキュリティ環境です。
クラウド型はインターネットを介して利用するため、サイバー攻撃・不正アクセスのリスクを抱えています。
セキュリティ対策はベンダーに依存するため、第三者機関に安全性を認められた製品を選ぶことが大切です。
サポート体制にはベンダーによって差があるため、万全のバックアップ体制が整っていることも大事な選定ポイントになります。
導入時はもちろん、運用がスタートしてからも有償・無償のサポートサービスが期待できるか、チェックしてください。
決裁にいたるまでに必要な「申請・承認」作業を電子化する基本機能です。誰がどの承認プロセスにいるのか可視化できるので、リアルタイムに進捗状況を把握できます。
「いつでも・どこでも」作業できるので、決裁までの時間を大幅に短縮できます。履歴も記録されるため、不正防止効果も期待できます。
コメント機能や通知機能といったコミュニケーション機能を活用することで、口頭やメールより効率的なやり取りが可能です。紙の書類を持って社内を歩き回ることがなくなり、迅速に情報を共有できます。
「言った・言わない」のトラブル予防にも活躍する機能です。
マルチデバイス機能を活用すればパソコン・スマートフォン・タブレットからアクセスできるので、出張中や外出中でも社内稟議プロセスをストップさせずに済みます。
“ハンコ出社”から脱却して、社内稟議の電子化を進めるのに不可欠な機能です。
外部システムとの連携機能は、外部の企業で契約稟議をやり取りするときに活用できます。
ワークフローの申請・承認状況に基づいて社内外のカレンダーにスケジュール情報を登録・調整するプロセスにおいても、入力の手間を省き、入力ミスや登録漏れを予防できます。
ユーザー数無制限が特徴で、22機能を利用できます。ただし電話・eメール・Webフォームによる問い合わせが非対応で、サポートの提供はありません。
また、無料版はアクセスが集中して回線が繋がりにくくなると、一時的に機能が制限されることがあります。
約20機能を使える高機能性が特徴になりますが、問い合わせも含めてサポートサービスは利用できません。無料版の有償サポート料金はユーザー数に応じて、年間54,000〜148,000円です。
ユーザー数の制限はないものの、300ユーザーを超えると動作が遅くなるといった弊害が出やすくなります。
無料で使えるのは14日間の期間限定になります。
社内稟議を行なうには「Business Standard(1人あたり1,600円/月)」以上の有料プランを契約して「承認」機能を利用するか、他のワークフローサービスと連携させる必要があります。
12種類の基本機能を搭載したクラウドサービスです。第三者機関のセキュリティ認証(ISO/IEC27017)を取得し、電話・メール相談の無料対応もあります。
ただしAPI連携不可なので、外部システムとデータを送受信することはできません。
30種類以上の機能を使える高機能性が特徴になりますが、クラウドの基本プランを単独で契約すると50,000円(税別)の初期費用が発生します。
問い合わせはメールのみの利用になります(電話対応不可)。デザインや操作性はやや複雑になるため、ITリテラシーの高い企業向きの製品です。
530万ユーザー以上販売されている国産クラウドサービスです。官公庁・自治体向けにISMAP準拠の専用基盤も提供しているため(有償)、公的機関や金融業界の導入実績が多いのが特徴です。
34種類の基本機能に加え、必要に応じて豊富な連携ツールを追加できます。
社内稟議に最適なクラウド型グループウェアの中でも、とくに活用メリットが多いのがリスモン・ビジネス・ポータル株式会社の「J-MOTTO」です。
ISO/IEC27001など国際基準を満たす認証も取得し、直感的に操作できる“使いやすさ”でも定評があります。
月々の利用料金は1人220円と最安値クラスで、初期費用も完全無料です。さらに年契約割引などお得な価格体系になっているので、業界内でもコスパの良さで群を抜いています。
承認者が不在でも自動承認できる「ワークフロー機能」の他、「スケジュール管理」、「設備予約」、「文書管理」など幅広い業務に活用できる26種類のアプリが標準装備されています。
低コストでツール・情報を一元管理できるのは、大きな活用メリットです。
月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
専用システムに匹敵する有料オプション「J-MOTTOワークフロー」も1人220円(税込)で追加できるので、「申請書の代理作成」などより高度な活用を求める企業に最適です。
基本料金と合わせても「220円+220円＝440円(税込)」と1コイン以下で済みます。「業務効率化+コスト削減」の相乗効果によって、短期間で利益増加を見込めるのではないでしょうか。
単独でも月額220円(税込)〜使える中小企業におすすめの「J-MOTTOワークフロー」
フリーコールのサポートセンターが設置されているので、全ユーザーが「メール・電話・Webフォーム」から問い合わせできます。
手厚いサポート体制が整備されているのも、見逃せない活用メリットになります。導入後、スムーズに現場に定着しやすくなり、社内のIT担当者の負担も軽減します。
関連コラム
サービスコラムワークフローシステム比較12選！機能の違いや選び方
