グループウェアの導入背景と成功事例まとめ

グループウェアの導入背景

導入が進む背景には自治体・官公庁のデジタル化推進対策に加え、個々の企業が抱える共通の問題が透けて見えます。

管理部門の業務負担が大きい

総務部など管理部門には決まった手順で進める単純作業が多いため、業務負担が大きくなってしまいます。バックオフィス業務を処理しきれなくなり、グループウェアの導入に踏み切ったケースも少なくありません。

多くの企業が抱えるもう1つの問題は、情報共有の課題です。現場の情報共有がうまくいかないと、何度も確認し合うことになります。

「言った／言わない」のトラブルが頻発し、社内の人間関係がこじれる原因になりかねません。アナログなやり方を続けている職場は不要なトラブルを招きやすく、非効率的な作業が山積みになるばかりです。

クラウドツールが原因で生産性が下がるメカニズム

業務効率化と情報共有の課題を解決するためには、業務改善ツールを活用するのが効果的です。しかしながら、対処療法的にクラウドツールを導入するやり方はおすすめできません。

実際、今はクラウド乱立による弊害が懸念されています。個々の業務の効率化に成功しても、各ツールの連携がうまくいかないと全体を最適化できません。

各ツールを管理する負担が増え、連携のまずさから現場での生産性が下がる現場も見受けられます。乱立するクラウドツールが生産性を下げるメカニズムに気づき、グループウェアに乗り換えるケースも増えています。

グループウェアなら複数機能が1本に集約しているため、コストを抑え運用を楽にする効果があります。情報も一元管理できるので、セキュリティ効果も抜群です。

グループウェア導入の成功事例を業種別に紹介

自社業界の活用事例を知ることでリアルな運用イメージを膨らませやすくなり、導入に対する不安が解消されるのではないでしょうか。

卸小売業

フランチャイズ店、従業員の人数が増えたため、フランチャイズ店と管理部門をつなぐ連絡ツールとして導入した企業の成功事例です。

＜株式会社カクヤス(1,100ユーザー)＞

活用事例：インフォメーション機能や伝言・所在機能を連絡ツール、コミュニケーションツールとして活用し、複数人数で情報を共有。内線電話のように第三者を介在させることなく、限定メンバー間で確実に要件を伝えられるメリットを実感。

成功の秘訣：使用しない機能を非表示設定にすることで、操作のシンプル化に成功。どの拠点でも導入当初からスムーズに運用できました。

サービス業

承認申請の効率化など業務品質向上のために導入した企業の成功事例です。

＜株式会社西日本クリーンつくしのグループ(39ユーザー)＞

活用事例：スケジュール機能やウェブメール機能を活用し、リアルタイムに情報共有できる環境を整備。ワークフロー機能を活用することで、課題の1つだった承認・申請プロセスにおける非効率的な部分の払拭に成功。

成功の秘訣：利用範囲が拡大してもフレキシブルにユーザーを増やせ、使いやすいインターフェイスの製品をチョイス。ITスキルにバラつきがある職場にもスムーズに浸透する結果になりました。

広告業

設備投資がなく、即使える業務管理ツールとして、会社の設立と同時に導入した企業の成功事例です。

＜株式会社ネットマーケティング(160ユーザー)＞

活用事例：最小限必要な5機能に絞り込むシンプルな活用方法。スケジュール機能と設備予約機能を連動させ、会議の予定と会議室の予約を同時に完了する効率的な運用を実践。

成功の秘訣：入社時の研修メニューにグループウェアのガイダンスを組み込み、最初からスムーズに操作できるようサポート。

人材派遣業

気軽に導入できること、価格の安さが決め手となりクラウド型を導入した企業の成功事例です。

＜株式会社ITC(28ユーザー)＞

活用事例：スケジュール機能を活用することで職員全員の予定を共有し、営業・顧客訪問・会議などの業務効率化を促進。社内SNSとしてつぶやき機能を活用し初めてからは、社員同士の連携も強固に。

成功の秘訣：シンプルな操作性の製品をチョイスしたため、導入時に苦労することなく社内浸透に成功。

グループウェアをどう使う？企業の活用事例から分かること

グループウェア導入の成功事例をチェックすると、とくに効果を実感しやすい共通機能が浮き彫りになりました。

導入効果を実感しやすい機能

ワークフロー機能

ワークフロー機能は、稟議・申請・承認における一連の手続きをシステム化するものです。申請書も共通のフォームを使ってクラウド上で作成可能になります。

フォーマットを社内統一することで効率化も進み、項目の抜けなどヒューマンエラーも予防しやすくなります。承認・決裁機能もシステム上で完結するので、ハンコを貰いにいく・押す手間はありません。

スマホやタブレットに対応した製品なら外出先でも承認できるため、ハンコ出社の必要もありません。承認状況が可視化されることで、確認の手間や待つイライラからも解放されるでしょう。

情報共有機能

スケジュールやファイルなど情報共有機能も、グループウェアの便利なところです。個々の機能も便利な上、1つのグループウェア内で連携しているため、作業工程を大幅に減らすことができます。

たとえば会議室の予約機能が搭載された製品なら、会議の予定をスケジュール管理機能に登録し、同時に会議室も予約･･･なんて効率的な使い方が可能です。

課題の1つは“導入形態”選び

グループウェアの導入形態はクラウド型・オンプレミス型の2種類ありますが、成功事例を参考にすると「導入しやすいのはクラウド型」と実感している企業が多いようです。

クラウド型なら導入しやすく初期コストも安い

クラウド型はオンプレミス型に比べて初期費用・維持費用が安いため、金銭的なハードルが低いのが特徴です。オンプレミス型は自社にサーバーを構築するところから着手するため、お金も時間もかかります。

その点、ネット環境があればどこでも利用できるクラウド型は料金体系も比較的安く、契約後すぐに利用できるのも魅力です。

運用管理の手間が少ない

クラウド型は、導入後も運用管理の手間が少ないところが特徴です。オンプレミス型ではサーバーを自社管理しなくてはいけないため、セキュリティ対策も含め、専用の人材、チームを確保する必要があります。

その点、クラウド型はアップデートやメンテナンス、セキュリティ対策も含めて運営サイドにお任せできるため、管理者側に負担がのしかかることもありません。

オンプレミス型からクラウド型に乗り換え、利便性の向上に成功した企業の事例です。

＜株式会社WOWOWコミュニケーションズ(約1,600ユーザー)＞

【個人事業主～中小企業】J-MOTTOの活用事例に迫る

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOを利用している企業は、累計4,000社を超えました。豊富な活用事例から、実用的なサービスの多さが伝わってきます。

シェア上位製品のコンパクト版

J-MOTTOは、シェア率上位製品「desknet’s NEO」のコンパクト版です。1人220円(税込)という破格の安さで、全26機能を使うことができます。

比較的低価格の製品が多いクラウド型の中でも、機能数・クオリティの高さは群を抜いています。Pマークの他、ISO／IEC27001など国際規格の認証も取得し、国内トップクラスのセキュリティレベルを誇る点も他社との違いが際立つところです。

10年以上契約を継続中の企業の成功事例をご紹介します。

＜株式会社コンヴァノ(約140ユーザー)＞

活用事例の幅が広い

J-MOTTOの活用事例に目を通すと、業種に加えスケールの幅広さを実感できるはずです。個人事業主から50名以下、1,000人近い規模まで、少人数から大人数まで対応できます。

利用料も安く拡張性にも優れているため、企業の成長に伴いユーザー数が増えても安心です。容量なども必要に応じて追加できるので、まずはスモールスタートで始めたい事業主にも役立つでしょう。

導入前後のフォロー体制も満足度が高く、最大3ヶ月の無料トライアル期間、ユーザー全員が使えるサポートサービスも注目ポイントです。

＜J-MOTTO活用事例＞はこちら