「ワークフローシステムを導入したいのに、現場で反対の声が多い」なんて声をたまに聞きます。たしかに長年会社で同じやり方が定着していると、「慣れ親しんだやり方を変えたくない」と反発したくなるのも無理はありません。しかしながら、ワークフローシステムを導入すればムダなプロセスを大幅カットできるので、時間的・精神的な余裕を持てるようになります。
今回はワークフローシステムを活用し、承認業務の効率化を進めるやり方についてお話したいと思います。
紙ベースのワークフローは承認・決裁者の負担が大きい
申請～決裁までのワークフローを紙ベースで運用するのは、承認・決裁者の負担が大きいやり方です。
申請プロセスの進捗を把握できないストレス
ある調査によると、管理職は15分に1回中断させられているそうです。
承認プロセスもちょくちょく作業を中断する業務の1つになりますが、ワークフローは何段階もの業務プロセスを経て成り立っています。
稟議書によっては20箇所以上のハンコを押すことも･･･。しかも、紙ベースの運用は書類が今どこにあるのか、進捗を把握しにくいのがネックです。
書類の在り処を把握できないやり方では、業務の期限を意識して計画的に遂行しようとしても、簡単にはいきません。
書類が停滞し、確認作業に追われる生活に嫌気がさしている管理者が大半です。
ハンコ出社は非効率の極み
承認業務の中でもとくにストレスになるのが、いわゆるハンコ出社です。紙ベースのワークフローは時に書類を郵送する必要も出てくるため、とにかく時間がかかるのが問題です。
本来なら直行直帰できる状況でも、承認業務が控えているために会社に戻らなければならないこともあるでしょう。
ハンコを押すためだけに出社することもあるはずです。
一般社会でも少しずつ脱ハンコ化が進められていますが、ハンコ出社はビジネスの現場でも非効率の極みと言わざるを得ません。
申請業務は紙の山！書類保管コストもバカにならない
書類の保管コストも、ワークフローを紙の申請書で運用するデメリットです。申請業務を紙で行う会社は、日常的に大量の書類を抱えることになります。
社内に保管できず外部の倉庫を契約するケースも少なくありません。
書類の保存義務期間を意識した仕分けが行われている場合はともかく、出た書類をそのまま保管しているやり方では、保管コストのムダと言わざるを得ません。
そもそも紙の書類は書式のばらつきが目立つため、仕分けや管理がスムーズにいかない難点があります。
こういった1つ1つの業務のムダな部分が、承認・決裁者に重くのしかかってくるわけです。
ワークフローシステムを導入して申請～決裁業務を効率化する方法
ワークフローシステムに切り替えれば、申請業務の＜ムリ・ムダ・ムラ＞を省きやすくなります。
研修の実施
ワークフローシステムに切り替えると、それまで慣れ親しんだ仕事のやり方を変更することになります。
全員に「使いやすい」、「効率がよくなった」と感じてもらうためにも、ワークフローシステムの研修や勉強会の実施が効果的です。
日本は世界のデジタル競争で遅れを取っていると言われていますが、アナログなやり方や古いシステムを使い続けることは会社にとってマイナスになります。
ワークフローシステムの操作方法に関する研修とはまた別に、効率化システムを導入するメリットについて認識できる研修を実施することで、スムーズに受け入れる下地ができるのでおすすめです。
ワークフローの現状を洗い出す
現状の洗い出しも、システム導入前の準備としておすすめです。非効率な部分を浮き彫りにして、削減できるプロセスは思い切って省略しましょう。
話し合いの場では、現場の声も積極的にヒアリングしましょう。
新しいシステムに対する拒否反応が強く、従来のやり方に固執する人間が多い状況は、社内浸透の妨げになります。
ヒアリングした現場の声も参考にして、承認回数を減らすなど業務を整理していきましょう。全員が一丸となってシステム移行に取り組むことが大切です。
システムの決定・導入
ワークフロー製品もたくさんあるので、自社の業務を効率化できそうなものを選びましょう。
承認者が社外にいることが多い場合、出先で承認作業を済ませられるようスマホやタブレット対応の製品がおすすめです。
スマホなどを持ち込めない現場にいる場合は、代理承認機能を搭載したワークフローシステムも便利です。
vわかりやすい操作マニュアルがあったり、導入研修を用意していたり、スタートアップをサポートしてくれる製品もおすすめです。
申請・承認ルートの設定
ワークフローシステムを導入したら、申請～承認ルートを設定します。稟議書によって申請された内容がどの経路を辿って最終的に決裁されるのか、道筋が違います。
承認ルートをしっかり決めておかないと不備が発生する確率が高くなる上、判断ミスにもつながります。
情報漏洩や不正決裁、文書改ざんなどのトラブルも起きやすくなるため、リスクマネジメントの観点からも承認ルートは明確に決めておくのが理想的です。
ユーザー権限の設定
ワークフローシステムを使うユーザーは、権限によってできることが違います。
システム管理者はワークフローの運用管理者を決めてユーザー権限を与え、ワークフローの運用を任せます。
権限を与えられた運用管理者は、システム内で申請フォームの作成やデータ処理ができるようになります。
システムを選ぶコツ！複数機能で効率化を加速
簡単な操作なら「紙より楽」と実感できる
ワークフローシステムを選ぶ時は、簡単な操作性も大切なポイントです。紙ベースでワークフローを進めている企業は、他の業務効率化ツールも未導入のケースが多いようです。
たとえば経費精算業務を紙の帳簿で行っているケースもあるかもしれませんが、経費精算とワークフロー業務は相性が抜群です。
連携させることでより効率的に業務を進めることができます。
紙やExcelの帳簿にこだわる方も少なくありませんが、スムーズに操作できて他の業務とも連携できるワークフローシステムなら「今までのやり方より楽」とメリットを実感してもらえそうです。
複数機能の相乗効果で効率性UP
ワークフローシステムを選ぶ時は、連携性も大事な選定ポイントです。
ワークフローを電子化するだけでも十分な業務効率化効果を発揮しますが、他のシステムと連携すると相乗効果で効率性が飛躍的に上がります。
例えばスケジュール機能や交通費・経費精算システムと連動させるのも定番のやり方です。
月々の締め日に諸経費を集計し、そのままワークフローで申請を行う･･･という流れで、よりスムーズに処理できるようになります。
複数機能を活用して全体の業務効率化を目指す場合、ワークフローシステム単独よりもワークフロー機能を搭載したグループウェアを導入した方が得策かも知れません。
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優れたワークフロー機能を搭載したJ-MOTTOは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のグループウェアです。
1人220円(税込)で26機能を使い放題
J-MOTTOは1人220円(税込)で、ワークフロー機能を含め全26機能が使い放題です。
TOP画面に処理待ち一覧情報を表示できるので、メール通知機能と併せて承認漏れを確実に予防できます。
マルチデバイス対応のクラウド型のため、スマホやタブレットからアクセスして承認手続きを済ませることも可能です。
さらにハイレベルな機能を求める場合、1人220円(税込)でワークフローの有料オプションも追加できます。その他、交通費・経費精算オプションも1人100円と格安です。
自走を手助けしてくれるサポート体制
J-MOTTOはサポート体制に定評があります。導入前はもちろん、使用中も頼れるサポートセンターを設置しています。
問い合わせの方法は電話の他、メール・チャットもOKです。また全ユーザーが利用できるため、管理職が質問責めにされる負担が軽減するはずです。
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