クラウド型グループウェアサービス比較

主要機能の比較

クラウド型グループウェアの大きな特長は、利用した分や期間に料金を課すサブスクリプション型で、初期コストやサポートコストが不要という点です。コストを抑えながら、スピーディな導入・利用開始が可能です。長く使っていくものなので、目的に合わせて、操作性やトライアルがあるかどうか、また月々のコストが妥当か、テレワークに適しているかなどもご確認ください。

コスト・利用可能なユーザー数の比較

コストだけでなく、将来的な拡張性が容易かどうかも重要なポイントです。選定にあたっては、企業としての今後の成長を考慮しましょう。今現在が中小企業の会社であっても、企業規模が大きくなってしまってからグループウェアを乗り換えるのは、非常に負荷の高い作業です。

容量の比較

容量は多ければ多い方が安心と思いがちです。しかし、必要のないオーバースペックはコスト増につながります。弊社の容量調査では、スケジュール1件当たり0.8KB、掲示板機能1件当たり3.2KB、回覧・レポート1件当たり6.4KB。スケジュールは1万件登録しても8MBにしかならず、テキスト中心の利用であればGバイト級の容量はまさにオーバースペック。
メールボックスの容量についても、ユーザーのPCへメールをダウンロードするPOP方式ではなく、メールの実態はサーバへ残し、PCではキャッシュのみを管理するIMAP方式で運用すれば、抑えることができます。動画ファイルやCADデータなどを日常的に利用するのであれば、別途大容量のファイル共有先を設けるという方法もあります。

＊1　1000名以上で利用の場合は要相談

スマートフォン対応機能の比較

昨今のグループウェアサービスは、ほとんどがマルチデバイスに対応しています。しかし、スマートフォンでの利用には制限がかかっていることがあり、情報の「閲覧・入力・更新・削除」のうち「閲覧」しかできないことも。頻繁に入力・更新・削除したいという場合は、スマホ専用アプリが適しています。

ファイル共有機能の比較

ファイル共有機能では、単に容量の違いだけでなく、閲覧専用や更新など、ファイルの特性に合わせた検討が重要です。また、基本容量を超えた時の対策も重要で、コスト抑制につながるファイル共有サービスがあるかどうかの確認も必要です。

＊3　ただしGmailと同じ領域で行う

ワークフロー機能の比較

ワークフロー機能の選定で重要なのは、複雑なワークフロー経路が簡単に設定できるかどうかです。また、申請書類の雛形の使いやすさなど、現在の業務と照らし合わせてメリットとなる機能を比較してください。

グローバル対応の比較

海外に拠点をもつ企業はもちろん、社内に外国人スタッフを抱える企業にグローバル対応は必須です。タイムゾーンのみならず、個別の端末で言語設定が可能かどうかは、コミュニケーションツールだからこその重要なポイントです。

サポート体制の比較

特に初めてグループウェアを導入する場合、社内からの問い合わせが管理者に殺到するというのはよくある悩み。
有人サポートがあれば、社内からの問い合わせメールを直接転送したり、直接サポートセンターに問い合わせてもらうことで管理者の手間を大幅に削減できます。特に”一人情シス”の場合や、そもそもシステム部門が無い組織だと、サポートの充実度が業務負担を大きく左右します。